Av
- En del människor tycker att det är jobbigt att behöva köpslå. Jag tycker att det är ett spännande, roligt och omväxlande inslag i mitt jobb som upphandlare, säger Lennart Borghagen, som föreläser i ämnet förhandlingsteknik på utbildningsföretaget Allego.
I drygt 20 år har Lennart Borghagen förhandlat. Han har en lång meritlista bakom sig, bland annat som inköpsdirektör på FMV. I nästan alla upphandlingar som han har deltagit i har han förhandlat.
För Lennart Borghagens del har det varit möjligt att förhandla eftersom försvarsupphandling omfattas av särregler inom LOU. Också inom försörjningssektorn, LUF, kan upphandlaren välja att förhandla utan att behöva motivera valet av metod. Däremot inom den klassiska sektorn, som omfattas av Lagen om offentlig upphandling, LOU, får upphandlare endast förhandla i vissa särskilda fall.
- Det finns fler undantag inom LOU än vad de flesta upphandlare tror. Jag tycker att det är trist att många upphandlare inte ser de möjligheter att förhandla som finns i LOU eller tycker sig ha god förmåga att förhandla, säger Lennart Borghagen.
Inom LOU ska upphandlarna köpa in varor och tjänster enligt öppet eller selektivt förfarande. Men i regelverket kan man hitta åtminstone 17 undantag där upphandlarna har möjlighet att förhandla med eller utan annonsering. I de fall där det är motiverat borde upphandlarna vara intresserade av att få mer valuta för pengarna.
- Det finns ett tydligt affärsbehov som upphandlare ska tillfredställa. Om ett anbud inte svarar exakt mot behovet behöver upphandlaren förhandla med leverantören. Det är affären som motiverar att jag förhandlar. Och för att kunna göra bästa möjliga affär vill jag förhandla, förklarar Lennart Borghagen.
Trots att upphandlare inom den klassiska sektorn är något bakbundna av lagen finns det ett stor outnyttjat gap där man kan förhandla inom LOU. Och genom att upphandlarna utnyttjar möjligheten till att förhandla kan stora affärsmässiga fördelar uppnås.
- Leverantörerna erbjuder vad de tror är bäst för mig, men saknar överblick över hur produkterna ska användas. Vid komplexa affärer, eller när ett behov ska uppfyllas, är det motiverat att föra en förhandlingsdialog, säger Borghagen.
Inom ramen för förfrågningsunderlaget går det att anpassa och förbättra anbuden, däremot får skallkraven inte förändras.
- Det är alltid upphandlaren som avgör vad som ska förhandlas. I förhandlingarna förstår båda parterna vad som är bra eller dåligt med anbudet. Inom förhandlingsutrymmet kan de komma överens om att ta bort det dåliga och lägga till mer av det som är bra. Genom att förhandla går det att få fram bättre avtal, säger Lennart Borghagen.
Föreläser om förhandlingar
Sedan 2007 har cirka 100 personer lyssnat på Lennart Borghagen förhandlingsföreläsningar, som anordnas av utbildningsföretaget Allego. Vid två tillfällen drillas upphandlare i allt från förhandlingsteknik till vilka möjligheter det finns att förhandla inom ramen för LOU.
- Jag vill locka upphandlarna att våga pröva sina vingar. Det är inget särskilt med förhandlingsteknik jämfört med andra tekniker. God förhandlingsförmåga förvärvas precis som alla andra erfarenheter, nämligen genom att praktiskt våga, säger Lennart Borghagen.
Hur mycket mer skulle du vilja att det förhandlas?
- I Sverige förhandlas det mycket mer enligt LUF. Jag skulle vilja att man förhandlar lika mycket inom LOU, men dit kommer vi aldrig för regelverket kommer inte att tillåta det.
- Jag väntar på det nya förfarandet konkurrenspräglad dialog, som kan fylla behovet av förhandlingar inom den klassiska sektorn.
Finns det några nackdelar med förhandlingar?
- Det finns alldeles för många upphandlingar av typen ”skulle ha varit genomförd igår”, där det inte finns tid. Det kostar även tid och resurser att förhandla. På den strategiska ledningsnivån inser man ofta inte att upphandling måste få ta tid.
