Av
I slutet av 2010 skulle Göteborgs stads it-konsultavtal löpa ut men redan 2009 började upphandlingsledaren Slavko Blazevic i Göteborg förbereda sig för den nya vändan. Han visste att tjänsteupphandlingar är ett upphandlingsområde som ofta överprövas. Det tog han med i beräkningarna för att slippa utnyttja förlängningsklausulen.
Nu, ett år senare, har han lyckats definiera vilka it-områden, konsultroller och kompetensnivåer som det ska gå att avropa ifrån. Göteborg har också satt som mål att det före sommaren ska gå att genomföra beställningar med en enkel knapptryckning via portalen Winst.
Men Slavko Blazevic sticker inte under stol med att det är svårt att genomföra it-upphandlingar och att få allt att fungera i praktiken.
– Den stora utmaningen med upphandlingen är att det är svårt att definiera vilka områden, vilka konsultkategorier och kompetensnivåer som ska ingå. Dessutom är det omöjligt att i detalj konkretisera alla beställarnas behov i upphandlingen, säger Slavko Blazevic.
Inga färdiga modeller
Problemen med tjänsteupphandlingar är att de är svåra att mäta och värdera före köp. Eftersom det är svårt att i detalj veta vad som ska köpas skapar det också bekymmer för upphandlarna när kravspecifikationen ska utformas, enligt Slavko Blazevic.
– Ett annat problem är hur avropen ska ske i praktiken, speciellt med tanken på mindre beställningar eller beställningar som har anknytning till en tidigare utförd tjänst. Och hur går allt detta ihop med LOU?
Vid tjänsteupphandlingar finns inga vedertagna modeller utan upphandlarna måste helt enkelt dra lärdom av tidigare inköp, snegla på andra upphandlingar, lyssna på beställarna samt höra vad marknaden har och säga om utbudet.
För att överhuvudtaget kunna formulera ett förfrågningsunderlag med rätt avgränsningar ägnade Slavko Blazevic första halvåret till att föra dialog med leverantörerna.
Han pratade med mellan 30 och40 it-leverantörer om vilka områden, roller och nivåer som var vedertagna och rimliga att ha med.
Åtta kompetensområden
Efter flera månaders intensivt kartläggningsarbeten lyckades Slavko Blazevic slutligen definiera åtta kompetensområden. Dessutom har han under respektive område specificerat vilka konsultroller som ska ingå och beskrivit fyra olika kompetensnivåer, som handlar om alltifrån nybakad student, som han kallar för junior, till en person med spetskompetens inom det aktuella kompetensområdet.
– Listorna är inte fullständiga. Jag har försökt definiera rollerna, men det finns it-konsulttjänster som inte täcks. Vi gör i alla fall ett försök att beskriva varje område och konsultroll, förtydligar han.
Förslag på kriterier
Förutom diskussioner kring vilka områden och roller som ska finnas med fick även leverantörerna lämna förslag på vilka utvärderingskriterier som borde användas för att undvika att utvärdera bara på pris.
– Jag valde ändå att använda pris som utvärderingskriterium. Det påstås att många leverantörer prisar sig in i olika upphandlingar, och det kan säkert stämma, men en del av problemet hänvisas till LOU. Men jag har svårt att tro att leverantörerna levererar tjänster till underpriser bara för att kunna använda en stor kund som referens, säger Slavko Blazevic.
Inte enkelt. Slavko Blazevic, upphandlingsledare, medger att det är svårt att genomföra it-upphandlingar och att få allt att fungera i praktiken.
Det behöver inte alltid vara fördelaktigt för beställarna att gå på pris utan det går att bedöma värdet utifrån andra kriterier.
– Beställarna kan även använda sig av andra utvärderingskriterier som erfarenhet, cv, certifieringar, leveranstid samt fast- eller timpris, förtydligar Slavko Blazevic.
Know IT vinnare
Den stora vinnaren i upphandlingen är konsultbolaget Know IT som skriver ramavtal inom fem av sju områden. Därefter kommer Fujitsu som skriver på inom fyra områden.
Upphandlingen av it-konsulter har fått stor uppmärksamhet eftersom Know IT dumpade priserna på it-arkitekter till 320 kronor.
– Det finns ingen rangordnad lista utan samtliga antagna leverantörer ska tillfrågas via en förnyad konkurrensutsättning. Om leverantören på förhand har prisat sig in bör det inte innebära några fördelar i det långa loppet, säger Slavko Blazevic.
