? Det är kostnads- och tidskrävande för oss, men också för bankerna, att göra en ny upphandling, så har man ett bra avtal ser jag bara fördelar med en förlängning, säger Björn Wallgren på Statens internbank.
- Det är kostnads- och tidskrävande för oss, men också för bankerna, att göra en ny upphandling, så har man ett bra avtal ser jag bara fördelar med en förlängning, säger Björn Wallgren på Statens internbank.
Västra Götalandsregionen avslutade nyligen en stor upphandling av banktjänster, och 14 månader efter att processen hade påbörjats slöts avtal mellan regionen och Swedbank.

– Det blev en jättebra upphandling. Vi sänkte våra kostnader för banktjänster, från elva miljoner per år till sex miljoner, genom det nya avtalet, säger en nöjd Lennart Karlberg, projektledare för offentlig upphandling på Västra Götalandsregionen.

Upphandlingen gällde tre delar: koncernkontotjänster, löneutbetalningar och ut­betalning av sjukreseersättning. Tidigare hade Nordea avtal på koncernkontotjänsterna och Swedbank avtal på de andra två delarna.

– I det nya avtalet tog Swedbank hem alla tre anbuden, säger Lennart Karlberg. Det var en mycket komplex affär med många delar som skulle utvärderas. Poängmässigt skiljde det inte så mycket mellan de tre banker som lämnade anbud. I slutänden blev det priset som avgjorde.

Förstudien är A och O


Att resultatet blev så bra, säger Lennart Karlberg, berodde till stor del på den förstudie som gjordes innan upphandlingen annonserades. En projektgrupp på sju personer tillsattes, och kompetensen inom gruppen var noggrant sammanställd. Här fanns representanter från regionens koncernbank, lönesidan, leverantörsreskontra och olika enheters ekonomiavdelningar. Två projektledare drev arbetet, dels Lennart Karlberg som upphandlare, dels Eva-Lena Enerbäck, som ansvarade för kravspecifikationen.

– Vi jobbade som ett team hela vägen, och jag är övertygad om att detta är en viktig orsak till att vi nådde ett så bra resultat. I projektgruppen satt folk som nyttjar de här tjänsterna, och de hade förstås all kunskap som behövdes om vad som skulle ingå i anbudet, säger han.

I förstudien träffade projektgruppen alla de stora aktörerna för en genomgång av vad som skulle vara möjligt för bankerna att leverera. Enligt Lennart Karlberg finns mycket att göra redan innan förfrågningsunderlaget skrivs.

– Vi gick igenom våra processer från början till slut, och bestämde hur vi ville att våra flöden skulle se ut. Sedan diskuterade vi med bankerna vad som skulle kunna vara rimligt. Utifrån detta sattes sedan kravspecifikationerna upp.
Som ett exempel på detta, säger Lennart Karlberg, hade projektgruppen kommit fram till att regionen behövde en kontostruktur med minst fyra nivåer. Kunde bankerna erbjuda det? Jovisst, en kunde till och med erbjuda ett obegränsat antal nivåer. Ett annat exempel gällde tiden från det pengar kommit in på kontot tills banken började betala ränta. Hur skiljde sig bankerna där? Och så vidare.

– Utan förstudien hade vi aldrig fått ett så bra avtal som vi nu kunde sluta. Nu visste vi exakt vilka skallkrav vi skulle ställa och vad som skulle ingå i börkraven, avslutar Lennart Karlberg.

Statens internbank förlängde

En annan uppköpare av bank- och finanstjänster är Statens internbank, en avdelning av Riksgälden.

I november 2008 beslöt de att i stället för att gå in i en ny upphandling förlänga sina ramavtal avseende betalningstjänster med mera med tre storbanker, Nordea, SEB och Swedbank.

– Vårt nuvarande avtal fungerar väl. Vi har gjort flera uppföljningar med våra kunder och de är huvudsakligen nöjda, säger Björn Wallgren, på Statens internbank. De mål vi satte upp har nåtts, och bland annat har kostnadsminskningarna varit tillfredsställande. Vi hade som mål att den genomsnittliga transaktionskostnaden skulle ner under en krona, och det har uppfyllts.


– Jag skulle vilja ha en fördjupad dialog med upphandlarna innan de skriver sina förfrågningsunderlag, säger Ulf Bengtsson, Nordea.

Det är obligatoriskt för myndigheter att följa de ramavtal som Statens internbank tecknar. Även affärsverken får avropa ramavtalet.