I drygt 20 år har Lennart Borghagen förhandlat. Han har en lång meritlista bakom sig, bland annat som inköpsdirektör på FMV. I nästan alla upphandlingar som han har deltagit i har han förhandlat.
För Lennart Borghagens del har det varit möjligt att förhandla eftersom försvarsupphandling omfattas av särregler inom LOU. Också inom försörjningssektorn, LUF, kan upphandlaren välja att förhandla utan att behöva motivera valet av metod. Däremot inom den klassiska sektorn, som omfattas av Lagen om offentlig upphandling, LOU, får upphandlare endast förhandla i vissa särskilda fall.
- Det finns fler undantag inom LOU än vad de flesta upphandlare tror. Jag tycker att det är trist att många upphandlare inte ser de möjligheter att förhandla som finns i LOU eller tycker sig ha god förmåga att förhandla, säger Lennart Borghagen.
Inom LOU ska upphandlarna köpa in varor och tjänster enligt öppet eller selektivt förfarande. Men i regelverket kan man hitta åtminstone 17 undantag där upphandlarna har möjlighet att förhandla med eller utan annonsering. I de fall där det är motiverat borde upphandlarna vara intresserade av att få mer valuta för pengarna.
- Det finns ett tydligt affärsbehov som upphandlare ska tillfredställa. Om ett anbud inte svarar exakt mot behovet behöver upphandlaren förhandla med leverantören. Det är affären som motiverar att jag förhandlar. Och för att kunna göra bästa möjliga affär vill jag förhandla, förklarar Lennart Borghagen.
Trots att upphandlare inom den klassiska sektorn är något bakbundna av lagen finns det ett stor outnyttjat gap där man kan förhandla inom LOU. Och genom att upphandlarna utnyttjar möjligheten till att förhandla kan stora affärsmässiga fördelar uppnås.
”Det är trist att upphandlare inte ser möjligheterna att förhandla inom LOU”
Lennart Borghagen, förhandlingsexpert
- Leverantörerna erbjuder vad de tror är bäst för mig, men saknar överblick över hur produkterna ska användas. Vid komplexa affärer, eller när ett behov ska uppfyllas, är det motiverat att föra en förhandlingsdialog, säger Borghagen.
Inom ramen för förfrågningsunderlaget går det att anpassa och förbättra anbuden, däremot får skallkraven inte förändras.
- Det är alltid upphandlaren som avgör vad som ska förhandlas. I förhandlingarna förstår båda parterna vad som är bra eller dåligt med anbudet. Inom förhandlingsutrymmet kan de komma överens om att ta bort det dåliga och lägga till mer av det som är bra. Genom att förhandla går det att få fram bättre avtal, säger Lennart Borghagen.
Föreläser om förhandlingar
Sedan 2007 har cirka 100 personer lyssnat på Lennart Borghagen förhandlingsföreläsningar, som anordnas av utbildningsföretaget Allego. Vid två tillfällen drillas upphandlare i allt från förhandlingsteknik till vilka möjligheter det finns att förhandla inom ramen för LOU.
- Jag vill locka upphandlarna att våga pröva sina vingar. Det är inget särskilt med förhandlingsteknik jämfört med andra tekniker. God förhandlingsförmåga förvärvas precis som alla andra erfarenheter, nämligen genom att praktiskt våga, säger Lennart Borghagen.
Hur mycket mer skulle du vilja att det förhandlas?
- I Sverige förhandlas det mycket mer enligt LUF. Jag skulle vilja att man förhandlar lika mycket inom LOU, men dit kommer vi aldrig för regelverket kommer inte att tillåta det.
- Jag väntar på det nya förfarandet konkurrenspräglad dialog, som kan fylla behovet av förhandlingar inom den klassiska sektorn.
Finns det några nackdelar med förhandlingar?
- Det finns alldeles för många upphandlingar av typen ”skulle ha varit genomförd igår”, där det inte finns tid. Det kostar även tid och resurser att förhandla. På den strategiska ledningsnivån inser man ofta inte att upphandling måste få ta tid.
