Lantmännen befinner sig i en förändringsprocess. Inköpsfunktionen är under utveckling och målet är att bli en enhet som arbetar strategiskt med inköp, inte bara operativt och taktiskt.
– Tidigare jobbade vi i huvudsak reaktivt. Verksamheten uttryckte ett behov och vi agerade på deras initiativ. Vi gjorde visserligen bra insatser men saknade ett strategiskt förhållningssätt till vårt arbete.
Det säger Per Hill som är Lantmännens koncerninköpschef. Lantmännen är en koncern med rötter i 1800-talets kooperativa rörelse då bönder gick samman för att gemensamt slå vakt om sina intressen. Lantbruk är fortfarande en viktig del av koncernens verksamhet men i dag ingår också livsmedel, maskiner och energi. Här finns varumärken som Axa, Kungsörnen och Kronfågel.
Per Hill berättar att bakgrunden till den pågående förändringsprocessen är inköpsenhetens behov av att jobba med längre framförhållning och vara med och påverka verksamheten. Det kräver att inköparen förstår vilka behov och mål företaget har.
– Vår uppgift inom Inköp är att hjälpa affärsverksamheten att nå de målen. Det gör vi med hjälp av kategoristyrning, berättar Per Hill.
Som en del i förändringsarbetet har Lantmännen utsett ett antal kategoriansvariga, det vill säga strategiska inköpare som är ansvariga för en viss varugrupp. Under förändringsprocessen kommer ytterligare kategoriansvariga att successivt att utses för företagets alla varugrupper. Arbetssättet ska vara helt och hållet infört om ungefär tre år.
Tillsammans med en tvärfunktionell styrgrupp tar den kategoriansvarige inköparen fram en kategoriplan, det vill säga en strategisk plan som tar upp hur organisationens framtida behov inom området ser ut och pekar ut riktningen för arbetet med varukategorin på längre sikt.
Måste våga ifrågasätta
En stor del av det grundläggande arbetet görs av den strategiske inköparen men det är styrgruppen som är det beslutande organet. Det innebär att planen är förankrad hos verksamheten.
För att kunna jobba med verksamhetens långsiktiga mål för ögonen måste inköparen förstå och prata med affärsledningen i strategiska termer. Det här nya sättet att jobba innebär en förskjutning av inköparens klassiska roll och arbetssätt.
– Våra strategiska inköpare måste ta på sig en ledartröja och lägga en hel del kraft och energi på att påverka och övertyga organisationen i en viss riktning. Att våga ifrågasätta sådant som har blivit givna sanningar i organisationen är också viktigt, förklarar Per Hill.
Till detta läggs krav på kunskap om den externa marknaden för varugruppen. Inköparen måste lära sig hur leverantörsmarknaden ser ut utifrån ett kategoriperspektiv, inte från ett leverantörsperspektiv.
– Här finns på många sätt likheter med det sätt som försäljare traditionellt jobbar på och faktum är att vi i några fall har rekryterat försäljare till de nya inköpsfunktionerna, säger Per Hill.
Än så länge, och under överskådlig framtid, är den taktiska och den strategiska inköpsrollen i viss mån blandade. Inköparen rör sig mellan rollerna i det dagliga arbetet.
– Men på sikt blir det säkert möjligt att renodla de här rollerna, tror Per Hill.
På sikt ska Lantmännen också ha en kategoriplan för varje varugrupp. Företaget har ungefär 35 kategorier och just nu jobbar man med planer för åtta utvalda kategorier, bland annat energi, IT, emballage och transporter. De ska vara klara efter sommaren. De övriga varugrupperna kommer sedan successivt att få en kategoriplan.
Tid inte storlek
För Per Hill handlar strategiska inköp framför allt om tidsperspektiv, inte om affärernas storlek.
– Att arbeta strategiskt med inköp innebär att luta sig mot en arbetsmodell som inte ger resultat förrän på lång sikt, kanske först om ett par år. Visst går det att klara sig med taktiska inköpare men det optimerar inte verksamheten. Till det krävs strategiska inköpare och tilltro till arbetsmodellen.
