- Upphandling24:

Förberedelse är nyckeln i Järfälla

Av

Kiarash Kaffashpour.
Kiarash Kaffashpour.
– Även den bäste upphandlare har sina begränsningar. Därför är det viktigt att tänka igenom vilka krav som ska ställas i förfrågningsunderlaget tillsammans med dem som kan saken bäst, säger Kiarash Kaffashpour.

Kiarash Kaffashpour i Järfälla är specialiserad på inköp som rör fastighetsfrågor. Han sitter på plan elva i kommunhuset med en milsvid utsikt över nejden. Vårljuset flödar in genom fönstren när han tar emot för att berätta om det ramavtal om brandlarmprovning, inklusive reparationer och utökning, som kommunen nyligen tecknade.

Ett av de viktigare inslagen i affären handlar om regelbundna uppföljningar, där både säkerhet och miljöfrågor kontrolleras. Men innan vi kommer in på det konkreta uppföljningsarbetet börjar Kiarash Kaffashpour med att prata om förarbetet.

– Ett bra uppföljningsarbete kräver alltid gedigna förberedelser, säger han.

I upphandlingen om brandlarm gjordes förberedelsearbetet bland annat av en larmtekniker och en miljöcontroller från Järfälla kommun och en försäkringsmäklare på Stockholmsregionens Försäkring.

Experter ställde kraven
Innan det slutgiltiga förfrågningsunderlaget sammanställdes fick larmteknikern precisera vilka krav som var lämpliga att ställa ur säkerhetsaspekt medan kommunens miljöcontroller preciserade miljökraven. Via en dialog med försäkringsmäklaren sattes rätt nivå på försäkringskraven.

– När experterna hade gått igenom och preciserat kraven kom jag in i bilden för att gå igenom underlaget med upphandlarens ögon och se till att det uppfyllde de krav som lagen ställer, förklarar Kiarash Kaffashpour.

Slutligen fick dessutom upphandlingschefen titta på underlaget.

– Att ett par extra ögon tittar på underlaget är alltid bra. Den som inte har varit med i processen kan oftare upptäcka om något saknas eller är oklart.

Uppföljningar med leverantören
Att uppföljningar skulle göras under avtalets löptid slogs fast redan i förfrågningsunderlaget för att leverantören ska kunna ta med det i sin kalkyl. I det här fallet handlar det om två kostnadsfria uppföljningsmöten rörande brandlarm som leverantören ska delta i. Mötena är planerade till två timmar per tillfälle. Det framgår också att leverantören ska delta i ett utbildnings- och uppföljningstillfälle per år som rör kommunens miljökrav.

Omfattningen på kommunens brandvarningsutrustning är stor. Det handlar om cirka 70 brandlarmsanläggningar och 4 000 detektorer. När Järfällas larmtekniker gör sina uppföljningar kontrollerar de att schemalagda och protokollförda kontroller av utrustningen har gjorts men också att de krav som har ställts i arbetsmiljöplanen efterlevs. Det handlar om att det ska finns samordnare för brandskyddsansvar, skyddsombud och former för löpande skyddsarbete.

I uppföljningen av miljökraven kontrolleras vad det sitter för batterier i brandlarmen, hur ofta de byts ut och att de uttjänta batterierna lämnas in som de ska.

– Eftersom entreprenören tar över kommunens ansvar måste uppföljningarna vara noggranna. Men hur ofta de ska ske och hur detaljerade de ska vara är en avvägningsfråga. Uppföljningen måste vara på en rimlig nivå. Vi får inte bli poliser, säger Kiarash Kaffashpour.

Viteskrav vid fel

Om en uppföljning visar att entreprenören inte lever upp till kraven får företaget en chans att rätta till felet. Här använder sig Järfälla kommun av ett viteskrav på 10 000 kronor i veckan i max tio veckor. Om felet inte har rättats till inom de tio veckorna infaller en hävningsklausul.

– Men vi är medvetna om att det kan vara svårt för en entreprenör att förstå alla krav och vi vill alltid ge dem en chans att rätta till eventuella fel. Vi vill inte fälla någon, snarare hjälpa till, säger Kiarash Kaffashpour.

Att följa upp behöver inte bli vare sig svårt eller dyrt.

– Nyckeln är att ställa rätt krav i förarbetet. Det gör man enklast genom att redan initialt ta hjälp av personer med rätt kunskap.



Mer sånt? Fyll i din e-post så får du Upphandling24:s nyhetsbrev gratis.

Please don't insert text in the box below! Please don't insert text in the box below! Villkor


Artikelkommentatorerna ansvarar själva för sina inlägg.

OBS! Läs dessa regler som gäller vid postning av inlägg.

Regler för inlägg i artikelforumet

Kommentatorn ansvarar själv för sina inlägg. Inlägg som innehåller diskriminerande uttalanden, personliga påhopp eller språk som kan uppfattas som stötande, kommer att tas bort av tjänstgörande redaktör. Även datorkrigsinlägg och inlägg som är utanför ämnet, kan tas bort.

IDG förbehåller sig dessutom rätten att i varje enskilt fall bedöma huruvida ett inlägg ska tas bort, även om det inte faller under någon av reglerna ovan.

Upprepat postande av olämpliga inlägg kan medföra avstängning från artikelforumen.

Frågor? Mejla till redaktören, carl.grape@idg.se.

