Av
Med två stora forskningsanläggningar precis intill varandra kommer Lund garanterat att bli en het destination för forskare från hela världen. På Brunnshög i stadens nordöstra del har markarbetena för Max IV Laboratoriet redan kommit igång.
Bakom det synkrotronljuslaboratorium som just börjat byggas står Max-lab vid Lunds universitet. För de runt 800 forskare som i dag trängs i den nuvarande anläggningen kommer nybygget att förbättra möjligheterna att hitta framtidens material, läkemedel och energilösningar.
– Det nya laboratoriet gör det möjligt för fler forskare att studera material, molekyl för molekyl och atom för atom, säger Göran T Andersson, upphandlingsrådgivare för Max IV Laboratoriet som ska stå färdigt 2015.
Grannen European Spallation Source, ESS, är inte lika långt kommen, utan befinner sig fortfarande i förberedelse- och utvecklingsfasen. Detta jättemikroskop invigs sommaren 2019 och väntas vara i full drift först 2025. ESS är ett europeiskt samarbetsprojekt med en budget på 14 miljarder kronor
– De båda anläggningarna kommer att komplettera varandra i studiet av olika material, fortsätter Göran T Andersson och berättar att Max IV Laboratoriet är det hittills största infrastrukturprojektet inom svensk forskning.
Särskild upphandlingsenhet
Max IV Laboratoriet finansieras av svenska intressenter. De närmare tre miljarder kronor i förväntade investeringar kommer från Vetenskapsrådet, Lunds universitet, Vinnova, Region Skåne samt Knut och Alice Wallenbergs stiftelse.
I beloppet är inte infrastruktur, bostäder och kontor för alla de företag som förväntas växa upp runt anläggningarna inräknat. Pengamässigt handlar det sammantaget om nivåer i höjd med bygget av Öresundsbron som gick på runt 20 miljarder kronor.
För att inte tynga Lunds universitets vanliga upphandlingsverksamhet har det etablerats en särskild enhet inom Max IV Laboratoriet.
Utöver Göran T Andersson – som tidigare varit upphandlingschef i Karlskrona – ingår Peter Malmsten, Per Brask och Staffan Lorin i den garvade gruppen.
– Den dag som projektorganisationen övergår till en driftorganisation tror jag det kommer att räcka med en upphandlare.
Den enskilt största upphandlingen, av själva byggentreprenaden, är redan avklarad. Den vanns av Fastighets AB ML4 som är ett konsortium bestående av Peab och Wihlborgs. Fyra företag deltog.
Eftersom universitetet inte tillåts äga fas-tigheter är det ett hyresavtal som upphandlats. ML4 kommer att uppföra, förvalta och hyra ut de specialutformade byggnaderna under 25 års tid. Till byggnadskomplexet hör bland annat en 320 meter lång tunnel under jord.
Kontraktet är på 1,3 miljarder kronor. Summan beräknas på en fiktiv hyra utifrån leverantörernas anbud. Vad den slutliga hyran blir beror på utvecklingen av räntor och index under avtalstiden.
– Nu arbetar vi med att införskaffa all den teknik som behövs inne i laboratoriet, säger Göran T Andersson som räknar med att sammanlagt få genomföra cirka 150 upphandlingar.
Gemensamt för alla dessa upphandlingar är att de går över tröskelvärdet på 1 243 000 kronor. De genomförs som öppna upphandlingar enligt LOU – och det är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet som efterfrågas.
Avtalen sluts som ramavtal där även reservdelsförsörjning ingår.
– Vi är mycket noga med att följa Lagen om offentlig upphandling och inom ramen för den göra goda affärer. Ett annat uttalat mål är att slippa överprövningar.
14 upphandlingar
Hittills har 14 upphandlingar genomförts. Stora delar av linjäracceleratorn är redan beställda. Uppsalaföretaget Scandinova Systems och tyska RI Research Instruments hör till dem som kammat hem leveranser.
Ordern till Scandinova Systems på 18 pulsgeneratorer, RF-enheter, är företagets hittills största. RI Research Instruments svarar för acceleratorstrukturer. De första leveranserna kommer om ungefär ett år.
