När Walborg Wallström, utvecklare på barn- och utbildningsförvaltningen i Luleå, fick i uppdrag att kartlägga inköpsrutinerna inom förskolan och grundskolan hade hon en ganska klar bild av hur inköpen sköttes. Hennes åtta år som servicechef och stöd till kommunens rektorer hade gett henne en bra bild av hur det fungerade när allt från kollegieblock till soffor köptes in.
– Vi är en bra bit över 2 000 anställda i förvaltningen. Här har fram till nu rått en kultur där så gott som alla gjort inköp, säger hon.
Många beställare
Med den insikten blev resultatet av inventeringen inte någon större överraskning för Walborg Wallström.
– Vi identifierade flera problem som vi var tvungna att ta itu med. Dit hörde förvaltningens bristande avtalstrohet.
Andra problem var det stora antalet hämtköp och den låga nyttjandegraden av e-handelssystemet. För många beställare gjorde att det var svårt att hålla kompetensen uppe och det var komplicerat att göra uppföljningar. Otillåtna direktupphandlingar och en ganska stor del försenade betalningar var andra frågor att ta itu med.
Den tid som tidigare gick åt när personalen var ute och handlade motsvarade på årsbasis ungefär 25 heltidsanställda i kommunen.
Flera projektmål
För att få rätsida på problemen formulerades projektmål. Ett är att antalet beställare ska minimeras. Pedagogerna får inte längre sköta inköpen på egen hand. Istället ska förvaltningens cirka 20 skolassistenter ansvara för att köpa in de varor som olika yrkesgrupper behöver i sitt arbete. Det kommer att ta emot beställningar från personalen och sedan lägga order via det nya e-handelssystemet. I systemet finns de flesta leverantörer. Saknas leverantör av en viss produkt ska skolassistenterna göra direktupphandlingar.
– Genom att skolassistenterna blir ansvariga kommer de också att känna igen de inkommande fakturorna. Det minskar risken för felaktigheter, säger Walborg Wallström.
– Vi har tagit ett djärvt grepp på frågan inom vår förvaltning. Men eftersom vi ska jobba efter de lagar och regler som gäller för offentlig förvaltning är vi tvungna att göra en rejäl insats för att bryta den existerande inköpskulturen.
Nu står Walborg Wallström och hennes kollegor inför den stora utmaningen att få de nya rutinerna att fungera i organisationen, samtidigt som medarbetarna ska ändra sina beteenden.
– Det är inte enkelt men förståelsen för att vi måste göra de här förändringarna växer hela tiden i organisationen.
– Vi är en bra bit över 2 000 anställda i förvaltningen. Här har fram till nu rått en kultur där så gott som alla gjort inköp, säger hon.
Många beställare
Med den insikten blev resultatet av inventeringen inte någon större överraskning för Walborg Wallström.
– Vi identifierade flera problem som vi var tvungna att ta itu med. Dit hörde förvaltningens bristande avtalstrohet.
Andra problem var det stora antalet hämtköp och den låga nyttjandegraden av e-handelssystemet. För många beställare gjorde att det var svårt att hålla kompetensen uppe och det var komplicerat att göra uppföljningar. Otillåtna direktupphandlingar och en ganska stor del försenade betalningar var andra frågor att ta itu med.
Den tid som tidigare gick åt när personalen var ute och handlade motsvarade på årsbasis ungefär 25 heltidsanställda i kommunen.
Flera projektmål
För att få rätsida på problemen formulerades projektmål. Ett är att antalet beställare ska minimeras. Pedagogerna får inte längre sköta inköpen på egen hand. Istället ska förvaltningens cirka 20 skolassistenter ansvara för att köpa in de varor som olika yrkesgrupper behöver i sitt arbete. Det kommer att ta emot beställningar från personalen och sedan lägga order via det nya e-handelssystemet. I systemet finns de flesta leverantörer. Saknas leverantör av en viss produkt ska skolassistenterna göra direktupphandlingar.
– Genom att skolassistenterna blir ansvariga kommer de också att känna igen de inkommande fakturorna. Det minskar risken för felaktigheter, säger Walborg Wallström.
– Vi har tagit ett djärvt grepp på frågan inom vår förvaltning. Men eftersom vi ska jobba efter de lagar och regler som gäller för offentlig förvaltning är vi tvungna att göra en rejäl insats för att bryta den existerande inköpskulturen.
Nu står Walborg Wallström och hennes kollegor inför den stora utmaningen att få de nya rutinerna att fungera i organisationen, samtidigt som medarbetarna ska ändra sina beteenden.
– Det är inte enkelt men förståelsen för att vi måste göra de här förändringarna växer hela tiden i organisationen.