– Det är för att få en så effektiv hantering av statens kassa som möjligt. Vi gör mycket stora upphandlingar och de blir därför kostnadseffektiva. En nyhet i det nuvarande avtalet är att genom en kombination av rangordning och förnyad konkurrensutsättning, har stora kunder dessutom själva kunnat förhandla sig till ännu bättre villkor, efter att ramavtalet slutits, säger Björn Wallgren.

Han lägger också till att brukarna av nuvarande avtal själva måste kontrollera rangordningen av bankerna för varje tjänst, och välja den med nummer ett.

Enkelt och komplicerat

Björn Wallgren beskriver arbetet med att köpa in banktjänster som enkelt, eftersom de allra flesta kunder har samma ekonomisystem och använder standardiserade tjänster. Men det är också komplicerat eftersom kunderna varierar från små myndigheter till stora, och från myndigheter till affärsverk, som alla har sina egna behov.

Hans erfarenhet är att bankernas offererade betalningstjänster i slutänden skiljer sig ganska lite åt. De stora skillnaderna finns mellan de tilläggstjänster som erbjuds. Detta kan vara mycket viktigt för kunderna, eftersom deras behov av finansiella tjänster kan variera rätt mycket beroende på verksamhet.

Att nuvarande ramavtal har förlängts ser han som en stor fördel, då det ger längre tid till den nya förstudien.

– Det är kostnads- och tidskrävande för oss, men också för bankerna, att göra en ny upphandling, så har man ett bra avtal ser jag bara fördelar med en förlängning. Nu startar vi den nya förstudien och har gott om tid att intensifiera vårt arbete med våra kunders utvärderingar och behov, så att rätt krav kan ställas i nästa upphandling, säger Björn Wallgren.

Leverantörens åsikt

Hur tycker branschen att upphandlingar av banktjänster fungerar? En leverantör som har både erfarenhet av, och synpunkter på detta, är Ulf Bengtsson, kommunansvarig på Nordea. Han tycker att det finns stort utrymme för förbättringar på det här området, exempelvis när det gäller förfrågnings­underlagen.

– Väldigt ofta landar upphandlingar av banktjänster kring räntor och priser. Självklart är det en viktig faktor, det har jag full förståelse för. Men man missar så många möjliga kvalitetsförbättringar för den egna verksamheten genom att inte göra behovsanalysen ordentligt och finna lösningar för att effektivisera verksamheten. Kvalitetskraven är ofta för otydligt specificerade, vilket medför att man inte kan jämföra fullt ut vad man egentligen får för pengarna.

Ulf Bengtsson säger att det finns exempel på upphandlare som gör gedigna analyser av sina behov, men att beställarkompetensen ibland verkar låg. Framför allt har han erfarenhet av att de som hanterar de olika tjänsterna i verksamheten ofta inte är med och påverkar utformningen av förfrågningsunderlaget.

– Om man går igenom sin egen organisation ordentligt finns möjligheter att få både förbättrade rutiner och lägre kostnader. Men det förutsätter att man avsätter tid och resurser. Från bankens sida är det också viktigt att vi får vara med i den här fasen. Vi kan se med nya ögon på verksamhetens behov.


– Det var en väldigt komplex affär, men tack vare vår konstellation av folk med rätt kompetens i projektgruppen, fick vi ett oerhört bra resultat i upphandlingen, säger Lennart Karlberg, projektledare för offentlig upphandling, Västra Götalandsregionen.

Han säger att det gäller att gå ner på djupet i sin organisation. Stämma av med medarbetare på varje nivå och vara öppen för förändringar. Att få med leverantörerna redan här är det bästa, tycker han.

– Riktigt dåligt är det när gamla upphandlingar i princip kopieras till nya. Även om man kan få ett, vid första anblicken, bra pris så är det mycket som kvalitetsmässigt skulle ha kunnat bli bättre.

Efterlyser incitament

Som leverantör kan han i och för sig medge att det finns en gräns för hur mycket jobb som kan läggas ner på ett anbud, eftersom upphandlingen kan förloras. Han tycker att det borde finnas någon sorts incitament för leverantören. Om en leverantör kan erbjuda tjänster som innebär en kvalitetsförbättring som leder till lägre kostnader, borde det påverka det ekonomiska utfallet för båda parter. Det bör vara ett givande och tagande. Men han återkommer till hur viktigt det är både för kunden och för leverantören med en öppen dialog.

– Det är svårt att få fram skillnader i kvalitet mellan leverantörerna om man inte har gått igenom och specificerat sina krav noggrant, och då blir det till slut bara priset som styr, avslutar Ulf Bengtsson.