- Upphandling24:

Förberedelse är nyckeln i Järfälla

Av

Kiarash Kaffashpour.
Kiarash Kaffashpour.
– Även den bäste upphandlare har sina begränsningar. Därför är det viktigt att tänka igenom vilka krav som ska ställas i förfrågningsunderlaget tillsammans med dem som kan saken bäst, säger Kiarash Kaffashpour.

Kiarash Kaffashpour i Järfälla är specialiserad på inköp som rör fastighetsfrågor. Han sitter på plan elva i kommunhuset med en milsvid utsikt över nejden. Vårljuset flödar in genom fönstren när han tar emot för att berätta om det ramavtal om brandlarmprovning, inklusive reparationer och utökning, som kommunen nyligen tecknade.

Ett av de viktigare inslagen i affären handlar om regelbundna uppföljningar, där både säkerhet och miljöfrågor kontrolleras. Men innan vi kommer in på det konkreta uppföljningsarbetet börjar Kiarash Kaffashpour med att prata om förarbetet.

– Ett bra uppföljningsarbete kräver alltid gedigna förberedelser, säger han.

I upphandlingen om brandlarm gjordes förberedelsearbetet bland annat av en larmtekniker och en miljöcontroller från Järfälla kommun och en försäkringsmäklare på Stockholmsregionens Försäkring.

Experter ställde kraven
Innan det slutgiltiga förfrågningsunderlaget sammanställdes fick larmteknikern precisera vilka krav som var lämpliga att ställa ur säkerhetsaspekt medan kommunens miljöcontroller preciserade miljökraven. Via en dialog med försäkringsmäklaren sattes rätt nivå på försäkringskraven.

– När experterna hade gått igenom och preciserat kraven kom jag in i bilden för att gå igenom underlaget med upphandlarens ögon och se till att det uppfyllde de krav som lagen ställer, förklarar Kiarash Kaffashpour.

Slutligen fick dessutom upphandlingschefen titta på underlaget.

– Att ett par extra ögon tittar på underlaget är alltid bra. Den som inte har varit med i processen kan oftare upptäcka om något saknas eller är oklart.

Uppföljningar med leverantören
Att uppföljningar skulle göras under avtalets löptid slogs fast redan i förfrågningsunderlaget för att leverantören ska kunna ta med det i sin kalkyl. I det här fallet handlar det om två kostnadsfria uppföljningsmöten rörande brandlarm som leverantören ska delta i. Mötena är planerade till två timmar per tillfälle. Det framgår också att leverantören ska delta i ett utbildnings- och uppföljningstillfälle per år som rör kommunens miljökrav.

Omfattningen på kommunens brandvarningsutrustning är stor. Det handlar om cirka 70 brandlarmsanläggningar och 4 000 detektorer. När Järfällas larmtekniker gör sina uppföljningar kontrollerar de att schemalagda och protokollförda kontroller av utrustningen har gjorts men också att de krav som har ställts i arbetsmiljöplanen efterlevs. Det handlar om att det ska finns samordnare för brandskyddsansvar, skyddsombud och former för löpande skyddsarbete.

I uppföljningen av miljökraven kontrolleras vad det sitter för batterier i brandlarmen, hur ofta de byts ut och att de uttjänta batterierna lämnas in som de ska.

– Eftersom entreprenören tar över kommunens ansvar måste uppföljningarna vara noggranna. Men hur ofta de ska ske och hur detaljerade de ska vara är en avvägningsfråga. Uppföljningen måste vara på en rimlig nivå. Vi får inte bli poliser, säger Kiarash Kaffashpour.

Viteskrav vid fel

Om en uppföljning visar att entreprenören inte lever upp till kraven får företaget en chans att rätta till felet. Här använder sig Järfälla kommun av ett viteskrav på 10 000 kronor i veckan i max tio veckor. Om felet inte har rättats till inom de tio veckorna infaller en hävningsklausul.

– Men vi är medvetna om att det kan vara svårt för en entreprenör att förstå alla krav och vi vill alltid ge dem en chans att rätta till eventuella fel. Vi vill inte fälla någon, snarare hjälpa till, säger Kiarash Kaffashpour.

Att följa upp behöver inte bli vare sig svårt eller dyrt.

– Nyckeln är att ställa rätt krav i förarbetet. Det gör man enklast genom att redan initialt ta hjälp av personer med rätt kunskap.



Mer sånt? Fyll i din e-post så får du Upphandling24:s nyhetsbrev gratis.

Please don't insert text in the box below! Please don't insert text in the box below! Villkor


Artikelkommentatorerna ansvarar själva för sina inlägg.

OBS! Läs dessa regler som gäller vid postning av inlägg.

Regler för inlägg i artikelforumet

Kommentatorn ansvarar själv för sina inlägg. Inlägg som innehåller diskriminerande uttalanden, personliga påhopp eller språk som kan uppfattas som stötande, kommer att tas bort av tjänstgörande redaktör. Även datorkrigsinlägg och inlägg som är utanför ämnet, kan tas bort.

IDG förbehåller sig dessutom rätten att i varje enskilt fall bedöma huruvida ett inlägg ska tas bort, även om det inte faller under någon av reglerna ovan.

Upprepat postande av olämpliga inlägg kan medföra avstängning från artikelforumen.

Frågor? Mejla till redaktören, carl.grape@idg.se.