– Tidigare jobbade vi i huvudsak reaktivt. Verksamheten uttryckte ett behov och vi agerade på deras initiativ. Vi gjorde visserligen bra insatser men saknade ett strategiskt förhållningssätt till vårt arbete.
Det säger Per Hill som är Lantmännens koncerninköpschef. Lantmännen är en koncern med rötter i 1800-talets kooperativa rörelse då bönder gick samman för att gemensamt slå vakt om sina intressen. Lantbruk är fortfarande en viktig del av koncernens verksamhet men i dag ingår också livsmedel, maskiner och energi. Här finns varumärken som Axa, Kungsörnen och Kronfågel.
Per Hill berättar att bakgrunden till den pågående förändringsprocessen är inköpsenhetens behov av att jobba med längre framförhållning och vara med och påverka verksamheten. Det kräver att inköparen förstår vilka behov och mål företaget har.
– Vår uppgift inom Inköp är att hjälpa affärsverksamheten att nå de målen. Det gör vi med hjälp av kategoristyrning, berättar Per Hill.
Som en del i förändringsarbetet har Lantmännen utsett ett antal kategoriansvariga, det vill säga strategiska inköpare som är ansvariga för en viss varugrupp. Under förändringsprocessen kommer ytterligare kategoriansvariga att successivt att utses för företagets alla varugrupper. Arbetssättet ska vara helt och hållet infört om ungefär tre år.
Tillsammans med en tvärfunktionell styrgrupp tar den kategoriansvarige inköparen fram en kategoriplan, det vill säga en strategisk plan som tar upp hur organisationens framtida behov inom området ser ut och pekar ut riktningen för arbetet med varukategorin på längre sikt.
Måste våga ifrågasätta
En stor del av det grundläggande arbetet görs av den strategiske inköparen men det är styrgruppen som är det beslutande organet. Det innebär att planen är förankrad hos verksamheten.
För att kunna jobba med verksamhetens långsiktiga mål för ögonen måste inköparen förstå och prata med affärsledningen i strategiska termer. Det här nya sättet att jobba innebär en förskjutning av inköparens klassiska roll och arbetssätt.
– Våra strategiska inköpare måste ta på sig en ledartröja och lägga en hel del kraft och energi på att påverka och övertyga organisationen i en viss riktning. Att våga ifrågasätta sådant som har blivit givna sanningar i organisationen är också viktigt, förklarar Per Hill.
Till detta läggs krav på kunskap om den externa marknaden för varugruppen. Inköparen måste lära sig hur leverantörsmarknaden ser ut utifrån ett kategoriperspektiv, inte från ett leverantörsperspektiv.
– Här finns på många sätt likheter med det sätt som försäljare traditionellt jobbar på och faktum är att vi i några fall har rekryterat försäljare till de nya inköpsfunktionerna, säger Per Hill.
Än så länge, och under överskådlig framtid, är den taktiska och den strategiska inköpsrollen i viss mån blandade. Inköparen rör sig mellan rollerna i det dagliga arbetet.
– Men på sikt blir det säkert möjligt att renodla de här rollerna, tror Per Hill.
På sikt ska Lantmännen också ha en kategoriplan för varje varugrupp. Företaget har ungefär 35 kategorier och just nu jobbar man med planer för åtta utvalda kategorier, bland annat energi, IT, emballage och transporter. De ska vara klara efter sommaren. De övriga varugrupperna kommer sedan successivt att få en kategoriplan.
Tid inte storlek
För Per Hill handlar strategiska inköp framför allt om tidsperspektiv, inte om affärernas storlek.
– Att arbeta strategiskt med inköp innebär att luta sig mot en arbetsmodell som inte ger resultat förrän på lång sikt, kanske först om ett par år. Visst går det att klara sig med taktiska inköpare men det optimerar inte verksamheten. Till det krävs strategiska inköpare och tilltro till arbetsmodellen.
