Ikea må vara ett fantastiskt företag men blotta namnet får många upphandlare att rysa. Företaget med de billiga möblerna och roliga köksprylarna har för många organisationer blivit en symbol för det oönskade inköpsbeteende som brukar beskrivas som ”småköp på stan”.
– Jag brukar säga att två heltidstjänster från Linköpings och Norrköpings kommuner ständigt är på Ikea och handlar å kommunens vägnar, ironiserar Krister Thorell.
Han är upphandlingschef på Upphandlingscenter i Fjärde Storstadsregionen som är ett samarbete mellan Norrköpings och Linköpings kommuner.
Att minska småköpen är ett bland flera skäl till att många organisationer har börjat se över sina inköpsprocesser och beställningsrutiner.
Anders Kron är konsult på Andersson och Bydler i Stockholm och en av författarna till den nyligen utkomna boken Inköp i förändring. Han arbetar med att stödja offentliga organisationers förändringsprocesser.
– Många myndigheter arbetar i dag med att strama upp sina inköpsrutiner. Det handlar om att få bättre grepp om vem som får beställa, men framförallt varifrån beställningar ska göras.
Småköpen kostar
Krister Thorell i Norrköping bekräftar den bild som Anders Kron ger när han säger att det under senare år har vuxit fram ett allt större behov av styra upp inköpsprocessen.
– Medvetenheten om vad det kostar i både tid och pengar när medarbetare gör mängder av småköp på stan har helt klart blivit mycket större.
I hans egen region är det framför allt Linköpings kommun som har tagit tag i frågan. Kommunen driver ett inköpsprojekt som startade för ungefär tre år sedan. Syftet är att få en inköpsorganisation på plats.
Ett av inslagen i arbetet har varit att lägga ut inköpsansvaret på olika personer med skilda behörigheter. I dag har kommunen fördelat arbetet mellan inköpsansvariga, inköpssamordnare och inköpsbehöriga.
De inköpsansvariga har som uppgift att samordna inköpen för en hel förvaltning medan inköpssamordnarna samordnar inköpsverksamheten på en enskild enhet. Avropen sköts sedan av inköpsbehöriga ute i verksamheten. Det kan till exempel vara en assistent på en förskola eller inom äldreomsorgen. De är aktivt utsedda och har alltså fått rätten att avropa.
– De här funktionerna saknades tidigare. Genom att tajta till organisationen och lägga ut ansvaret för avropen i organisationen på särskilt utsedda personer får man bättre kontroll över inköpen, förklarar Krister Thorell.
Tydliga rutiner
En snarlik uppbyggnad finns hos Transportstyrelsen. Myndigheten startade sin verksamhet 2009 och Robert Alexanderson utsågs till upphandlingschef.
Redan från början var det klart att upphandlingsenheten bara skulle syssla med upphandling, inte med inköp. Inköp och avrop skulle skötas av verksamheten, med visst stöd av upphandlingsenheten.
Robert Alexanderson, upphandlingschef, Transportstyrelsen
Särskilda inköpssamordnare tillsattes ute på avdelningarna. De fungerar som kontaktpersoner och som en länk mellan den centrala upphandlingsfunktionen och verksamheten. De ska också bistå verksamheten med inköp och avrop. Avdelningarna fick själva tillsätta sina inköpssamordnare.
Nu är organisationen på plats och nästa uppgift blir att se över myndighetens hela anskaffningsprocess.
– Det viktigaste är kanske inte att man har si eller så många beställare utan att man stramar upp rutinerna. Att man fokuserar på hela anskaffningsprocessen. I det ingår att göra klart vem som får beställa vad och varifrån, säger Robert Alexanderson.
Ekonomin tvingar fram effektiva inköp
Att tjänsteproducerande organisationer tar ett fastare grepp om sina inköp på det sätt som Linköpings kommun och Transportstyrelsen har gjort är en process som har pågått i det offentliga Sverige med olika grad av intensitet under de senaste tio åren.