– Det finns en klausul i avtalet som säger att leverantörerna måste svara på alla förfrågningar även om tjänsten inte kan levereras. Skulle det visa sig vid en utvärdering att leverantörerna vid upprepande tillfällen tackat nej kan vite utdelas eller avtalet hävas.
På frågan hur mycket priserna får justeras enligt det ursprungliga förslaget svarar Slavko Blazevic:
– Priserna får justeras neråt men de offererade priserna för samtliga områden och för kompetensnivåerna junior-, bas- och standardkompetens är takpriser. Det finns ingen lägre gräns för hur mycket priserna får sjunka. Men vi kommer inte att acceptera för låga priser utan vi är ständigt observanta på det.
Det finns ett undantag då beställarna avgör om ett högre pris kan accepteras.
– Högre pris kan accepteras om beställarna efterfrågar en konsult med spetskompetens som inte finns att tillgå på marknaden. Det handlar om väldigt specifik kompetens som endast ett fåtal personer i världen har.
Hur vet man om det är ett undantag?
– Om man vid förnyad konkurrensutsättning inte får några svar eller om samtliga leverantörer hänvisar till högre priser. Vi har gjort en avgränsning i upphandlingen där inga avtal har tecknats med specialistföretag inom kompetensområdet konsultmäklare. Om leverantörerna inte kan förmedla resurskonsulter med viss specifik spetskompetens genomförs en ny upphandling inom området, alternativt väljer beställaren att acceptera ett högre pris.
Statistik på begäran
Fördelen med att ha med definitioner av konsultroller och it-kompetensnivåer är att de ska gå att följa upp. Alla ramavtalsleverantörer ska kunna lämna statistik på begäran. Slavko Blazevic räknar med att göra minst två uppföljningar per år. Om leverantören inte förmedlar statistikunderlaget enligt önskemål betraktas det som ett avtalsbrott.
– Vi har som krav att leverantören ska kunna leverera statistik per område, per kompetensnivå och konsultroll samt antal förfrågningar och svar som har lämnats, säger han.
De nya ramavtalen, som gäller i upp till fyra år, omfattar uppdrag för närmare 400 miljoner kronor i Göteborg och åtta näraliggande kommuner samt Göteborgs kyrkoförvaltning. Under hela upphandlingsprocessen har ett femtontal personer ingått i referensgruppen.
– Det har varit personer från olika förvaltningar, samt andra kommunala bolag. Vad som styrde valet var att de som tillhörde de största avroparna skulle ingå. Det gäller också att välja ut rätt konsultroller, de som bäst motsvarar behoven med tanke på antal upphandlande myndigheter som samverkar i upphandlingen, säger Slavko Blazevic.
Göteborgs stads upphandlingsbolag har nu ett intensivt arbete framför sig med att informera och utbilda beställarna. I slutet av januari bjöds samtliga beställare in till en första informationsträff om ramavtalet.Sedan februari finns samtliga leverantörer inlagda i beställningsportalen. Just nu pågår ett intensivt arbete med att utveckla en modul för förnyad konkurrensutsättning. Målet är att den ska vara i drift före sommaren.
Till våren ska beställarna utbildas i hur avropen görs via beställningsportalen Winst.
– Vi räknar med att bjuda in samtliga beställare till en visning under april, säger han.
Upphandling överklagades
När de tekniska lösningarna är på plats ska det inte ta mer än fem till tio minuter för beställarna att genomföra en förnyad konkurrensutsättning där en förfrågan går ut till ramavtalsleverantörerna, säger Slavko Blazevic.
– Syftet med ramavtalstrohet är att samtliga ska avropa från ramavtalsleverantörerna. Då måste det vara enkelt att beställa och svara på frågorna. Vi satsar mycket på att utbilda beställarna och försöker förenkla alla led.
I oktober 2010 överklagades Göteborgs upphandling av it-konsulter, men inte avprisskäl utan för att Swedish Consulting Group hade tekniska svårigheter vid anbudsinlämningen.
Göteborg fick rätt i förvaltningsrätten och den 1 december 2010 kunde avtalet tecknas. Men det är först nu som det är upp till bevis om avtalet håller.
– Det viktigaste är inte hur upphandlingen är gjord utan vad som händer under hela ramavtalsperioden, det vill säga om avtalet fungerar i praktiken.
Det är först om ett halvår som man vet om avtalet faller väl ut. Som upphandlare har Slavko Blazevic tagit in intryck från alla håll och kanter men han säger att han inte är någon trollkarl
– Vi kan inte förutspå alla it- scenarier. Det är också svårt att på förhand uttala sig om hur avtalet kommer att fungera, säger
han.
