– Även den bäste upphandlare har sina begränsningar. Därför är det viktigt att tänka igenom vilka krav som ska ställas i förfrågningsunderlaget tillsammans med dem som kan saken bäst, säger Kiarash Kaffashpour.
Kiarash Kaffashpour i Järfälla är specialiserad på inköp som rör fastighetsfrågor. Han sitter på plan elva i kommunhuset med en milsvid utsikt över nejden. Vårljuset flödar in genom fönstren när han tar emot för att berätta om det ramavtal om brandlarmprovning, inklusive reparationer och utökning, som kommunen nyligen tecknade.
Ett av de viktigare inslagen i affären handlar om regelbundna uppföljningar, där både säkerhet och miljöfrågor kontrolleras. Men innan vi kommer in på det konkreta uppföljningsarbetet börjar Kiarash Kaffashpour med att prata om förarbetet.
– Ett bra uppföljningsarbete kräver alltid gedigna förberedelser, säger han.
I upphandlingen om brandlarm gjordes förberedelsearbetet bland annat av en larmtekniker och en miljöcontroller från Järfälla kommun och en försäkringsmäklare på Stockholmsregionens Försäkring.
Experter ställde kraven
Innan det slutgiltiga förfrågningsunderlaget sammanställdes fick larmteknikern precisera vilka krav som var lämpliga att ställa ur säkerhetsaspekt medan kommunens miljöcontroller preciserade miljökraven. Via en dialog med försäkringsmäklaren sattes rätt nivå på försäkringskraven.
– När experterna hade gått igenom och preciserat kraven kom jag in i bilden för att gå igenom underlaget med upphandlarens ögon och se till att det uppfyllde de krav som lagen ställer, förklarar Kiarash Kaffashpour.
Slutligen fick dessutom upphandlingschefen titta på underlaget.
– Att ett par extra ögon tittar på underlaget är alltid bra. Den som inte har varit med i processen kan oftare upptäcka om något saknas eller är oklart.
Uppföljningar med leverantören
Att uppföljningar skulle göras under avtalets löptid slogs fast redan i förfrågningsunderlaget för att leverantören ska kunna ta med det i sin kalkyl. I det här fallet handlar det om två kostnadsfria uppföljningsmöten rörande brandlarm som leverantören ska delta i. Mötena är planerade till två timmar per tillfälle. Det framgår också att leverantören ska delta i ett utbildnings- och uppföljningstillfälle per år som rör kommunens miljökrav.
Omfattningen på kommunens brandvarningsutrustning är stor. Det handlar om cirka 70 brandlarmsanläggningar och 4 000 detektorer. När Järfällas larmtekniker gör sina uppföljningar kontrollerar de att schemalagda och protokollförda kontroller av utrustningen har gjorts men också att de krav som har ställts i arbetsmiljöplanen efterlevs. Det handlar om att det ska finns samordnare för brandskyddsansvar, skyddsombud och former för löpande skyddsarbete.
I uppföljningen av miljökraven kontrolleras vad det sitter för batterier i brandlarmen, hur ofta de byts ut och att de uttjänta batterierna lämnas in som de ska.
– Eftersom entreprenören tar över kommunens ansvar måste uppföljningarna vara noggranna. Men hur ofta de ska ske och hur detaljerade de ska vara är en avvägningsfråga. Uppföljningen måste vara på en rimlig nivå. Vi får inte bli poliser, säger Kiarash Kaffashpour.
Viteskrav vid fel
Om en uppföljning visar att entreprenören inte lever upp till kraven får företaget en chans att rätta till felet. Här använder sig Järfälla kommun av ett viteskrav på 10 000 kronor i veckan i max tio veckor. Om felet inte har rättats till inom de tio veckorna infaller en hävningsklausul.
– Men vi är medvetna om att det kan vara svårt för en entreprenör att förstå alla krav och vi vill alltid ge dem en chans att rätta till eventuella fel. Vi vill inte fälla någon, snarare hjälpa till, säger Kiarash Kaffashpour.
Att följa upp behöver inte bli vare sig svårt eller dyrt.