– Även om vi har tidsprioriterat och modulindelat alla upphandlingar är det ofrånkomligt att delar av utrustningen ställs i lager i väntan på att våra tekniker ska montera ihop den till en helhet.
I en lagerlokal står en tolv meter bred och 3,6 meter hög så kallad mock-up. Lådkonstruktionen är en exakt kopia av synkrotronanläggningens underjordiska tunnlar och behövs för att klara byggets stränga krav på vibrationer.
– Senare kommer en simulator att byggas för att kunna bedöma vad som behövs i exempelvis kablageväg.
Fler donatorer ger fler rör
Det är inte alldeles lätt att i förväg planera upphandlingarna. Alla detaljer är nämligen inte klara. Antalet strålrör, som leder det intensiva ljuset ut till respektive experimentstation, beror exempelvis på hur det går med finansieringen.
Lyckas man locka fler donatorer till projektet kommer antalet rör att öka till fler än sex. I själva byggnaden kommer det att finnas plats för expansion.
Merparten av de komponenter och delsystem som efterfrågas är både avancerade och kostsamma. Teknikhöjden begränsar antalet möjliga leverantörer.
Får ni in tillräckligt många anbud för att hålla konkurrensen vid liv?
– Antalet anbud har hittills legat på runt fem per upphandling, snarare än 50, säger Göran T Andersson som konstaterar att man inte behöver hålla leverantörerna ifrån sig.
Att upphandla så pass specialiserade produkter innebär ett mycket nära samarbete med ansvariga forskare.
Arbetet styrs av en så kallad detailed design report där anläggningen specificeras och leder till tekniska kravspecifikationer:
– I dem petar vi upphandlare garanterat inte. Vi fogar den tekniska kravspecifikationen som bilaga till förfrågningsunderlaget.
Hur hittar ni det innovativa inslaget i detta vetenskapliga industriprojekt?
– I upphandlingar som den här, med ett så pass stort inslag av forskning och utveckling, gäller det självklart att tillåta alternativa bud.
Skulle den nya lag som är på förslag om så kallad förkommersiell upphandling ha underlättat för er? Tanken bakom den lagen är ju att myndigheter via upphandling ska få ta hjälp i sitt innovationsarbete av företag.
– Nej, jag är inte säker på det. Vi efterfrågar inte produkter som enbart finns på ritbordet, utan sådant som faktiskt kan levereras och sättas samman av vår personal.
Arbetsspråket i upphandlingen är engelska. De möjliga leverantörerna finns i länder som Frankrike, USA, Sverige, Tyskland, Storbritannien, Ryssland. Upphandlingar annonseras ut via Opic och Ted.
Max IV Laboratoriet betalar för sina inköp i euro. Valutautvecklingen är därmed en av de faktorer som styr när i tiden olika produkter ska handlas upp. Göran T Andersson bekräftar:
– Vi följer valutakurserna mycket noggrant.
Söker lokala entreprenörer
Den påtagliga internationella prägeln till trots saknas inte öppningar för lokala entreprenörer.
– Vi kommer att behöva hjälp med mekanisk design och tillverkning av olika metallkonstruktioner.
Tipset till företagare i regionen som själva är för små för att kunna bärga uppdragen är att samarbeta.
– Tyvärr är kunskapen om hur offentliga upphandlingar genomförs inte den bästa hos alla småföretag.
Därför har Max IV Laboratoriet tillsammans med Region Skåne genom Tita-projektet genomfört informationsträffar för företag som vill sälja produkter och tjänster till projektet. Budskapet är klart:
– Det räcker inte att ringa och säga ”kom och hälsa på för att se vad vi kan”. Så arbetar vi inte, säger Göran T Andersson:
– Tricket är att noga läsa förfrågningsunderlagen och lämna bud på det vi frågar efter. Ofta består förfrågan av olika paket där man kan svara på hela eller delar av dem.
Engelskan kan förstås vara en komplicerande faktor för små företag. För upphandlarna själva är språket däremot inget större hinder.