Läs mer om vår policy i diskussionsforum

Blog comments powered by Disqus

Aktuella konferenser


Fler nyheter från Upphandling24

- Upphandling24:

Socialdemokrater vill se
fristående upphandlingsstöd

- Upphandling24:

Skatteverket tar ett fast grepp om sina resor


- Upphandling24:

Samtal bästa receptet


- Upphandling24:

Söker framtida behov


- Upphandling24:

"Efterträff ger bättre äldrevård"


- Upphandling24:

Han utrustar forskningslabb för miljarder


- Upphandling24:

Styckad upphandling en balansgång


- Upphandling24:

Så hanterar du varukorgen


- Upphandling24:

Fast pris gav kvalitet på skolmaten


- Upphandling24:

Staffanstorp först i Sverige


- Upphandling24:

Förberedelse är nyckeln i Järfälla

- Upphandling24:

Skallkrav diskvalificerar pensionär


- Upphandling24:

Malmömodell för vuxenutbildning

Andreas Schönström öppnar för små utbildningsföretag. Foto: Ateljé Brorson.


- Upphandling24:

Upphandlingssekretess slår
mot kommunal planering


- Upphandling24:

Två intervjuer fäller trafikupphandling

Ny utvärdering krävs i stora linjebussupphandlingen. Foto: Värmlandstrafik.


- Upphandling24:

”Vi har konsulterat
affärsjuridisk expertis”


- Upphandling24:

Konkurrensverket stämmer
tre flyttföretag

Per Karlsson värnar konkurrensen. Foto: Catharia Biesèrt.


- Upphandling24:

Sänkta takpriser kompenserar
utebliven konkurrens


- Upphandling24:

Hur kan myndigheter samarbeta över gränserna?

Therese Eriksson, Joakim Lavér och Erik Gadman vid Hannes Snellman advokatbyrå.


- Upphandling24:

Andra gången ska svida mer


- Upphandling24:

Upphandling genom rabatt döms ut

Jonas Rastad vill kunna fortsätta att pressa priset. Foto: Christiaan Dirksen.


- Upphandling24:

Värmlandskommuner
frias i högsta instans


- Upphandling24:

"OPS höjer byggkvaliteten"

Almedalsbebatt om OPS-upphandling. Foto: Elin Holmberg.


- Upphandling24:

Nya upphandlingslagar kommer 2016

Stefan Attefall förbereder lagändringar. Foto: Regeringskansliet.


- Upphandling24:

Nya direktiven klargör om leverantörsbyte

Olof Larsberger och Joakim Lavér, Hannes Snellman advokatbyrå.


- Upphandling24:

Böter för stora avtalsändringar


- Upphandling24:

Uppsalas brådska blir fall för rätten

Ingen vidare schysst process enligt Maria Gardfjell. Foto: Fredrik Hjerling.


- Upphandling24:

Dalatrafiks avtal får bestå –
bussarna måste rulla


- Upphandling24:

Dyrare buss med
särkrav i upphandlingarna

Lars Annerberg ser särkraven som fördyrande. Foto: Jashar Ghavampour.


- Upphandling24:

"Hoppas på snabbt besked"

Peter Adanko hoppas på snabbt besked. Foto: Upphandling24.


- Upphandling24:

Tidig dialog enligt norsk modell

Lena Heldén förespråkar dialog enligt norskt recept. Foto: Karin Fjell.


- Upphandling24:

Direktupphandling – nya
regler från halvårsskiftet

Konkurrensverket bjuder på information och blankett. Foto: Catharina Biesèrt.


- Upphandling24:

Upphandlingsgruppen polisanmäls


- Upphandling24:

"Fel att fråga enbart efter Apple"

Alternativ som inte gavs chansen. Foto: Samsung.


- Upphandling24:

Räddade upphandlingen
– vill nu hoppa av


- Upphandling24:

Heta politiska debatter om upphandling i Almedalen

Fler besökare än någonsin i Almedalen i år. Foto: Region Gotland.


- Upphandling24:

"Vi vill ha en prejudicerade dom"

Carolin Åberg Sjöqvist inväntar en prejudicerade dom. Foto: Ola Kjelbye.


- Upphandling24:

Rekordsnabb återremiss
av it-upphandling

Lars Bäcklund har på nytt kallat in kommunfullmäktige. Foto: Dan Pettersson.


- Upphandling24:

Kloka krav bäddar för
minskad miljöpåverkan

Eva Dalenstam formulerar krav som premierar plast från biopolymerer. Foto: MSR.

Sök på Upphandling24

Magasinet Upphandling24

Upphandling24 nummer 3 ute nu!
  • Partierna säger om upphandling
  • Trafikverket testar totalentreprenad
  • EU-direktiv gör samarbete enklare


Sök kurser om offentlig upphandling. Skriv in ett sökord i rutan eller välj någon kurskategori ur listan och klicka på knappen Sök.


Söker du upphandlare till offentlig sektor, privat inköpare eller anbudsansvarig? Kontakta Anna Nordgren för att få in ditt jobberbjudande här och i Upphandling24:s karriärbrev.

Lediga jobb, Bid Manager

Lediga jobb, inköpare

Upphandling24 på Facebook

Om Upphandling24

Om Upphandling24

Jag vill prenumerera på Upphandling24:s nyhetsbrev

Det är helt kostnadsfritt och breven utkommer en gång per vecka.


Ja tack, jag vill även ha brevet med karriär och lediga tjänster



Please don't insert text in the box below!


*Obligatorisk uppgift

Efterlysning

Hjälp oss hitta upphandlingskonsulter

Lediga jobb, inköpare

Den här sajten använder sig av cookies. Mer information här.
Gratis nyhetsbrev

Kontakta oss
Chefredaktör och ansvarig utgivare:
Bo Nordlin

Postadress: Upphandling24, 106 78 Stockholm

Besöksadress: Karlbergsvägen 77, Stockholm

Telefon växel: 08-453 60 00

Prenumerationsärenden:
Mejla Uh24@pressdata.se eller
ring 08-799 62 53.