– I takt med att de ekonomiska ramarna har blivit allt snävare har man helt enkelt inte råd att avstå från att ta hem de effektivitetspotentialer som ligger i bättre inköpsrutiner, säger Anders Kron.
Ambitionen att skapa bättre beställningsrutiner har tagit sig olika uttryck genom åren.
För tio år sedan handlades det fortfarande lite hur och var som helst i många organisationer.
Det beteendet försökte man begränsa genom att centralisera inköpen.
Nu sker en decentralisering av ansvaret för avrop samtidigt som ansvaret för upphandlingar, rutiner, processer och uppföljning behålls och utvecklas på central nivå.
– Man vill inte längre avropa centralt. Det är inte effektivt. I stället för man ut beställningsansvaret i organisationen, men i mer organiserade former än tidigare och ofta med stöd av teknik, säger Anders Kron.
Utvalda inköpare
Jan Schönbeck är upphandlingschef på Trafikverket. Dit kom han från Skatteverket där han var med och styrde upp inköpsprocessen. Hans erfarenhet från det projektet är att beställningsarbetet ute i verksamheten fungerar snabbare och bättre med särskilt utsedda inköpsassistenter.
– Vi började med att ge hela organisationen möjlighet att beställa men det visade sig vara svårt att få så många att lära sig systemet och rutinerna. Det blev mycket enklare att använda sig av utsedda inköpsassistenter, berättar han.
Nu ska han göra samma resa igen. Denna gång med Trafikverket Ett projektteam är nyligen tillsatt som ska styra upp inköpsprocessen inom organisationen.
– I dag finns utrymme att göra vilda inköp inom Trafikverket. Det ska bort och på sikt ska vi börja beställa via ett inköpssystem.
Jan Schönbeck, upphandlingschef, Trafikverket
Även om inköpssystem fortfarande saknas i många organisationer finns de på agendan, och många räknar med att ha ett eller flera system på plats inom överskådlig framtid. Att föra in it-stöd får konsekvenser, bland annat för antalet beställare i organisationen. De blir i nästan alla fall färre eftersom det krävs att den personal som hanterar systemet är utbildad i systemhantering.
– En begränsning av antalet beställare är nödvändig eftersom både utbildning och licenser kostar pengar, förklarar Anders Kron.
Höjd inköpskompetens
Med färre beställare är det också enklare att höja inköpskompetensen. Genom utbildning och erfarenhet ökar kunskapen om vilka avtal organisationen som gäller och vilken kvalitet inköpen ska hålla. Personalen får också en orientering i Lagen om offentlig upphandling. Linköpings kommun har utbildat de inköpsansvariga för att utveckla bättre inköpsrutiner.
Krister Thorell, upphandlingschef, Fjärde Storstadsregionen
– Syftet med att få en inköpsorganisation på plats är ju att begränsa köpen utanför avtal och att öka köptroheten. Man kommer ganska långt med att skapa rutiner för vem som ska göra vad, men bästa sättet att strama upp processen är att införa e-handel. Det kommer man också att göra i Linköping, säger Krister Thorell.
Färre leverantörer
Införandet av it-system begränsar antalet beställare men tvingar också fram ett visst beteende i organisationen. Det leder till att alla som avropar gör på samma sätt. Beställningar styrs mot de avtal som ligger i systemet och i stället för att man köper från mängder av olika leverantörer kan man kanske komma ner till så få som två eller tre. Det sker med hjälp av de tvingande strukturer som införs via inköpssystemet.
– Det blir i längden mer kostnadseffektivt. Genom samordnade inköp uppstår helt nya möjligheter att pressa priser och strömlinjeforma rutiner och processer, förklarar Anders Kron.
Hur många beställare som bör finnas i en organisation är en avvägningsfråga som avgörs av den lokala situationen, menar Anders Kron.
– Man får alltid anpassa sig efter situationen men det bör finnas en beställare per kontor.
