- Upphandling24:

Så gör du bättre bankupphandlingar

Av

? Det är kostnads- och tidskrävande för oss, men också för bankerna, att göra en ny upphandling, så har man ett bra avtal ser jag bara fördelar med en förlängning, säger Björn Wallgren på Statens internbank.
- Det är kostnads- och tidskrävande för oss, men också för bankerna, att göra en ny upphandling, så har man ett bra avtal ser jag bara fördelar med en förlängning, säger Björn Wallgren på Statens internbank.
Västra Götalandsregionen avslutade nyligen en stor upphandling av banktjänster, och 14 månader efter att processen hade påbörjats slöts avtal mellan regionen och Swedbank.

– Det blev en jättebra upphandling. Vi sänkte våra kostnader för banktjänster, från elva miljoner per år till sex miljoner, genom det nya avtalet, säger en nöjd Lennart Karlberg, projektledare för offentlig upphandling på Västra Götalandsregionen.

Upphandlingen gällde tre delar: koncernkontotjänster, löneutbetalningar och ut­betalning av sjukreseersättning. Tidigare hade Nordea avtal på koncernkontotjänsterna och Swedbank avtal på de andra två delarna.

– I det nya avtalet tog Swedbank hem alla tre anbuden, säger Lennart Karlberg. Det var en mycket komplex affär med många delar som skulle utvärderas. Poängmässigt skiljde det inte så mycket mellan de tre banker som lämnade anbud. I slutänden blev det priset som avgjorde.

Förstudien är A och O


Att resultatet blev så bra, säger Lennart Karlberg, berodde till stor del på den förstudie som gjordes innan upphandlingen annonserades. En projektgrupp på sju personer tillsattes, och kompetensen inom gruppen var noggrant sammanställd. Här fanns representanter från regionens koncernbank, lönesidan, leverantörsreskontra och olika enheters ekonomiavdelningar. Två projektledare drev arbetet, dels Lennart Karlberg som upphandlare, dels Eva-Lena Enerbäck, som ansvarade för kravspecifikationen.

– Vi jobbade som ett team hela vägen, och jag är övertygad om att detta är en viktig orsak till att vi nådde ett så bra resultat. I projektgruppen satt folk som nyttjar de här tjänsterna, och de hade förstås all kunskap som behövdes om vad som skulle ingå i anbudet, säger han.

I förstudien träffade projektgruppen alla de stora aktörerna för en genomgång av vad som skulle vara möjligt för bankerna att leverera. Enligt Lennart Karlberg finns mycket att göra redan innan förfrågningsunderlaget skrivs.

– Vi gick igenom våra processer från början till slut, och bestämde hur vi ville att våra flöden skulle se ut. Sedan diskuterade vi med bankerna vad som skulle kunna vara rimligt. Utifrån detta sattes sedan kravspecifikationerna upp.
Som ett exempel på detta, säger Lennart Karlberg, hade projektgruppen kommit fram till att regionen behövde en kontostruktur med minst fyra nivåer. Kunde bankerna erbjuda det? Jovisst, en kunde till och med erbjuda ett obegränsat antal nivåer. Ett annat exempel gällde tiden från det pengar kommit in på kontot tills banken började betala ränta. Hur skiljde sig bankerna där? Och så vidare.

– Utan förstudien hade vi aldrig fått ett så bra avtal som vi nu kunde sluta. Nu visste vi exakt vilka skallkrav vi skulle ställa och vad som skulle ingå i börkraven, avslutar Lennart Karlberg.

Statens internbank förlängde

En annan uppköpare av bank- och finanstjänster är Statens internbank, en avdelning av Riksgälden.

I november 2008 beslöt de att i stället för att gå in i en ny upphandling förlänga sina ramavtal avseende betalningstjänster med mera med tre storbanker, Nordea, SEB och Swedbank.

– Vårt nuvarande avtal fungerar väl. Vi har gjort flera uppföljningar med våra kunder och de är huvudsakligen nöjda, säger Björn Wallgren, på Statens internbank. De mål vi satte upp har nåtts, och bland annat har kostnadsminskningarna varit tillfredsställande. Vi hade som mål att den genomsnittliga transaktionskostnaden skulle ner under en krona, och det har uppfyllts.


– Jag skulle vilja ha en fördjupad dialog med upphandlarna innan de skriver sina förfrågningsunderlag, säger Ulf Bengtsson, Nordea.

Det är obligatoriskt för myndigheter att följa de ramavtal som Statens internbank tecknar. Även affärsverken får avropa ramavtalet.