Språkgranskning finns med som en integrerad del av upphandlingsprocessen som består av väl utvecklade och kvalitetssäkrade rutiner.
Bakom det synkrotronljuslaboratorium som just börjat byggas står Max-lab vid Lunds universitet. För de runt 800 forskare som i dag trängs i den nuvarande anläggningen kommer nybygget att förbättra möjligheterna att hitta framtidens material, läkemedel och energilösningar.
– Det nya laboratoriet gör det möjligt för fler forskare att studera material, molekyl för molekyl och atom för atom, säger Göran T Andersson, upphandlingsrådgivare för Max IV Laboratoriet som ska stå färdigt 2015.
Grannen European Spallation Source, ESS, är inte lika långt kommen, utan befinner sig fortfarande i förberedelse- och utvecklingsfasen. Detta jättemikroskop invigs sommaren 2019 och väntas vara i full drift först 2025. ESS är ett europeiskt samarbetsprojekt med en budget på 14 miljarder kronor
– De båda anläggningarna kommer att komplettera varandra i studiet av olika material, fortsätter Göran T Andersson och berättar att Max IV Laboratoriet är det hittills största infrastrukturprojektet inom svensk forskning.
Särskild upphandlingsenhet
Max IV Laboratoriet finansieras av svenska intressenter. De närmare tre miljarder kronor i förväntade investeringar kommer från Vetenskapsrådet, Lunds universitet, Vinnova, Region Skåne samt Knut och Alice Wallenbergs stiftelse.
I beloppet är inte infrastruktur, bostäder och kontor för alla de företag som förväntas växa upp runt anläggningarna inräknat. Pengamässigt handlar det sammantaget om nivåer i höjd med bygget av Öresundsbron som gick på runt 20 miljarder kronor.
För att inte tynga Lunds universitets vanliga upphandlingsverksamhet har det etablerats en särskild enhet inom Max IV Laboratoriet.
Utöver Göran T Andersson – som tidigare varit upphandlingschef i Karlskrona – ingår Peter Malmsten, Per Brask och Staffan Lorin i den garvade gruppen.
– Den dag som projektorganisationen övergår till en driftorganisation tror jag det kommer att räcka med en upphandlare.
Den enskilt största upphandlingen, av själva byggentreprenaden, är redan avklarad. Den vanns av Fastighets AB ML4 som är ett konsortium bestående av Peab och Wihlborgs. Fyra företag deltog.
Eftersom universitetet inte tillåts äga fas-tigheter är det ett hyresavtal som upphandlats. ML4 kommer att uppföra, förvalta och hyra ut de specialutformade byggnaderna under 25 års tid. Till byggnadskomplexet hör bland annat en 320 meter lång tunnel under jord.
Kontraktet är på 1,3 miljarder kronor. Summan beräknas på en fiktiv hyra utifrån leverantörernas anbud. Vad den slutliga hyran blir beror på utvecklingen av räntor och index under avtalstiden.
– Nu arbetar vi med att införskaffa all den teknik som behövs inne i laboratoriet, säger Göran T Andersson som räknar med att sammanlagt få genomföra cirka 150 upphandlingar.
Gemensamt för alla dessa upphandlingar är att de går över tröskelvärdet på 1 243 000 kronor. De genomförs som öppna upphandlingar enligt LOU – och det är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet som efterfrågas.
Avtalen sluts som ramavtal där även reservdelsförsörjning ingår.
– Vi är mycket noga med att följa Lagen om offentlig upphandling och inom ramen för den göra goda affärer. Ett annat uttalat mål är att slippa överprövningar.
14 upphandlingar
Hittills har 14 upphandlingar genomförts. Stora delar av linjäracceleratorn är redan beställda. Uppsalaföretaget Scandinova Systems och tyska RI Research Instruments hör till dem som kammat hem leveranser.
Ordern till Scandinova Systems på 18 pulsgeneratorer, RF-enheter, är företagets hittills största. RI Research Instruments svarar för acceleratorstrukturer. De första leveranserna kommer om ungefär ett år.