Minskad frihet
I Linköping är de inköpsbehöriga ungefär tusen stycken. Inledningsvis planerade man för cirka 600–700, men man upptäckte efter en tid att det blev svårt att få till en effektiv organisation med färre beställare än de tusen som i dag har rätten att handla.
– Färre inköpsbehöriga skulle dessutom kräva stora omorganisationer och det valdes bort. I stället anpassades inköpsorganisationen efter verksamhetens utseende, säger Krister Thorell.
När striktare inköpsrutiner utvecklas kan de upplevas som begränsande. Speciellt när de backas upp av it-stöd. Medarbetare kan känna att de får minskad frihet.
– Det gäller särskilt på avdelningschefsnivå där man har haft budgetansvar men inte längre får handla var man vill. Därför gäller det att sälja in nyttan med de nya rutinerna för hela organisationen, säger Anders Kron.
Visst motstånd
Jan Schönbeck på Trafikverket är inne på samma spår. Med striktare rutiner och systemstöd på plats uppstår lätt ett motstånd som måste övervinnas.
– Är man van att lyfta på luren och ringa till sin leverantör är ju det betydligt enklare och kvickare än att gå via ett system och skriva en inköpsorder som ska attesteras. Det kräver disciplin att byta vanor. Att se till att det alltid finns varor och tjänster i systemet blir dessutom ytterligare en utmaning för organisationen.
Robert Alexanderson har länge varit intresserad av hur en organisations anskaffningsprocess kan förbättras och stramas upp. Han har sett olika ambitiösa satsningar som har haft viss framgång, men också projekt som av olika skäl har avsomnat.
– Nu börjar det hända saker runt om i många organisationer. Allt fler börjar se över sina inköpsrutiner. Men för att ett sådant arbete ska bli riktigt bra gäller det att se till hela anskaffningsprocessen, inte bara den ena eller andra funktionen.
– Och det kräver också att upphandling och inköp börjar ses som de strategiska funktioner de är i dagens organisationer.
– Jag brukar säga att två heltidstjänster från Linköpings och Norrköpings kommuner ständigt är på Ikea och handlar å kommunens vägnar, ironiserar Krister Thorell.
Han är upphandlingschef på Upphandlingscenter i Fjärde Storstadsregionen som är ett samarbete mellan Norrköpings och Linköpings kommuner.
Att minska småköpen är ett bland flera skäl till att många organisationer har börjat se över sina inköpsprocesser och beställningsrutiner.
Anders Kron är konsult på Andersson och Bydler i Stockholm och en av författarna till den nyligen utkomna boken Inköp i förändring. Han arbetar med att stödja offentliga organisationers förändringsprocesser.
– Många myndigheter arbetar i dag med att strama upp sina inköpsrutiner. Det handlar om att få bättre grepp om vem som får beställa, men framförallt varifrån beställningar ska göras.
Småköpen kostar
Krister Thorell i Norrköping bekräftar den bild som Anders Kron ger när han säger att det under senare år har vuxit fram ett allt större behov av styra upp inköpsprocessen.
– Medvetenheten om vad det kostar i både tid och pengar när medarbetare gör mängder av småköp på stan har helt klart blivit mycket större.
I hans egen region är det framför allt Linköpings kommun som har tagit tag i frågan. Kommunen driver ett inköpsprojekt som startade för ungefär tre år sedan. Syftet är att få en inköpsorganisation på plats.
Ett av inslagen i arbetet har varit att lägga ut inköpsansvaret på olika personer med skilda behörigheter. I dag har kommunen fördelat arbetet mellan inköpsansvariga, inköpssamordnare och inköpsbehöriga.
De inköpsansvariga har som uppgift att samordna inköpen för en hel förvaltning medan inköpssamordnarna samordnar inköpsverksamheten på en enskild enhet. Avropen sköts sedan av inköpsbehöriga ute i verksamheten. Det kan till exempel vara en assistent på en förskola eller inom äldreomsorgen. De är aktivt utsedda och har alltså fått rätten att avropa.
