– Leverantörerna ger oss viktiga insikter som vi har nytta av inför kommande upphandlingar. Vi har blivit mer professionella, säger Lena Isokivelä, tillförordnad uppdragschef i Gävle.
I Gävle kommun är ungefär hälften av hemtjänsten utlagd på entreprenad. Det samma gäller för cirka 20 procent av kommunens särskilda boenden. Uppdragen fördelar sig just nu på tre olika leverantörer. I de senaste upphandlingarna har kommunen valt att vikta kvalitet och pris mot varandra vid val av leverantörer.
– Redan när vi började arbeta med viktning kände vi att det var viktigt att tydligt och klart visa hur vi hade resonerat och varför vi valde vissa leverantörer framför andra. Vi ville vara transparenta och förklara hur vi hade gjort våra bedömningar. Därför beslöt vi oss för att bjuda in samtliga leverantörer på uppföljningsmöte.
Det säger Lena Isokivelä som är tillförordnad uppdragschef och arbetar på Uppdragsenheten, Omvårdnad i Gävle kommun. Hon berättar att responsen på inbjudningarna har varit mycket positiv och att samtliga leverantörer har deltagit i mötena.
Träffarna har hållits separat med de olika leverantörerna för att samtalet ska kunna flyta så fritt som möjligt.
– Bakgrunden till att vi bjöd in till de här mötena var dels att vi ville förklara hur vi hade tänkt när vi gjorde vår bedömning. Dels ville vi visa vad som hade varit bra och mindre bra i leverantörens anbud.
– Men ganska snart visade det sig att även vi lärde oss väldigt mycket för egen del. Leverantörerna ger oss viktiga insikter som vi har nytta av inför kommande upphandlingar. Det har gjort oss mer professionella, säger Lena Isokivelä.
Möten har lett till förändringar
Via mötena har hon och hennes kollegor fått en bättre bild av vilka frågor som har fungerat bra men också vilka frågor leverantörerna haft svårt att besvara.
Det har lett till att vissa förändringar i senare upphandlingar.
– När det gäller frågorna och hur de ska formuleras gäller det att vara på sin vakt. Vi försöker ju förstås alltid att vara så tydliga som möjligt, men ibland dyker det upp ”Gävle-uttryck” som inte är självklara för alla leverantörer. Sådant kan vi fånga upp och reda ut i våra gemensamma samtal, säger Lena Isokivelä.
Enkäter som komplement
Det positiva resultatet av utvärderingarna har lett till nya funderingar på hur mötena skulle kunna utvecklas och bli ännu bättre.
Lena Isokivelä och hennes kollegor funderar på att börja använda enkäter som skickas ut till leverantörerna för att få ett ännu bättre grepp om vad som har varit bra respektive mindre bra med upphandlingen.
Men Lena Isokivelä tror ändå inte att enkäter kan ersätta träffarna med leverantörerna, snarare fungera som ett komplement till de möten som hålls idag.
– Hittills har det mest handlat om att vi har tagit noteringar under ganska informella träffar. Med stöd av enkäter kan vi förhoppningsvis få ännu bättre struktur på mötena. Men vi kommer inte att sluta träffa leverantörerna öga mot öga för att prata. Dels lär vi känna varandra, dels är det bästa sättet att få ny kunskap. Det ger helt andra resultat än att bara använda enkäter.
I Gävle kommun är ungefär hälften av hemtjänsten utlagd på entreprenad. Det samma gäller för cirka 20 procent av kommunens särskilda boenden. Uppdragen fördelar sig just nu på tre olika leverantörer. I de senaste upphandlingarna har kommunen valt att vikta kvalitet och pris mot varandra vid val av leverantörer.
– Redan när vi började arbeta med viktning kände vi att det var viktigt att tydligt och klart visa hur vi hade resonerat och varför vi valde vissa leverantörer framför andra. Vi ville vara transparenta och förklara hur vi hade gjort våra bedömningar. Därför beslöt vi oss för att bjuda in samtliga leverantörer på uppföljningsmöte.
Det säger Lena Isokivelä som är tillförordnad uppdragschef och arbetar på Uppdragsenheten, Omvårdnad i Gävle kommun. Hon berättar att responsen på inbjudningarna har varit mycket positiv och att samtliga leverantörer har deltagit i mötena.
Träffarna har hållits separat med de olika leverantörerna för att samtalet ska kunna flyta så fritt som möjligt.
– Bakgrunden till att vi bjöd in till de här mötena var dels att vi ville förklara hur vi hade tänkt när vi gjorde vår bedömning. Dels ville vi visa vad som hade varit bra och mindre bra i leverantörens anbud.
– Men ganska snart visade det sig att även vi lärde oss väldigt mycket för egen del. Leverantörerna ger oss viktiga insikter som vi har nytta av inför kommande upphandlingar. Det har gjort oss mer professionella, säger Lena Isokivelä.
Möten har lett till förändringar
Via mötena har hon och hennes kollegor fått en bättre bild av vilka frågor som har fungerat bra men också vilka frågor leverantörerna haft svårt att besvara.
Det har lett till att vissa förändringar i senare upphandlingar.
– När det gäller frågorna och hur de ska formuleras gäller det att vara på sin vakt. Vi försöker ju förstås alltid att vara så tydliga som möjligt, men ibland dyker det upp ”Gävle-uttryck” som inte är självklara för alla leverantörer. Sådant kan vi fånga upp och reda ut i våra gemensamma samtal, säger Lena Isokivelä.
Enkäter som komplement
Det positiva resultatet av utvärderingarna har lett till nya funderingar på hur mötena skulle kunna utvecklas och bli ännu bättre.
Lena Isokivelä och hennes kollegor funderar på att börja använda enkäter som skickas ut till leverantörerna för att få ett ännu bättre grepp om vad som har varit bra respektive mindre bra med upphandlingen.
Men Lena Isokivelä tror ändå inte att enkäter kan ersätta träffarna med leverantörerna, snarare fungera som ett komplement till de möten som hålls idag.
– Hittills har det mest handlat om att vi har tagit noteringar under ganska informella träffar. Med stöd av enkäter kan vi förhoppningsvis få ännu bättre struktur på mötena. Men vi kommer inte att sluta träffa leverantörerna öga mot öga för att prata. Dels lär vi känna varandra, dels är det bästa sättet att få ny kunskap. Det ger helt andra resultat än att bara använda enkäter.
