Av
Kungliga Tekniska Högskolan, KTH, har valt att inte delta i statens ramavtal och i stället gjort en egen ramavtalsupphandling av kontorsmateriel. Avtalet är värt fyra miljoner kronor och löper på två år med möjlighet till förlängning i ytterligare två år.
– Staten har inte lyckats få till något ramavtal för kontorsmateriel och vi kan inte fortsätta att leva i ett avtalslöst tillstånd. Det blir dessutom ofta ganska luddigt när myndigheter gör stora ramavtal. Därför har vi gjort en egen upphandling, eftersom vi tror att vi får bättre avtal när vi tydligare kan specificera vårt behov, säger Madeleine Axberg, upphandlingschef på KTH och ansvarig för upphandlingen av kontorsmateriel.
Den 1 september började det nya avtalet att löpa. Upphandlingen utmärkte sig dock på flera sätt – stora prisskillnader i anbuden, lägsta pris vann inte och det blev inga överprövningar.
– Vinnaren Svanströms blev till och med överraskad av att vi valde dem, eftersom de inte hade lägst pris. Det brukar annars vara det vanliga att lägst pris vinner. Men vi ville ha ett ramavtal med en leverantör som kunde ge det mest ekonomiskt fördelaktiga anbudet, utifrån våra ställda kvalitetskrav.
Sex anbud - sex prislägen
KTH fick in sex anbud med extremt stora prisskillnader. Det högsta priset för KTHs nettoprisbilaga och förbrukning låg på drygt 1 300 000 kronor och det lägsta på drygt 284 000 kronor. De kriterier KTH valde att titta på var pris, kvalitet på produkterna, sortimentsbredd, webbshop, elektronisk fakturering, leveranstider och miljö.
– Alla anbuden låg väldigt nära varandra i den totala utvärderingen. Till exempel uppfyllde samtliga anbud kravet på elektronisk fakturering, leveranstider och miljö. Men när vi vägde samman de tre viktigaste kriterierna, pris, kvalitet och sortimentbredd, var Svanströms bäst.
Testade produkterna
För att kunna avgöra kvaliteten på produkterna fick anbudslämnarna skicka prover, som en grupp på KTH sedan gjorde en bedömning av.
– Vi satt helt enkelt runt ett bord och testade produkterna och navigerade på webbshoparna. Det blev mycket diskussioner och alla anbud ansågs som bra. Men det var en fråga om vad vi ville ha för kvalitet och där utmärkte sig en anbudslämnare lite extra.
Svanströms nettopriser var inte lägst, men KTH bedömde att produkterna höll en så pass högre kvalitet att det motiverade det högre priset.
Dessutom ansåg KTH att Svanströms hade en större sortimentsbredd och betydligt bättre webbshop, än den som lagt det lägsta priset.
Svanströms reaktioner var självklart positiva.
– Vi blev oerhört förvånade att vi hade vunnit upphandlingen, eftersom vi inte var lägst i pris. Men det är självklart en fjäder i hatten för oss, säger Maria Arvas på Svanströms som är ansvarig för upphandlingen.
Företaget Svanströms är inte nytt i branschen och har deltagit i många upphandlingar av kontorsmateriel, både statliga och kommunala. Att ställa kvalitetskrav på det sättet KTH gjorde är ganska ovanligt.
– De flesta som upphandlar kontorsmateriel efterfrågar i princip bara pris. Det är första gången jag har stött på de här kvalitetskraven i en upphandling. Det är heller inte speciellt vanligt att vi måste skicka prover till upphandlarna.
Svanströms håller på med ett kvalitetsarbete sedan flera år tillbaka. Bland annat är företaget certifierat enligt ISO 9001 och 14001, vilket innebär att frågor som rör kvalitet, miljö och arbetsmiljö integreras i det dagliga arbetet.
– Mycket av vårt material tillverkas i Kina och där har vi egen personal som gör rigorösa kontroller. Om varorna inte håller kvalitetsmässigt, skickar vi tillbaka leveranserna, säger Maria Arvas.
Krav på kvalitet
Företaget utvärderar regelbundet leverantörerna utifrån miljösynpunkt och samtliga leverantörer måste skriva på företagets Code of Conduct, som ett bevis för att de kan leva upp till kraven på kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Medarbetarna i Kina gör, utöver den vanliga kontrollen, ytterligare protokollförda inspektioner i leverantörernas fabriker.
– Vi tycker det är viktigt att titta på avtalen för personalen i Kina och gör även oanmälda inspektioner hos våra leverantörer i Kina. När priserna pressas i Sverige måste ju någon i andra änden betala.
– Vi pratar så mycket om att hjälpa tredje världen att få det drägligare, men om priserna pressas, måste man vara medveten om att de pressas i alla led. Vi vill inte vara med om det och för oss är en hög kvalitet på våra produkter viktig. Därför är det så roligt att vårt kvalitetsarbete också uppskattas och att vi vann upphandlingen på grund av det, säger Maria Arvas.