– De här funktionerna saknades tidigare. Genom att tajta till organisationen och lägga ut ansvaret för avropen i organisationen på särskilt utsedda personer får man bättre kontroll över inköpen, förklarar Krister Thorell.
Tydliga rutiner
En snarlik uppbyggnad finns hos Transportstyrelsen. Myndigheten startade sin verksamhet 2009 och Robert Alexanderson utsågs till upphandlingschef.
Redan från början var det klart att upphandlingsenheten bara skulle syssla med upphandling, inte med inköp. Inköp och avrop skulle skötas av verksamheten, med visst stöd av upphandlingsenheten.
”Viktigt att göra klart vem som får beställa vad och varifrån”
Robert Alexanderson, upphandlingschef, TransportstyrelsenSärskilda inköpssamordnare tillsattes ute på avdelningarna. De fungerar som kontaktpersoner och som en länk mellan den centrala upphandlingsfunktionen och verksamheten. De ska också bistå verksamheten med inköp och avrop. Avdelningarna fick själva tillsätta sina inköpssamordnare.
Nu är organisationen på plats och nästa uppgift blir att se över myndighetens hela anskaffningsprocess.
– Det viktigaste är kanske inte att man har si eller så många beställare utan att man stramar upp rutinerna. Att man fokuserar på hela anskaffningsprocessen. I det ingår att göra klart vem som får beställa vad och varifrån, säger Robert Alexanderson.
Ekonomin tvingar fram effektiva inköp
Att tjänsteproducerande organisationer tar ett fastare grepp om sina inköp på det sätt som Linköpings kommun och Transportstyrelsen har gjort är en process som har pågått i det offentliga Sverige med olika grad av intensitet under de senaste tio åren.
– I takt med att de ekonomiska ramarna har blivit allt snävare har man helt enkelt inte råd att avstå från att ta hem de effektivitetspotentialer som ligger i bättre inköpsrutiner, säger Anders Kron.
Ambitionen att skapa bättre beställningsrutiner har tagit sig olika uttryck genom åren.
För tio år sedan handlades det fortfarande lite hur och var som helst i många organisationer.
Det beteendet försökte man begränsa genom att centralisera inköpen.
”Snäva ekonomiska ramar tvingar fram bättre inköpsrutiner”
Anders Kron, konsult och författareNu sker en decentralisering av ansvaret för avrop samtidigt som ansvaret för upphandlingar, rutiner, processer och uppföljning behålls och utvecklas på central nivå.
– Man vill inte längre avropa centralt. Det är inte effektivt. I stället för man ut beställningsansvaret i organisationen, men i mer organiserade former än tidigare och ofta med stöd av teknik, säger Anders Kron.
Utvalda inköpare
Jan Schönbeck är upphandlingschef på Trafikverket. Dit kom han från Skatteverket där han var med och styrde upp inköpsprocessen. Hans erfarenhet från det projektet är att beställningsarbetet ute i verksamheten fungerar snabbare och bättre med särskilt utsedda inköpsassistenter.
– Vi började med att ge hela organisationen möjlighet att beställa men det visade sig vara svårt att få så många att lära sig systemet och rutinerna. Det blev mycket enklare att använda sig av utsedda inköpsassistenter, berättar han.
Nu ska han göra samma resa igen. Denna gång med Trafikverket Ett projektteam är nyligen tillsatt som ska styra upp inköpsprocessen inom organisationen.
– I dag finns utrymme att göra vilda inköp inom Trafikverket. Det ska bort och på sikt ska vi börja beställa via ett inköpssystem.
”Det blev mycket enklare att använda sig av inköpsassistenter”
Jan Schönbeck, upphandlingschef, TrafikverketÄven om inköpssystem fortfarande saknas i många organisationer finns de på agendan, och många räknar med att ha ett eller flera system på plats inom överskådlig framtid. Att föra in it-stöd får konsekvenser, bland annat för antalet beställare i organisationen. De blir i nästan alla fall färre eftersom det krävs att den personal som hanterar systemet är utbildad i systemhantering.