– Det är för att få en så effektiv hantering av statens kassa som möjligt. Vi gör mycket stora upphandlingar och de blir därför kostnadseffektiva. En nyhet i det nuvarande avtalet är att genom en kombination av rangordning och förnyad konkurrensutsättning, har stora kunder dessutom själva kunnat förhandla sig till ännu bättre villkor, efter att ramavtalet slutits, säger Björn Wallgren.

Han lägger också till att brukarna av nuvarande avtal själva måste kontrollera rangordningen av bankerna för varje tjänst, och välja den med nummer ett.

Enkelt och komplicerat

Björn Wallgren beskriver arbetet med att köpa in banktjänster som enkelt, eftersom de allra flesta kunder har samma ekonomisystem och använder standardiserade tjänster. Men det är också komplicerat eftersom kunderna varierar från små myndigheter till stora, och från myndigheter till affärsverk, som alla har sina egna behov.

Hans erfarenhet är att bankernas offererade betalningstjänster i slutänden skiljer sig ganska lite åt. De stora skillnaderna finns mellan de tilläggstjänster som erbjuds. Detta kan vara mycket viktigt för kunderna, eftersom deras behov av finansiella tjänster kan variera rätt mycket beroende på verksamhet.

Att nuvarande ramavtal har förlängts ser han som en stor fördel, då det ger längre tid till den nya förstudien.

– Det är kostnads- och tidskrävande för oss, men också för bankerna, att göra en ny upphandling, så har man ett bra avtal ser jag bara fördelar med en förlängning. Nu startar vi den nya förstudien och har gott om tid att intensifiera vårt arbete med våra kunders utvärderingar och behov, så att rätt krav kan ställas i nästa upphandling, säger Björn Wallgren.

Leverantörens åsikt

Hur tycker branschen att upphandlingar av banktjänster fungerar? En leverantör som har både erfarenhet av, och synpunkter på detta, är Ulf Bengtsson, kommunansvarig på Nordea. Han tycker att det finns stort utrymme för förbättringar på det här området, exempelvis när det gäller förfrågnings­underlagen.

– Väldigt ofta landar upphandlingar av banktjänster kring räntor och priser. Självklart är det en viktig faktor, det har jag full förståelse för. Men man missar så många möjliga kvalitetsförbättringar för den egna verksamheten genom att inte göra behovsanalysen ordentligt och finna lösningar för att effektivisera verksamheten. Kvalitetskraven är ofta för otydligt specificerade, vilket medför att man inte kan jämföra fullt ut vad man egentligen får för pengarna.

Ulf Bengtsson säger att det finns exempel på upphandlare som gör gedigna analyser av sina behov, men att beställarkompetensen ibland verkar låg. Framför allt har han erfarenhet av att de som hanterar de olika tjänsterna i verksamheten ofta inte är med och påverkar utformningen av förfrågningsunderlaget.

– Om man går igenom sin egen organisation ordentligt finns möjligheter att få både förbättrade rutiner och lägre kostnader. Men det förutsätter att man avsätter tid och resurser. Från bankens sida är det också viktigt att vi får vara med i den här fasen. Vi kan se med nya ögon på verksamhetens behov.


– Det var en väldigt komplex affär, men tack vare vår konstellation av folk med rätt kompetens i projektgruppen, fick vi ett oerhört bra resultat i upphandlingen, säger Lennart Karlberg, projektledare för offentlig upphandling, Västra Götalandsregionen.

Han säger att det gäller att gå ner på djupet i sin organisation. Stämma av med medarbetare på varje nivå och vara öppen för förändringar. Att få med leverantörerna redan här är det bästa, tycker han.

– Riktigt dåligt är det när gamla upphandlingar i princip kopieras till nya. Även om man kan få ett, vid första anblicken, bra pris så är det mycket som kvalitetsmässigt skulle ha kunnat bli bättre.

Efterlyser incitament

Som leverantör kan han i och för sig medge att det finns en gräns för hur mycket jobb som kan läggas ner på ett anbud, eftersom upphandlingen kan förloras. Han tycker att det borde finnas någon sorts incitament för leverantören. Om en leverantör kan erbjuda tjänster som innebär en kvalitetsförbättring som leder till lägre kostnader, borde det påverka det ekonomiska utfallet för båda parter. Det bör vara ett givande och tagande. Men han återkommer till hur viktigt det är både för kunden och för leverantören med en öppen dialog.

– Det är svårt att få fram skillnader i kvalitet mellan leverantörerna om man inte har gått igenom och specificerat sina krav noggrant, och då blir det till slut bara priset som styr, avslutar Ulf Bengtsson.