– Nyckeln är att ställa rätt krav i förarbetet. Det gör man enklast genom att redan initialt ta hjälp av personer med rätt kunskap.
Kiarash Kaffashpour i Järfälla är specialiserad på inköp som rör fastighetsfrågor. Han sitter på plan elva i kommunhuset med en milsvid utsikt över nejden. Vårljuset flödar in genom fönstren när han tar emot för att berätta om det ramavtal om brandlarmprovning, inklusive reparationer och utökning, som kommunen nyligen tecknade.
Ett av de viktigare inslagen i affären handlar om regelbundna uppföljningar, där både säkerhet och miljöfrågor kontrolleras. Men innan vi kommer in på det konkreta uppföljningsarbetet börjar Kiarash Kaffashpour med att prata om förarbetet.
– Ett bra uppföljningsarbete kräver alltid gedigna förberedelser, säger han.
I upphandlingen om brandlarm gjordes förberedelsearbetet bland annat av en larmtekniker och en miljöcontroller från Järfälla kommun och en försäkringsmäklare på Stockholmsregionens Försäkring.
Experter ställde kraven
Innan det slutgiltiga förfrågningsunderlaget sammanställdes fick larmteknikern precisera vilka krav som var lämpliga att ställa ur säkerhetsaspekt medan kommunens miljöcontroller preciserade miljökraven. Via en dialog med försäkringsmäklaren sattes rätt nivå på försäkringskraven.
– När experterna hade gått igenom och preciserat kraven kom jag in i bilden för att gå igenom underlaget med upphandlarens ögon och se till att det uppfyllde de krav som lagen ställer, förklarar Kiarash Kaffashpour.
Slutligen fick dessutom upphandlingschefen titta på underlaget.
– Att ett par extra ögon tittar på underlaget är alltid bra. Den som inte har varit med i processen kan oftare upptäcka om något saknas eller är oklart.
Uppföljningar med leverantören
Att uppföljningar skulle göras under avtalets löptid slogs fast redan i förfrågningsunderlaget för att leverantören ska kunna ta med det i sin kalkyl. I det här fallet handlar det om två kostnadsfria uppföljningsmöten rörande brandlarm som leverantören ska delta i. Mötena är planerade till två timmar per tillfälle. Det framgår också att leverantören ska delta i ett utbildnings- och uppföljningstillfälle per år som rör kommunens miljökrav.
Omfattningen på kommunens brandvarningsutrustning är stor. Det handlar om cirka 70 brandlarmsanläggningar och 4 000 detektorer. När Järfällas larmtekniker gör sina uppföljningar kontrollerar de att schemalagda och protokollförda kontroller av utrustningen har gjorts men också att de krav som har ställts i arbetsmiljöplanen efterlevs. Det handlar om att det ska finns samordnare för brandskyddsansvar, skyddsombud och former för löpande skyddsarbete.
I uppföljningen av miljökraven kontrolleras vad det sitter för batterier i brandlarmen, hur ofta de byts ut och att de uttjänta batterierna lämnas in som de ska.
– Eftersom entreprenören tar över kommunens ansvar måste uppföljningarna vara noggranna. Men hur ofta de ska ske och hur detaljerade de ska vara är en avvägningsfråga. Uppföljningen måste vara på en rimlig nivå. Vi får inte bli poliser, säger Kiarash Kaffashpour.
Viteskrav vid fel
Om en uppföljning visar att entreprenören inte lever upp till kraven får företaget en chans att rätta till felet. Här använder sig Järfälla kommun av ett viteskrav på 10 000 kronor i veckan i max tio veckor. Om felet inte har rättats till inom de tio veckorna infaller en hävningsklausul.
– Men vi är medvetna om att det kan vara svårt för en entreprenör att förstå alla krav och vi vill alltid ge dem en chans att rätta till eventuella fel. Vi vill inte fälla någon, snarare hjälpa till, säger Kiarash Kaffashpour.
Att följa upp behöver inte bli vare sig svårt eller dyrt.
– Nyckeln är att ställa rätt krav i förarbetet. Det gör man enklast genom att redan initialt ta hjälp av personer med rätt kunskap.