Här finns fler artiklar från Upphanling24 om konsulttjänster.
Nu, ett år senare, har han lyckats definiera vilka it-områden, konsultroller och kompetensnivåer som det ska gå att avropa ifrån. Göteborg har också satt som mål att det före sommaren ska gå att genomföra beställningar med en enkel knapptryckning via portalen Winst.
Men Slavko Blazevic sticker inte under stol med att det är svårt att genomföra it-upphandlingar och att få allt att fungera i praktiken.
– Den stora utmaningen med upphandlingen är att det är svårt att definiera vilka områden, vilka konsultkategorier och kompetensnivåer som ska ingå. Dessutom är det omöjligt att i detalj konkretisera alla beställarnas behov i upphandlingen, säger Slavko Blazevic.
Inga färdiga modeller
Problemen med tjänsteupphandlingar är att de är svåra att mäta och värdera före köp. Eftersom det är svårt att i detalj veta vad som ska köpas skapar det också bekymmer för upphandlarna när kravspecifikationen ska utformas, enligt Slavko Blazevic.
– Ett annat problem är hur avropen ska ske i praktiken, speciellt med tanken på mindre beställningar eller beställningar som har anknytning till en tidigare utförd tjänst. Och hur går allt detta ihop med LOU?
Vid tjänsteupphandlingar finns inga vedertagna modeller utan upphandlarna måste helt enkelt dra lärdom av tidigare inköp, snegla på andra upphandlingar, lyssna på beställarna samt höra vad marknaden har och säga om utbudet.
För att överhuvudtaget kunna formulera ett förfrågningsunderlag med rätt avgränsningar ägnade Slavko Blazevic första halvåret till att föra dialog med leverantörerna.
Han pratade med mellan 30 och40 it-leverantörer om vilka områden, roller och nivåer som var vedertagna och rimliga att ha med.
Åtta kompetensområden
Efter flera månaders intensivt kartläggningsarbeten lyckades Slavko Blazevic slutligen definiera åtta kompetensområden. Dessutom har han under respektive område specificerat vilka konsultroller som ska ingå och beskrivit fyra olika kompetensnivåer, som handlar om alltifrån nybakad student, som han kallar för junior, till en person med spetskompetens inom det aktuella kompetensområdet.
– Listorna är inte fullständiga. Jag har försökt definiera rollerna, men det finns it-konsulttjänster som inte täcks. Vi gör i alla fall ett försök att beskriva varje område och konsultroll, förtydligar han.
Förslag på kriterier
Förutom diskussioner kring vilka områden och roller som ska finnas med fick även leverantörerna lämna förslag på vilka utvärderingskriterier som borde användas för att undvika att utvärdera bara på pris.
– Jag valde ändå att använda pris som utvärderingskriterium. Det påstås att många leverantörer prisar sig in i olika upphandlingar, och det kan säkert stämma, men en del av problemet hänvisas till LOU. Men jag har svårt att tro att leverantörerna levererar tjänster till underpriser bara för att kunna använda en stor kund som referens, säger Slavko Blazevic.
Det behöver inte alltid vara fördelaktigt för beställarna att gå på pris utan det går att bedöma värdet utifrån andra kriterier.
– Beställarna kan även använda sig av andra utvärderingskriterier som erfarenhet, cv, certifieringar, leveranstid samt fast- eller timpris, förtydligar Slavko Blazevic.
Know IT vinnare
Den stora vinnaren i upphandlingen är konsultbolaget Know IT som skriver ramavtal inom fem av sju områden. Därefter kommer Fujitsu som skriver på inom fyra områden.
Upphandlingen av it-konsulter har fått stor uppmärksamhet eftersom Know IT dumpade priserna på it-arkitekter till 320 kronor.
– Det finns ingen rangordnad lista utan samtliga antagna leverantörer ska tillfrågas via en förnyad konkurrensutsättning. Om leverantören på förhand har prisat sig in bör det inte innebära några fördelar i det långa loppet, säger Slavko Blazevic.
– Det finns en klausul i avtalet som säger att leverantörerna måste svara på alla förfrågningar även om tjänsten inte kan levereras. Skulle det visa sig vid en utvärdering att leverantörerna vid upprepande tillfällen tackat nej kan vite utdelas eller avtalet hävas.
