Världen runt digitaliseras böcker i rask takt. I Sverige har sex forskningsbibliotek gått samman för att köpa in varsin digitaliseringsrobot. Just nu pågår en utvärdering av de anbud som har kommit in. Upphandlingen leds av Kungliga Biblioteket i Stockholm och ansvarig för arbetet är ekonomichef Peter Olin med Karin Jortfelt som upphandlingssamordnare.
– Det är en stor affär. Varje robot kostar ungefär en och en halv miljon kronor och hela affären är värd runt nio miljoner kronor. Att vi är flera bibliotek som har gått samman och upphandlar gemensamt ger oss möjligheter till samordning och att pressa priset, säger hon.
De bibliotek som nu gemensamt köper in robotar är, förutom Kungliga Biblioteket, också universitetsbiblioteken i Stockholm, Uppsala, Lund, Göteborg och Umeå. En digitaliseringsrobot fungerar ungefär som en mycket avancerad kopieringsapparat. Böckerna stoppas in i maskinen som automatiskt bläddrar och digitaliserar utan att förstöra böckernas sidor.
– Det är många böcker som ska digitaliseras och förfrågningsunderlaget består av mängder av skall-krav. Det handlar till exempel om hur mycket damm roboten ska klara och vilken skärpa sidorna ska ha, berättar Karin Jortfelt.
Det är första gången de inblandade biblioteken gör en sådan här affär och för att få till en så bra upphandling som möjligt studerade Karins kollegor bland annat hur andra bibliotek runt om i Europa hade gjort. För att göra processen mer hanterbar gick man dessutom ut i en selektiv upphandling.
– Det är ett bra tillvägagångssätt när det är fråga om stora upphandlingar. Det vet vi av erfarenhet. Det är mycket jobb för en leverantör att lämna in ett fullständigt anbud. Därför valde vi att först kontrollera att de som planerade att lämna anbud var godkända ur ekonomisk aspekt. Sedan gick vi vidare till nästa steg och ställde krav på produkten. En selektiv upphandling är också enklare att utvärdera.
Efter första omgången hade fem anbud lämnats in. Samtliga fem företag gick vidare och tre av dem kom in med anbud i den andra omgången. De företag som nu konkurrerar om affären finns i Österrike, Norge och Sverige. Det innebär att representanter för de olika biblioteken måste åka runt till leverantörerna och testa utrustningen på plats.
I april ska valet av leverantör vara gjort. Avtalets längd är på ett år med option på förlängning ytterligare ett år, vid två tillfällen.
– Det är en stor affär. Varje robot kostar ungefär en och en halv miljon kronor och hela affären är värd runt nio miljoner kronor. Att vi är flera bibliotek som har gått samman och upphandlar gemensamt ger oss möjligheter till samordning och att pressa priset, säger hon.
De bibliotek som nu gemensamt köper in robotar är, förutom Kungliga Biblioteket, också universitetsbiblioteken i Stockholm, Uppsala, Lund, Göteborg och Umeå. En digitaliseringsrobot fungerar ungefär som en mycket avancerad kopieringsapparat. Böckerna stoppas in i maskinen som automatiskt bläddrar och digitaliserar utan att förstöra böckernas sidor.
– Det är många böcker som ska digitaliseras och förfrågningsunderlaget består av mängder av skall-krav. Det handlar till exempel om hur mycket damm roboten ska klara och vilken skärpa sidorna ska ha, berättar Karin Jortfelt.
Det är första gången de inblandade biblioteken gör en sådan här affär och för att få till en så bra upphandling som möjligt studerade Karins kollegor bland annat hur andra bibliotek runt om i Europa hade gjort. För att göra processen mer hanterbar gick man dessutom ut i en selektiv upphandling.
– Det är ett bra tillvägagångssätt när det är fråga om stora upphandlingar. Det vet vi av erfarenhet. Det är mycket jobb för en leverantör att lämna in ett fullständigt anbud. Därför valde vi att först kontrollera att de som planerade att lämna anbud var godkända ur ekonomisk aspekt. Sedan gick vi vidare till nästa steg och ställde krav på produkten. En selektiv upphandling är också enklare att utvärdera.
Efter första omgången hade fem anbud lämnats in. Samtliga fem företag gick vidare och tre av dem kom in med anbud i den andra omgången. De företag som nu konkurrerar om affären finns i Österrike, Norge och Sverige. Det innebär att representanter för de olika biblioteken måste åka runt till leverantörerna och testa utrustningen på plats.
I april ska valet av leverantör vara gjort. Avtalets längd är på ett år med option på förlängning ytterligare ett år, vid två tillfällen.