– Även om vi har tidsprioriterat och modulindelat alla upphandlingar är det ofrånkomligt att delar av utrustningen ställs i lager i väntan på att våra tekniker ska montera ihop den till en helhet.
I en lagerlokal står en tolv meter bred och 3,6 meter hög så kallad mock-up. Lådkonstruktionen är en exakt kopia av synkrotronanläggningens underjordiska tunnlar och behövs för att klara byggets stränga krav på vibrationer.
– Senare kommer en simulator att byggas för att kunna bedöma vad som behövs i exempelvis kablageväg.
Fler donatorer ger fler rör
Det är inte alldeles lätt att i förväg planera upphandlingarna. Alla detaljer är nämligen inte klara. Antalet strålrör, som leder det intensiva ljuset ut till respektive experimentstation, beror exempelvis på hur det går med finansieringen.
Lyckas man locka fler donatorer till projektet kommer antalet rör att öka till fler än sex. I själva byggnaden kommer det att finnas plats för expansion.
Merparten av de komponenter och delsystem som efterfrågas är både avancerade och kostsamma. Teknikhöjden begränsar antalet möjliga leverantörer.
Får ni in tillräckligt många anbud för att hålla konkurrensen vid liv?
– Antalet anbud har hittills legat på runt fem per upphandling, snarare än 50, säger Göran T Andersson som konstaterar att man inte behöver hålla leverantörerna ifrån sig.
Att upphandla så pass specialiserade produkter innebär ett mycket nära samarbete med ansvariga forskare.
Arbetet styrs av en så kallad detailed design report där anläggningen specificeras och leder till tekniska kravspecifikationer:
– I dem petar vi upphandlare garanterat inte. Vi fogar den tekniska kravspecifikationen som bilaga till förfrågningsunderlaget.
Hur hittar ni det innovativa inslaget i detta vetenskapliga industriprojekt?
– I upphandlingar som den här, med ett så pass stort inslag av forskning och utveckling, gäller det självklart att tillåta alternativa bud.
Skulle den nya lag som är på förslag om så kallad förkommersiell upphandling ha underlättat för er? Tanken bakom den lagen är ju att myndigheter via upphandling ska få ta hjälp i sitt innovationsarbete av företag.
– Nej, jag är inte säker på det. Vi efterfrågar inte produkter som enbart finns på ritbordet, utan sådant som faktiskt kan levereras och sättas samman av vår personal.
Arbetsspråket i upphandlingen är engelska. De möjliga leverantörerna finns i länder som Frankrike, USA, Sverige, Tyskland, Storbritannien, Ryssland. Upphandlingar annonseras ut via Opic och Ted.
Max IV Laboratoriet betalar för sina inköp i euro. Valutautvecklingen är därmed en av de faktorer som styr när i tiden olika produkter ska handlas upp. Göran T Andersson bekräftar:
– Vi följer valutakurserna mycket noggrant.
Söker lokala entreprenörer
Den påtagliga internationella prägeln till trots saknas inte öppningar för lokala entreprenörer.
– Vi kommer att behöva hjälp med mekanisk design och tillverkning av olika metallkonstruktioner.
Tipset till företagare i regionen som själva är för små för att kunna bärga uppdragen är att samarbeta.
– Tyvärr är kunskapen om hur offentliga upphandlingar genomförs inte den bästa hos alla småföretag.
Därför har Max IV Laboratoriet tillsammans med Region Skåne genom Tita-projektet genomfört informationsträffar för företag som vill sälja produkter och tjänster till projektet. Budskapet är klart:
– Det räcker inte att ringa och säga ”kom och hälsa på för att se vad vi kan”. Så arbetar vi inte, säger Göran T Andersson:
– Tricket är att noga läsa förfrågningsunderlagen och lämna bud på det vi frågar efter. Ofta består förfrågan av olika paket där man kan svara på hela eller delar av dem.
Engelskan kan förstås vara en komplicerande faktor för små företag. För upphandlarna själva är språket däremot inget större hinder.
Språkgranskning finns med som en integrerad del av upphandlingsprocessen som består av väl utvecklade och kvalitetssäkrade rutiner.