Mer sånt? Fyll i din e-post så får du Upphandling24:s nyhetsbrev gratis.

Please don't insert text in the box below! Please don't insert text in the box below! Villkor


Artikelkommentatorerna ansvarar själva för sina inlägg.

OBS! Läs dessa regler som gäller vid postning av inlägg.

Regler för inlägg i artikelforumet

Kommentatorn ansvarar själv för sina inlägg. Inlägg som innehåller diskriminerande uttalanden, personliga påhopp eller språk som kan uppfattas som stötande, kommer att tas bort av tjänstgörande redaktör. Även datorkrigsinlägg och inlägg som är utanför ämnet, kan tas bort.

IDG förbehåller sig dessutom rätten att i varje enskilt fall bedöma huruvida ett inlägg ska tas bort, även om det inte faller under någon av reglerna ovan.

Upprepat postande av olämpliga inlägg kan medföra avstängning från artikelforumen.

Frågor? Mejla till redaktören, carl.grape@idg.se.

Läs mer om vår policy i diskussionsforum

Blog comments powered by Disqus

Fakta

Skärskåda er egen verksamhet. Hur gör vi i dag? Kan vi göra på något annat sätt?
Efterfråga lösningar snarare än befintliga tjänster.
Vilka sitter med i projektgruppen? Behöver vi någon annan kompetens? Skapa ett engagemang för upphandlingen i organisationen.
Vad kan leverantören erbjuda? Se till att få en fördjupad genomgång av de tjänster som erbjuds.
Ha en väl tilltagen tidsplan.
Ställ relevanta och tydliga krav.
Ulf Bengtsson, Nordea

Se till att rätt kompetens finns i projektgruppen.
Gå igenom era egna processer noga. Hur vill ni att era flöden ska se ut?
Träffa alla aktörer innan kravspecifikationerna sätts ihop. Fråga vad de kan göra för er.
Var inte rädd för att ställa krav på bankerna. De anpassar sig ofta.
Lennart Karlberg, projektledare offentlig upphandling, Västra Götalandsregionen

Var konkurrensneutral och professionell, det vill säga behandla alla leverantörer lika.
Var tydlig med vilka förutsättningar och principer ni använder i utvärderingarna så att det inte blir missförstånd.
Var tydlig i vilka krav som ställs på leverantörerna.
Beskriv de behov som finns så noggrant som möjligt, så att rätt tjänster kan erbjudas.
Björn Wallgren, Statens internbank

Statens internbank, som är en avdelning inom Riksgälden, riktar sig huvudsakligen till myndigheter, statliga verk och affärsverk. Den sköter förutom statens betalningssystem inklusive ramavtalen, också utbetalning av förvaltningsanslag och olika lån och placeringar, som till exempel lån till rörelsekapital och till anläggningstillgångar.
Källa: www.riksgalden.se

Aktuella konferenser


Fler nyheter från Upphandling24

- Upphandling24:

"Förbiser syftet med konkurrenslagen"

- Upphandling24:

Skatteverket tar ett fast grepp om sina resor


- Upphandling24:

Samtal bästa receptet


- Upphandling24:

Söker framtida behov


- Upphandling24:

"Efterträff ger bättre äldrevård"


- Upphandling24:

Han utrustar forskningslabb för miljarder


- Upphandling24:

Styckad upphandling en balansgång


- Upphandling24:

Så hanterar du varukorgen


- Upphandling24:

Fast pris gav kvalitet på skolmaten


- Upphandling24:

Staffanstorp först i Sverige


- Upphandling24:

Förberedelse är nyckeln i Järfälla

- Upphandling24:

Direktupphandlar åtta kossor


- Upphandling24:

Dålig avtalsuppföljning ger bakslag

Norrköping förlorar på luddigt avtal. Foto: IL Recycling.


- Upphandling24:

Så kan ett avtal tillfälligt stoppas


- Upphandling24:

Tjänstekoncession –
måste kunna överklagas

Pär Cronhult har drivit frågan om tjänstekoncession. Foto: DNV.


- Upphandling24:

De bevisar att
upphandling gör skillnad

Fereidoon Fani och Kristian Hemström upphandlar bort oljebaserade produkter. Foto: Kristian Peterhoff.


- Upphandling24:

Föräldraprotest mot upphandling


- Upphandling24:

Billigare buss med
gemensamma rekommendationer

Anna Grönlund vill få mer trafik för pengarna. Foto: Jashar Ghavampour.