– Staten har inte lyckats få till något ramavtal för kontorsmateriel och vi kan inte fortsätta att leva i ett avtalslöst tillstånd. Det blir dessutom ofta ganska luddigt när myndigheter gör stora ramavtal. Därför har vi gjort en egen upphandling, eftersom vi tror att vi får bättre avtal när vi tydligare kan specificera vårt behov, säger Madeleine Axberg, upphandlingschef på KTH och ansvarig för upphandlingen av kontorsmateriel.
Den 1 september började det nya avtalet att löpa. Upphandlingen utmärkte sig dock på flera sätt – stora prisskillnader i anbuden, lägsta pris vann inte och det blev inga överprövningar.
– Vinnaren Svanströms blev till och med överraskad av att vi valde dem, eftersom de inte hade lägst pris. Det brukar annars vara det vanliga att lägst pris vinner. Men vi ville ha ett ramavtal med en leverantör som kunde ge det mest ekonomiskt fördelaktiga anbudet, utifrån våra ställda kvalitetskrav.
Sex anbud - sex prislägen
KTH fick in sex anbud med extremt stora prisskillnader. Det högsta priset för KTHs nettoprisbilaga och förbrukning låg på drygt 1 300 000 kronor och det lägsta på drygt 284 000 kronor. De kriterier KTH valde att titta på var pris, kvalitet på produkterna, sortimentsbredd, webbshop, elektronisk fakturering, leveranstider och miljö.
– Alla anbuden låg väldigt nära varandra i den totala utvärderingen. Till exempel uppfyllde samtliga anbud kravet på elektronisk fakturering, leveranstider och miljö. Men när vi vägde samman de tre viktigaste kriterierna, pris, kvalitet och sortimentbredd, var Svanströms bäst.
Testade produkterna
För att kunna avgöra kvaliteten på produkterna fick anbudslämnarna skicka prover, som en grupp på KTH sedan gjorde en bedömning av.
– Vi satt helt enkelt runt ett bord och testade produkterna och navigerade på webbshoparna. Det blev mycket diskussioner och alla anbud ansågs som bra. Men det var en fråga om vad vi ville ha för kvalitet och där utmärkte sig en anbudslämnare lite extra.
Svanströms nettopriser var inte lägst, men KTH bedömde att produkterna höll en så pass högre kvalitet att det motiverade det högre priset.
Dessutom ansåg KTH att Svanströms hade en större sortimentsbredd och betydligt bättre webbshop, än den som lagt det lägsta priset.
Svanströms reaktioner var självklart positiva.
– Vi blev oerhört förvånade att vi hade vunnit upphandlingen, eftersom vi inte var lägst i pris. Men det är självklart en fjäder i hatten för oss, säger Maria Arvas på Svanströms som är ansvarig för upphandlingen.
Företaget Svanströms är inte nytt i branschen och har deltagit i många upphandlingar av kontorsmateriel, både statliga och kommunala. Att ställa kvalitetskrav på det sättet KTH gjorde är ganska ovanligt.
– De flesta som upphandlar kontorsmateriel efterfrågar i princip bara pris. Det är första gången jag har stött på de här kvalitetskraven i en upphandling. Det är heller inte speciellt vanligt att vi måste skicka prover till upphandlarna.
Svanströms håller på med ett kvalitetsarbete sedan flera år tillbaka. Bland annat är företaget certifierat enligt ISO 9001 och 14001, vilket innebär att frågor som rör kvalitet, miljö och arbetsmiljö integreras i det dagliga arbetet.
– Mycket av vårt material tillverkas i Kina och där har vi egen personal som gör rigorösa kontroller. Om varorna inte håller kvalitetsmässigt, skickar vi tillbaka leveranserna, säger Maria Arvas.
Krav på kvalitet
Företaget utvärderar regelbundet leverantörerna utifrån miljösynpunkt och samtliga leverantörer måste skriva på företagets Code of Conduct, som ett bevis för att de kan leva upp till kraven på kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Medarbetarna i Kina gör, utöver den vanliga kontrollen, ytterligare protokollförda inspektioner i leverantörernas fabriker.
– Vi tycker det är viktigt att titta på avtalen för personalen i Kina och gör även oanmälda inspektioner hos våra leverantörer i Kina. När priserna pressas i Sverige måste ju någon i andra änden betala.
– Vi pratar så mycket om att hjälpa tredje världen att få det drägligare, men om priserna pressas, måste man vara medveten om att de pressas i alla led. Vi vill inte vara med om det och för oss är en hög kvalitet på våra produkter viktig. Därför är det så roligt att vårt kvalitetsarbete också uppskattas och att vi vann upphandlingen på grund av det, säger Maria Arvas.