Läs mer om vår policy i diskussionsforum

Blog comments powered by Disqus

Aktuella konferenser


Fler nyheter från Upphandling24

- Upphandling24:

De bevisar att
upphandling gör skillnad

- Upphandling24:

Skatteverket tar ett fast grepp om sina resor


- Upphandling24:

Samtal bästa receptet


- Upphandling24:

Söker framtida behov


- Upphandling24:

"Efterträff ger bättre äldrevård"


- Upphandling24:

Han utrustar forskningslabb för miljarder


- Upphandling24:

Styckad upphandling en balansgång


- Upphandling24:

Så hanterar du varukorgen


- Upphandling24:

Fast pris gav kvalitet på skolmaten


- Upphandling24:

Staffanstorp först i Sverige


- Upphandling24:

Förberedelse är nyckeln i Järfälla

- Upphandling24:

Föräldraprotest mot upphandling


- Upphandling24:

Billigare buss med
gemensamma rekommendationer

Anna Grönlund vill få mer trafik för pengarna. Foto: Jashar Ghavampour.


- Upphandling24:

Skåne och Stockholm miljöbilsbäst


- Upphandling24:

Handplockade leverantörer
istället för att avropa

Lagar ska följas enligt Marie Fridén. Foto: Superstudio.


- Upphandling24:

Inget hinder för verksamhetsövergång

Sekos förbundsordförande Janne Rudén vill se krav på verksamhetsövergång. Foto Urban Orzolek.


- Upphandling24:

Äntligen avtal – ett år
efter tilldelningsbeslut

Hans Sundström behövde ett år för att baxa upphandlingen i hamn. Foto: Kammarkollegiet.


- Upphandling24:

Då kan domstolen
tlllfälligt stoppa ett avtal


- Upphandling24:

Nu kartläggs lönerna
för Sveriges upphandlare


- Upphandling24:

Små portioner uppmuntrar
lokala matproducenter

Linda Holdaj gör fler, men mindre, upphandlingar. Foto: Upphandlingscenter.


- Upphandling24:

Offentlig marknad
större än vi tidigare trott

Fredrik Tamm ser möjligheternas marknad. Foto: Doublecheck.


- Upphandling24:

Norsjö avbryter –
hotellet alltför slitet


- Upphandling24:

"Hållbarhet självklart prioriterat"

Åsa Romson misstror Konkurrensverket. Foto: Fredrik Hjerling.


- Upphandling24:

Uppsalas it-upphandling rullar på

Erik Pelling vill ha it-stopp. Foto: Klas-Herman Lundgren.


- Upphandling24:

Vårpropp utan upphandlingsnyheter

Vårproposition utan upphandlingsnyheter. Foto: Regeringskansliet.


- Upphandling24:

Utmärkt hållbarhetsarbete uppmärksammas

Pristagarna Henric Ernstson och Lars Nilsson (båda från Landstingsfastigheter i Värmland), Lotta Hallström och Kathrine Löfberg (Löfbergs), Sven Olsson (Landstingsfastigheter) samt Sven-Olof Ryding (Miljöstyrningsrådet). Foto: Jon Röhne.


- Upphandling24:

"Fortsatt fokus på e-förvaltning"

Annika Bränström vill se en fortsättning. Foto: Bolagsverket.


- Upphandling24:

Upphandlingscenter växer
och växlar chef

Anders Karlin byter Colligio mot Upphandlingscenter. Foto: Ulf Palm.


- Upphandling24:

Försökte göra allt rätt
– fick rekordböter

Konkurrensverket kräver Haninge Bostäder på maximala bötesbeloppet. Foto: Catharina Biesèrt.


- Upphandling24:

Enklare samarbeta om
upphandlingar inom EU


- Upphandling24:

Nya spårvagnarna blir försenade


- Upphandling24:

Tredje gången gillt när vinnaren vägrar

Lisbeth Johnson tvingas till omstart. Foto: Dan-Åke Wälivaara.


- Upphandling24:

”Inte bra att Konkurrensverket
får allt ansvar”

Jonas Eriksson tycker inte att Konkurrensverket ska få hela ansvaret. Foto: Fredrik Hjerling.


- Upphandling24:

Stoppar kommunal tjänsteförsäljning

Dan Sjöblom sänder ett budskap. Foto: Håkan Flank.


- Upphandling24:

Okej att avbryta på
grund av politisk oenighet

Waxholsmbolaget får avbryta. Foto: Kenneth Hellman.


- Upphandling24:

Sjuksköterskan som växlade över till upphandling

Sofia Karlsson gör ett tvärt karriärskifte. Foto: Per-Erik Jäderberg.

Sök på Upphandling24

Magasinet Upphandling24

Upphandling24 nummer 1 ute nu!
  • Allt om nya EU-direktiven
  • Stoppa vinster i välfärden? Jurister debatterar
  • Upphandlare gillar extern granskning


Sök kurser om offentlig upphandling. Skriv in ett sökord i rutan eller välj någon kurskategori ur listan och klicka på knappen Sök.


Söker du upphandlare till offentlig sektor, privat inköpare eller anbudsansvarig? Kontakta Anna Nordgren för att få in ditt jobberbjudande här och i Upphandling24:s karriärbrev.

Lediga jobb, Bid Manager

Lediga jobb, inköpare

Om Upphandling24

Om Upphandling24

Jag vill prenumerera på Upphandling24:s nyhetsbrev

Det är helt kostnadsfritt och breven utkommer en gång per vecka.


Ja tack, jag vill även ha brevet med karriär och lediga tjänster



Please don't insert text in the box below!


*Obligatorisk uppgift

Efterlysning

Hjälp oss hitta upphandlingskonsulter

Lediga jobb, inköpare

Den här sajten använder sig av cookies. Mer information här.
Gratis nyhetsbrev

Kontakta oss
Chefredaktör och ansvarig utgivare:
Bo Nordlin

Postadress: Upphandling24, 106 78 Stockholm

Besöksadress: Karlbergsvägen 77, Stockholm

Telefon växel: 08-453 60 00

Prenumerationsärenden:
Mejla Uh24@pressdata.se eller
ring 08-799 62 53.