- Upphandling24:

Skåne och Stockholm miljöbilsbäst


- Upphandling24:

Handplockade leverantörer
istället för att avropa

Lagar ska följas enligt Marie Fridén. Foto: Superstudio.


- Upphandling24:

Inget hinder för verksamhetsövergång

Sekos förbundsordförande Janne Rudén vill se krav på verksamhetsövergång. Foto Urban Orzolek.


- Upphandling24:

Äntligen avtal – ett år
efter tilldelningsbeslut

Hans Sundström behövde ett år för att baxa upphandlingen i hamn. Foto: Kammarkollegiet.


- Upphandling24:

Då kan domstolen
tlllfälligt stoppa ett avtal


- Upphandling24:

Nu kartläggs lönerna
för Sveriges upphandlare


- Upphandling24:

Små portioner uppmuntrar
lokala matproducenter

Linda Holdaj gör fler, men mindre, upphandlingar. Foto: Upphandlingscenter.


- Upphandling24:

Offentlig marknad
större än vi tidigare trott

Fredrik Tamm ser möjligheternas marknad. Foto: Doublecheck.


- Upphandling24:

Norsjö avbryter –
hotellet alltför slitet


- Upphandling24:

"Hållbarhet självklart prioriterat"

Åsa Romson misstror Konkurrensverket. Foto: Fredrik Hjerling.


- Upphandling24:

Uppsalas it-upphandling rullar på

Erik Pelling vill ha it-stopp. Foto: Klas-Herman Lundgren.


- Upphandling24:

Vårpropp utan upphandlingsnyheter

Vårproposition utan upphandlingsnyheter. Foto: Regeringskansliet.


- Upphandling24:

Utmärkt hållbarhetsarbete uppmärksammas

Pristagarna Henric Ernstson och Lars Nilsson (båda från Landstingsfastigheter i Värmland), Lotta Hallström och Kathrine Löfberg (Löfbergs), Sven Olsson (Landstingsfastigheter) samt Sven-Olof Ryding (Miljöstyrningsrådet). Foto: Jon Röhne.


- Upphandling24:

"Fortsatt fokus på e-förvaltning"

Annika Bränström vill se en fortsättning. Foto: Bolagsverket.


- Upphandling24:

Upphandlingscenter växer
och växlar chef

Anders Karlin byter Colligio mot Upphandlingscenter. Foto: Ulf Palm.


- Upphandling24:

Försökte göra allt rätt
– fick rekordböter

Konkurrensverket kräver Haninge Bostäder på maximala bötesbeloppet. Foto: Catharina Biesèrt.


- Upphandling24:

Enklare samarbeta om
upphandlingar inom EU


- Upphandling24:

Nya spårvagnarna blir försenade


- Upphandling24:

Tredje gången gillt när vinnaren vägrar

Lisbeth Johnson tvingas till omstart. Foto: Dan-Åke Wälivaara.


- Upphandling24:

”Inte bra att Konkurrensverket
får allt ansvar”

Jonas Eriksson tycker inte att Konkurrensverket ska få hela ansvaret. Foto: Fredrik Hjerling.

Sök på Upphandling24

Magasinet Upphandling24

Upphandling24 nummer 1 ute nu!
  • Allt om nya EU-direktiven
  • Stoppa vinster i välfärden? Jurister debatterar
  • Upphandlare gillar extern granskning


Sök kurser om offentlig upphandling. Skriv in ett sökord i rutan eller välj någon kurskategori ur listan och klicka på knappen Sök.


Söker du upphandlare till offentlig sektor, privat inköpare eller anbudsansvarig? Kontakta Anna Nordgren för att få in ditt jobberbjudande här och i Upphandling24:s karriärbrev.

Lediga jobb, Bid Manager

Lediga jobb, inköpare

Om Upphandling24

Om Upphandling24

Jag vill prenumerera på Upphandling24:s nyhetsbrev

Det är helt kostnadsfritt och breven utkommer en gång per vecka.


Ja tack, jag vill även ha brevet med karriär och lediga tjänster



Please don't insert text in the box below!


*Obligatorisk uppgift

Efterlysning

Hjälp oss hitta upphandlingskonsulter

Lediga jobb, inköpare

Den här sajten använder sig av cookies. Mer information här.
Gratis nyhetsbrev

Kontakta oss
Chefredaktör och ansvarig utgivare:
Bo Nordlin

Postadress: Upphandling24, 106 78 Stockholm

Besöksadress: Karlbergsvägen 77, Stockholm

Telefon växel: 08-453 60 00

Prenumerationsärenden:
Mejla Uh24@pressdata.se eller
ring 08-799 62 53.