Bättre styrning ger bättre affärer. I Botkyrka har upphandlingschefen Anders Kuylser dragit igång ett projekt som ska ge kommunen en ny och modern inköpsprocess. Kommunens arbete är ett tydligt exempel på den offentliga sektorns ökade medvetenhet om behovet av styrning när det gäller inköp och beställningar.
– Med nya rutiner ska vi skapa bättre ordning och reda så att vi bara handlar från avtalsleverantörer. Alla andra köp kommer vi att se som avvikelser. Några otilllåtna direktupphandlingar ska vi inte ha, säger Anders Kuylser.
Förstudie lade grunden
Han framhåller hur viktigt det är att göra en ordentlig förstudie inför ett sådant här stort projekt. Både kostnadskalkyl och projektplan baseras på förstudien.
– Det är en framgångsfaktor och ett tillvägagångssätt som vi har använt här i Botkyrka.
Kalkylerna ska visa att bättre styrning av inköpen ger bättre affärer.
– Det finns stora besparingar att göra via avtalstrohet men också genom att utveckla kommunen till en framåt beställare av varor och tjänster.
Den inköpsprocess som läggs fast i kommunen ska stödjas av ett it-verktyg, lämpligt för en decentraliserad organisation. En inbjudan till upphandling av it-stöd via konkurrenspräglad dialog gick därför ut i mitten av december.
– Eftersom vi ska titta på organisationens hela behov tycker vi att det är lämpligt att ha en dialog med leverantörerna. Inget stöd klarar allt och vi vill föra diskussioner utifrån den processkartläggning som vi har gjort och komma fram till vilka lösningar som är de bästa.
Den pågående processkartläggningen handlar om att ta reda på hur förvaltningarna jobbar i dag. Arbetet pågår inom två förvaltningar och ytterligare två är på väg in. De fyra förvaltningarna ska sedan fungera som projektets piloter. Hela projektet ska vara i hamn under 2013.
Alert köpare. – Det finns stora besparingar att göra genom att utveckla kommunen till en framåt beställare, säger Anders Kuysler, upphandlingschef.
Innan Anders Kuylser kom till Botkyrka jobbade han som upphandlingschef i Södertälje. Där var han med och utförde ett likartat projekt som det Botkyrka nu står inför. Med sig i bagaget har han en uppsjö av erfarenheter som kommer väl till pass.
– Det är oerhört väsentligt att ha rätt personer på plats ute i organisationen. Annars fungerar inte inköpsprocessen som det är tänkt. Beställarna har en nyckelroll och därför kommer vi att se till att de blir certifierade.
De certifierade beställarna får mandat att utföra avrop. De ska utbildas i hur beställningssystemet används, vad de får göra enligt lag och vad kommunens eget regelverk säger. Certifieringen ska starta under våren och inledningsvis utbildas medarbetare på de enheter som ska fungera som projektets piloter. Utbildningen omfattar ungefär en halv dag. Vilka som ska få uppdraget, och hur många de blir, beslutas via en diskussion mellan projektledningen, respektive förvaltning och berörda enhetschefer.
– Vi kommer att föra resonemang med enhetscheferna för att få till en lösning som fungerar så praktiskt och bra som möjligt för personalen. Utgångspunkten är att det ska vara enkelt att göra beställningar, säger Anders Kuylser.
Dialog med beställaren
För att få till den här enkelheten tittar man via processkartläggningen på vilka som beställer idag och vilka eventuella samordningar som kan göras.
– Men som sagt, det får inte bli för komplicerat för medarbetarna. Ett arbetslag på en skola måste givetvis kunna planera inför en terminsstart utan att det blir för komplext att få hem material. Men inköpen bör ske i dialog med en beställare som kan vara med i diskussionen kring vilka produkter som kan väljas.
Med en fastställd inköpsprocess och certifierade beställare ökar verksamhetens beställarkompetens och på sikt ser också Anders Kuylser att det kommer att underlätta upphandlarnas arbete.
– Upphandlarna kommer att få tillgång till referensgrupper med bättre överblick och större kompetens när det är dags att upphandla.
– Med nya rutiner ska vi skapa bättre ordning och reda så att vi bara handlar från avtalsleverantörer. Alla andra köp kommer vi att se som avvikelser. Några otilllåtna direktupphandlingar ska vi inte ha, säger Anders Kuylser.
Förstudie lade grunden
Han framhåller hur viktigt det är att göra en ordentlig förstudie inför ett sådant här stort projekt. Både kostnadskalkyl och projektplan baseras på förstudien.
– Det är en framgångsfaktor och ett tillvägagångssätt som vi har använt här i Botkyrka.
Kalkylerna ska visa att bättre styrning av inköpen ger bättre affärer.
– Det finns stora besparingar att göra via avtalstrohet men också genom att utveckla kommunen till en framåt beställare av varor och tjänster.
Den inköpsprocess som läggs fast i kommunen ska stödjas av ett it-verktyg, lämpligt för en decentraliserad organisation. En inbjudan till upphandling av it-stöd via konkurrenspräglad dialog gick därför ut i mitten av december.
– Eftersom vi ska titta på organisationens hela behov tycker vi att det är lämpligt att ha en dialog med leverantörerna. Inget stöd klarar allt och vi vill föra diskussioner utifrån den processkartläggning som vi har gjort och komma fram till vilka lösningar som är de bästa.
Den pågående processkartläggningen handlar om att ta reda på hur förvaltningarna jobbar i dag. Arbetet pågår inom två förvaltningar och ytterligare två är på väg in. De fyra förvaltningarna ska sedan fungera som projektets piloter. Hela projektet ska vara i hamn under 2013.
Innan Anders Kuylser kom till Botkyrka jobbade han som upphandlingschef i Södertälje. Där var han med och utförde ett likartat projekt som det Botkyrka nu står inför. Med sig i bagaget har han en uppsjö av erfarenheter som kommer väl till pass.
– Det är oerhört väsentligt att ha rätt personer på plats ute i organisationen. Annars fungerar inte inköpsprocessen som det är tänkt. Beställarna har en nyckelroll och därför kommer vi att se till att de blir certifierade.
De certifierade beställarna får mandat att utföra avrop. De ska utbildas i hur beställningssystemet används, vad de får göra enligt lag och vad kommunens eget regelverk säger. Certifieringen ska starta under våren och inledningsvis utbildas medarbetare på de enheter som ska fungera som projektets piloter. Utbildningen omfattar ungefär en halv dag. Vilka som ska få uppdraget, och hur många de blir, beslutas via en diskussion mellan projektledningen, respektive förvaltning och berörda enhetschefer.
– Vi kommer att föra resonemang med enhetscheferna för att få till en lösning som fungerar så praktiskt och bra som möjligt för personalen. Utgångspunkten är att det ska vara enkelt att göra beställningar, säger Anders Kuylser.
Dialog med beställaren
För att få till den här enkelheten tittar man via processkartläggningen på vilka som beställer idag och vilka eventuella samordningar som kan göras.
– Men som sagt, det får inte bli för komplicerat för medarbetarna. Ett arbetslag på en skola måste givetvis kunna planera inför en terminsstart utan att det blir för komplext att få hem material. Men inköpen bör ske i dialog med en beställare som kan vara med i diskussionen kring vilka produkter som kan väljas.
Med en fastställd inköpsprocess och certifierade beställare ökar verksamhetens beställarkompetens och på sikt ser också Anders Kuylser att det kommer att underlätta upphandlarnas arbete.
– Upphandlarna kommer att få tillgång till referensgrupper med bättre överblick och större kompetens när det är dags att upphandla.
