För ungefär två år sedan landade en rapport från revisionsbyrån KPMG på inköpschef Jerry Öhmans skrivbord i Luleå stadshus. En del av revisorernas genomgång handlade om kommunens inköpsarbete. För Jerry Öhman var rapporten på många sätt en trevlig läsning eftersom han och hans upphandlarkollegor fick med beröm godkänt. Men allt var inte frid och fröjd. Revisorerna konstaterade att det fanns flera punkter i kommunens decentraliserade inköpsverksamhet som borde rättas till.
– Rapporten satte fingret på behovet av nya inköpsrutiner på förvaltningarna. Revisorerna konstaterade att användandet av vårt e-handelssystem var allt för lågt. Vi behövde dessutom öka ramavtalstroheten både till leverantörer och sortiment, förklarar Jerry Öhman.
Revisorernas rapport blev startskottet för utvecklings- och effektiviseringsprojektet Effektiva inköp som klubbades igenom av kommunstyrelsen 2008. Arbetet med att rulla ut förändringarna i inköpsverksamheten pågår just nu för fullt.
– Det är inte alltid enkelt. Att ta död på gamla vanor och traditioner och samtidigt etablera nya rutiner kräver en rejäl och helhjärtad insats, säger Jerry Öhman.
Han konstaterar att kommunens tre stora kostnadsposter är löner, lokaler och försörjning. Projektet Effektiva inköp går framför allt ut på att effektivisera och göra besparingar i försörjningskedjan. Inte minst är det viktigt att få bättre koll på vad som köps in.
– Tyvärr har vi sett prov på avtalsområden där anbudsgivare har lämnat anbud på sortiment som de sedan inte har tänkt att leverera. Istället har vår decentraliserade avropsorganisation köpt likartade, inte nettoprissatta produkter från den utvalda leverantören. Här har beställare alltså vänt sig till rätt leverantör men köpt fel produkt. Förklaringen är delvis bristande kunskap bland beställarna, men också skrupelfria leverantörer. Det vill vi ändra på.
Ökat ansvar
Ett inslag i de nya rutinerna är att förvaltningarnas ansvar för de egna inköpen ökar i och med att följa upp förvaltningarnas ram-
avtalstrohet och köpmönster.
Fokusgrupper ska bildas där representanter från intresserade förvaltningar deltar. Fokusgrupperna ska ledas av ansvarig upphandlare och se till att rätt sortiment, rätt leveranstider, volymer och förpackningsstorlekar finns med i avtalen. Avropen utförs sedan av utvalda beställare.
–Genom att färre personer sköter inköpen blir kontrollen på vad som köps in större. Dessutom frigörs tid, säger Jerry Öhman.
Till förvaltningarnas uppgifter läggs nu också ett ansvar för kommunikationen mellan verksamheterna och upphandlaren.
– Hittills har verksamheterna pratat direkt med upphandlarna. Nu ska kommunikationen med upphandlaren samordnas på förvaltningen. Det förenklar kommunikationen betydligt, säger Jerry Öhman.
Ny anskaffningsportal
Parallellt med de här organisatoriska förändringarna löper arbetet med att införa en ny anskaffningsportal. Det tidigare e-handelssystemet användes i allt för liten utsträckning och ansågs inte vara särskilt användarvänligt.
Med hjälp av det nya systemstödet ska förvaltningarna på egen hand kunna ta fram statistik över gjorda inköp. Det ska ge underlag för att följa upp avtalen. Med stöd av informationen kan sedan sortimenten korrigeras tillsammans med upphandlaren.
Jerry Öhman understryker att det avtalade sortimentet självklart ska bestå av produkter som verksamheten behöver.
– Det finns ingen anledning att ha avtal för sådant man inte har behov av, säger han.
Exakt vilka mål inköpsverksamheten ska sträva mot är ännu inte formulerade. Men Jerry Öhman och hans kollegor är på det klara med att de 60 000 hämtköp som gjordes på staden under förra året måste minska ordentligt.
– Det motsvarar ungefär 25 årsarbetare och det är en siffra som är på tok för hög.
Spara 25 miljoner per år
Genom att minska antalet hämtköp, öka ramavtalstroheten och förbättra fakturahanteringen räknar Luleå med att tjäna 25 miljoner på årsbasis. Det finns flera kommuner som har inspirerat Luleå till förändringarna. Jerry Öhman nämner Södertälje.
