– Tidigare rådde faktiskt lite av vilda västern i Sandviken när det gällde inköp. Men för tre år sedan började kommunens förra inköpschef att utveckla en inköpsorganisation. Han gjorde ett omfattande arbete, säger Kirsi Karlsson, ny inköpschef sedan augusti.
Kirsi Karlsson jobbade fram till 2003 i det privata näringslivet. Efter sju år i offentlig sektor ser hon nu hur den offentliga sektorn går samma väg som den privata tidigare har gått i sitt sätt att se på och arbeta med inköpsfrågor. Det finns en strävan att ta kontroll över en spretig situation. I Sandviken inleddes arbetet med skärpta inköpsrutinerna av hennes företrädare.
Sandviken ligger strax väster om Gävle. Här finns 37 000 invånare och kommunen sysselsätter cirka 3 000 av dem. Ortens stora tungviktare är det globalt verksamma företaget Sandvik.
För många beställare
Den organisation som Kirsi Karlsson har tagit över har en inköpssamordnare per förvaltning.
Inköpskontoret har kontinuerliga möten med samordnarna där de går igenom kommande och avslutade upphandlingar. Man tar även upp andra nyheter inom området.
Inköpssamordnarna ansvarar för att föra ut informationen i den egna förvaltningen. Samma information ska dessutom alltid finnas åtkomlig på kommunens intranät.
Inköpssamordnarna ansvarar för de större inköp som görs på förvaltningens olika avdelningar. Under inköpssamordnarna sorterar 79 namngivna beställare utspridda i verksamheten. Flest beställningar görs inom resor, kontorsmaterial och köksutrustning och många beställare finns ute i kök och på skolor. Även medarbetare med budgetansvar har rätt att lägga beställningar.
– Jag är visserligen relativt ny på min post men kan redan nu säga att jag tycker att det är för många i kommunen som har rätt att göra beställningar, säger Kirsi Karlsson.
Antalet beställare grundas just nu på avdelningarnas egen uppskattning.
– Har man så många beställare i en verksamhet av den här storleken är frågan om de har rätt kompetens. Beställer de på rätt sätt? Ett tecken på det är att vi får många frågor från verksamheten som undrar var den ska vända sig med sina beställningar.
Inget e-handelssystem
I dag sker avropen via telefon, fax eller mejl. Det är ett stort dilemma för inköpsavdelningen som har svårt att göra uppföljningar.
– Det blir mycket pyssel när vi ska få ihop informationsunderlag inför förhandlingar.
Kommunen har inget e-handelssystem men ligger långt framme när det gäller e-tjänster och ett inköpssystem ligger definitivt i pipeline. Men ett visst it-stöd finns ändå till upphandlarnas hjälp i form av ett egenproducerat direktupphandlingssystem .
– När det så småningom är dags att införa ett inköpssystem minskar vi sannolikt antalet personer som får lägga beställningar, förklarar Kirsi Karlsson.
Kunskap nödvändigt
Färre antalet beställare gör det lättare att upprätthålla en viss kompetens.
– Kunskapen är viktig för att man som beställare ska kunna ställa rätt frågor till leverantören. Ibland måste man också vara ifrågasättande. Det är svårt utan rätt kunskap.
Trots brister i inköpsorganisationen är Kirsi Karlsson nöjd.
– När jag tittade på den senaste uppföljningen av avtalslojaliteten var den 90 procent. Det är bra.
Kirsi Karlsson jobbade fram till 2003 i det privata näringslivet. Efter sju år i offentlig sektor ser hon nu hur den offentliga sektorn går samma väg som den privata tidigare har gått i sitt sätt att se på och arbeta med inköpsfrågor. Det finns en strävan att ta kontroll över en spretig situation. I Sandviken inleddes arbetet med skärpta inköpsrutinerna av hennes företrädare.
Sandviken ligger strax väster om Gävle. Här finns 37 000 invånare och kommunen sysselsätter cirka 3 000 av dem. Ortens stora tungviktare är det globalt verksamma företaget Sandvik.
För många beställare
Den organisation som Kirsi Karlsson har tagit över har en inköpssamordnare per förvaltning.
Inköpskontoret har kontinuerliga möten med samordnarna där de går igenom kommande och avslutade upphandlingar. Man tar även upp andra nyheter inom området.
Inköpssamordnarna ansvarar för att föra ut informationen i den egna förvaltningen. Samma information ska dessutom alltid finnas åtkomlig på kommunens intranät.
”Jag kan redan nu säga att det är för många som har rätt att göra beställningar”
Kirsi Karlsson, InköpschefInköpssamordnarna ansvarar för de större inköp som görs på förvaltningens olika avdelningar. Under inköpssamordnarna sorterar 79 namngivna beställare utspridda i verksamheten. Flest beställningar görs inom resor, kontorsmaterial och köksutrustning och många beställare finns ute i kök och på skolor. Även medarbetare med budgetansvar har rätt att lägga beställningar.
– Jag är visserligen relativt ny på min post men kan redan nu säga att jag tycker att det är för många i kommunen som har rätt att göra beställningar, säger Kirsi Karlsson.
Antalet beställare grundas just nu på avdelningarnas egen uppskattning.
– Har man så många beställare i en verksamhet av den här storleken är frågan om de har rätt kompetens. Beställer de på rätt sätt? Ett tecken på det är att vi får många frågor från verksamheten som undrar var den ska vända sig med sina beställningar.
Inget e-handelssystem
I dag sker avropen via telefon, fax eller mejl. Det är ett stort dilemma för inköpsavdelningen som har svårt att göra uppföljningar.
– Det blir mycket pyssel när vi ska få ihop informationsunderlag inför förhandlingar.
Kommunen har inget e-handelssystem men ligger långt framme när det gäller e-tjänster och ett inköpssystem ligger definitivt i pipeline. Men ett visst it-stöd finns ändå till upphandlarnas hjälp i form av ett egenproducerat direktupphandlingssystem .
– När det så småningom är dags att införa ett inköpssystem minskar vi sannolikt antalet personer som får lägga beställningar, förklarar Kirsi Karlsson.
Kunskap nödvändigt
Färre antalet beställare gör det lättare att upprätthålla en viss kompetens.
– Kunskapen är viktig för att man som beställare ska kunna ställa rätt frågor till leverantören. Ibland måste man också vara ifrågasättande. Det är svårt utan rätt kunskap.
Trots brister i inköpsorganisationen är Kirsi Karlsson nöjd.
– När jag tittade på den senaste uppföljningen av avtalslojaliteten var den 90 procent. Det är bra.