– En begränsning av antalet beställare är nödvändig eftersom både utbildning och licenser kostar pengar, förklarar Anders Kron.
Höjd inköpskompetens
Med färre beställare är det också enklare att höja inköpskompetensen. Genom utbildning och erfarenhet ökar kunskapen om vilka avtal organisationen som gäller och vilken kvalitet inköpen ska hålla. Personalen får också en orientering i Lagen om offentlig upphandling. Linköpings kommun har utbildat de inköpsansvariga för att utveckla bättre inköpsrutiner.
”Bästa sättet att strama upp processen är att införa e-handel”
Krister Thorell, upphandlingschef, Fjärde Storstadsregionen– Syftet med att få en inköpsorganisation på plats är ju att begränsa köpen utanför avtal och att öka köptroheten. Man kommer ganska långt med att skapa rutiner för vem som ska göra vad, men bästa sättet att strama upp processen är att införa e-handel. Det kommer man också att göra i Linköping, säger Krister Thorell.
Färre leverantörer
Införandet av it-system begränsar antalet beställare men tvingar också fram ett visst beteende i organisationen. Det leder till att alla som avropar gör på samma sätt. Beställningar styrs mot de avtal som ligger i systemet och i stället för att man köper från mängder av olika leverantörer kan man kanske komma ner till så få som två eller tre. Det sker med hjälp av de tvingande strukturer som införs via inköpssystemet.
– Det blir i längden mer kostnadseffektivt. Genom samordnade inköp uppstår helt nya möjligheter att pressa priser och strömlinjeforma rutiner och processer, förklarar Anders Kron.
Hur många beställare som bör finnas i en organisation är en avvägningsfråga som avgörs av den lokala situationen, menar Anders Kron.
– Man får alltid anpassa sig efter situationen men det bör finnas en beställare per kontor.
Minskad frihet
I Linköping är de inköpsbehöriga ungefär tusen stycken. Inledningsvis planerade man för cirka 600–700, men man upptäckte efter en tid att det blev svårt att få till en effektiv organisation med färre beställare än de tusen som i dag har rätten att handla.
– Färre inköpsbehöriga skulle dessutom kräva stora omorganisationer och det valdes bort. I stället anpassades inköpsorganisationen efter verksamhetens utseende, säger Krister Thorell.
När striktare inköpsrutiner utvecklas kan de upplevas som begränsande. Speciellt när de backas upp av it-stöd. Medarbetare kan känna att de får minskad frihet.
– Det gäller särskilt på avdelningschefsnivå där man har haft budgetansvar men inte längre får handla var man vill. Därför gäller det att sälja in nyttan med de nya rutinerna för hela organisationen, säger Anders Kron.
Visst motstånd
Jan Schönbeck på Trafikverket är inne på samma spår. Med striktare rutiner och systemstöd på plats uppstår lätt ett motstånd som måste övervinnas.
– Är man van att lyfta på luren och ringa till sin leverantör är ju det betydligt enklare och kvickare än att gå via ett system och skriva en inköpsorder som ska attesteras. Det kräver disciplin att byta vanor. Att se till att det alltid finns varor och tjänster i systemet blir dessutom ytterligare en utmaning för organisationen.
Robert Alexanderson har länge varit intresserad av hur en organisations anskaffningsprocess kan förbättras och stramas upp. Han har sett olika ambitiösa satsningar som har haft viss framgång, men också projekt som av olika skäl har avsomnat.
– Nu börjar det hända saker runt om i många organisationer. Allt fler börjar se över sina inköpsrutiner. Men för att ett sådant arbete ska bli riktigt bra gäller det att se till hela anskaffningsprocessen, inte bara den ena eller andra funktionen.
– Och det kräver också att upphandling och inköp börjar ses som de strategiska funktioner de är i dagens organisationer.