– Många kommuner har börjat tänka i effektiviseringsbanor, men vad jag vet är det ingen som tänker på hela inköpsprocessen på det sätt som vi nu gör.
– Rapporten satte fingret på behovet av nya inköpsrutiner på förvaltningarna. Revisorerna konstaterade att användandet av vårt e-handelssystem var allt för lågt. Vi behövde dessutom öka ramavtalstroheten både till leverantörer och sortiment, förklarar Jerry Öhman.
Revisorernas rapport blev startskottet för utvecklings- och effektiviseringsprojektet Effektiva inköp som klubbades igenom av kommunstyrelsen 2008. Arbetet med att rulla ut förändringarna i inköpsverksamheten pågår just nu för fullt.
”Att ta död på gamla vanor kräver en helhjärtad insats”
Jerry Öhman, inköpschef i Luleå– Det är inte alltid enkelt. Att ta död på gamla vanor och traditioner och samtidigt etablera nya rutiner kräver en rejäl och helhjärtad insats, säger Jerry Öhman.
Han konstaterar att kommunens tre stora kostnadsposter är löner, lokaler och försörjning. Projektet Effektiva inköp går framför allt ut på att effektivisera och göra besparingar i försörjningskedjan. Inte minst är det viktigt att få bättre koll på vad som köps in.
– Tyvärr har vi sett prov på avtalsområden där anbudsgivare har lämnat anbud på sortiment som de sedan inte har tänkt att leverera. Istället har vår decentraliserade avropsorganisation köpt likartade, inte nettoprissatta produkter från den utvalda leverantören. Här har beställare alltså vänt sig till rätt leverantör men köpt fel produkt. Förklaringen är delvis bristande kunskap bland beställarna, men också skrupelfria leverantörer. Det vill vi ändra på.
Ökat ansvar
Ett inslag i de nya rutinerna är att förvaltningarnas ansvar för de egna inköpen ökar i och med att följa upp förvaltningarnas ram-
avtalstrohet och köpmönster.
Fokusgrupper ska bildas där representanter från intresserade förvaltningar deltar. Fokusgrupperna ska ledas av ansvarig upphandlare och se till att rätt sortiment, rätt leveranstider, volymer och förpackningsstorlekar finns med i avtalen. Avropen utförs sedan av utvalda beställare.
–Genom att färre personer sköter inköpen blir kontrollen på vad som köps in större. Dessutom frigörs tid, säger Jerry Öhman.
Till förvaltningarnas uppgifter läggs nu också ett ansvar för kommunikationen mellan verksamheterna och upphandlaren.
– Hittills har verksamheterna pratat direkt med upphandlarna. Nu ska kommunikationen med upphandlaren samordnas på förvaltningen. Det förenklar kommunikationen betydligt, säger Jerry Öhman.
Ny anskaffningsportal
Parallellt med de här organisatoriska förändringarna löper arbetet med att införa en ny anskaffningsportal. Det tidigare e-handelssystemet användes i allt för liten utsträckning och ansågs inte vara särskilt användarvänligt.
Med hjälp av det nya systemstödet ska förvaltningarna på egen hand kunna ta fram statistik över gjorda inköp. Det ska ge underlag för att följa upp avtalen. Med stöd av informationen kan sedan sortimenten korrigeras tillsammans med upphandlaren.
Jerry Öhman understryker att det avtalade sortimentet självklart ska bestå av produkter som verksamheten behöver.
– Det finns ingen anledning att ha avtal för sådant man inte har behov av, säger han.
Exakt vilka mål inköpsverksamheten ska sträva mot är ännu inte formulerade. Men Jerry Öhman och hans kollegor är på det klara med att de 60 000 hämtköp som gjordes på staden under förra året måste minska ordentligt.
– Det motsvarar ungefär 25 årsarbetare och det är en siffra som är på tok för hög.
Spara 25 miljoner per år
Genom att minska antalet hämtköp, öka ramavtalstroheten och förbättra fakturahanteringen räknar Luleå med att tjäna 25 miljoner på årsbasis. Det finns flera kommuner som har inspirerat Luleå till förändringarna. Jerry Öhman nämner Södertälje.
– Många kommuner har börjat tänka i effektiviseringsbanor, men vad jag vet är det ingen som tänker på hela inköpsprocessen på det sätt som vi nu gör.