På frågan hur mycket priserna får justeras enligt det ursprungliga förslaget svarar Slavko Blazevic:
– Priserna får justeras neråt men de offererade priserna för samtliga områden och för kompetensnivåerna junior-, bas- och standardkompetens är takpriser. Det finns ingen lägre gräns för hur mycket priserna får sjunka. Men vi kommer inte att acceptera för låga priser utan vi är ständigt observanta på det.
Det finns ett undantag då beställarna avgör om ett högre pris kan accepteras.
– Högre pris kan accepteras om beställarna efterfrågar en konsult med spetskompetens som inte finns att tillgå på marknaden. Det handlar om väldigt specifik kompetens som endast ett fåtal personer i världen har.
Hur vet man om det är ett undantag?
– Om man vid förnyad konkurrensutsättning inte får några svar eller om samtliga leverantörer hänvisar till högre priser. Vi har gjort en avgränsning i upphandlingen där inga avtal har tecknats med specialistföretag inom kompetensområdet konsultmäklare. Om leverantörerna inte kan förmedla resurskonsulter med viss specifik spetskompetens genomförs en ny upphandling inom området, alternativt väljer beställaren att acceptera ett högre pris.
Statistik på begäran
Fördelen med att ha med definitioner av konsultroller och it-kompetensnivåer är att de ska gå att följa upp. Alla ramavtalsleverantörer ska kunna lämna statistik på begäran. Slavko Blazevic räknar med att göra minst två uppföljningar per år. Om leverantören inte förmedlar statistikunderlaget enligt önskemål betraktas det som ett avtalsbrott.
– Vi har som krav att leverantören ska kunna leverera statistik per område, per kompetensnivå och konsultroll samt antal förfrågningar och svar som har lämnats, säger han.
De nya ramavtalen, som gäller i upp till fyra år, omfattar uppdrag för närmare 400 miljoner kronor i Göteborg och åtta näraliggande kommuner samt Göteborgs kyrkoförvaltning. Under hela upphandlingsprocessen har ett femtontal personer ingått i referensgruppen.
– Det har varit personer från olika förvaltningar, samt andra kommunala bolag. Vad som styrde valet var att de som tillhörde de största avroparna skulle ingå. Det gäller också att välja ut rätt konsultroller, de som bäst motsvarar behoven med tanke på antal upphandlande myndigheter som samverkar i upphandlingen, säger Slavko Blazevic.
”Vi har som krav att leverantören ska kunna leverera statistik per område”
Slavko Blazevic, upphandlingsledareGöteborgs stads upphandlingsbolag har nu ett intensivt arbete framför sig med att informera och utbilda beställarna. I slutet av januari bjöds samtliga beställare in till en första informationsträff om ramavtalet.Sedan februari finns samtliga leverantörer inlagda i beställningsportalen. Just nu pågår ett intensivt arbete med att utveckla en modul för förnyad konkurrensutsättning. Målet är att den ska vara i drift före sommaren.
Till våren ska beställarna utbildas i hur avropen görs via beställningsportalen Winst.
– Vi räknar med att bjuda in samtliga beställare till en visning under april, säger han.
Upphandling överklagades
När de tekniska lösningarna är på plats ska det inte ta mer än fem till tio minuter för beställarna att genomföra en förnyad konkurrensutsättning där en förfrågan går ut till ramavtalsleverantörerna, säger Slavko Blazevic.
– Syftet med ramavtalstrohet är att samtliga ska avropa från ramavtalsleverantörerna. Då måste det vara enkelt att beställa och svara på frågorna. Vi satsar mycket på att utbilda beställarna och försöker förenkla alla led.
I oktober 2010 överklagades Göteborgs upphandling av it-konsulter, men inte avprisskäl utan för att Swedish Consulting Group hade tekniska svårigheter vid anbudsinlämningen.
Göteborg fick rätt i förvaltningsrätten och den 1 december 2010 kunde avtalet tecknas. Men det är först nu som det är upp till bevis om avtalet håller.
– Det viktigaste är inte hur upphandlingen är gjord utan vad som händer under hela ramavtalsperioden, det vill säga om avtalet fungerar i praktiken.
Det är först om ett halvår som man vet om avtalet faller väl ut. Som upphandlare har Slavko Blazevic tagit in intryck från alla håll och kanter men han säger att han inte är någon trollkarl
– Vi kan inte förutspå alla it- scenarier. Det är också svårt att på förhand uttala sig om hur avtalet kommer att fungera, säger
han.
Här finns fler artiklar från Upphanling24 om konsulttjänster.
