”Vi förutsätter att leverantören är kompetent och vet hur han ska nå målen” Peter Garvö, Upphandlare, Falu Kommun
– Vi har gjort flera funktionsupphandlingar under de senaste åren. Vi har positiva erfarenheter av att välja och utvärdera leverantörer på det här sättet. Arbetet sköts på ett bättre sätt och priset i anbuden har blivit lägre, säger Peter Garvö.
Kommunens senaste funktionsupphandling gällde drift och underhåll av parker och vägområden i norra delen av staden. Kontraktet började gälla i april och sträcker sig till 2015 med möjligheten till ett eller två års förlängning.
Inför upphandlingen specificerade kommunen vilket arbete som skulle utföras. Man bestämde också vilka krav som leverantören måste uppfylla. Den som uppfyllde alla krav och angav det lägsta priset vann upphandlingen.
– Det innebär att leverantörerna inte konkurrerade om vem som kunde uppfylla kraven bäst. Tävlingen gällde i stället enbart vilken leverantör som hade det lägsta priset, under förutsättning att den uppfyllde alla våra krav, säger Peter Garvö.
Att kommunen valde en upphandling med skallkrav innebär att man slipper göra en utvärdering och skattning av varje leverantörs förmåga att uppfylla olika krav och önskemål.
Det kan vara både svårbedömt och tidskrävande.
– Som upphandlare är det här en enklare process. Vi är ganska pressade ekonomiskt och det här leder till anbud med lägre pris. Utvärderingen blir också mer objektiv. Att sätta poäng, som man gör i många upphandlingar, är egentligen ganska subjektivt. Men vi är självklart alltid noga med skallkraven, säger Peter Garvö.
Viktigt med säkerhet och utbildning
De allmänna krav som Peter Garvö och hans kollegor satte upp gällde i första hand administrativa föreskrifter, personalfrågor och säkerhet. Bland kraven fanns att leverantören måste ha en god ekonomisk ställning samt att personalen måste ha relevant utbildning och erfarenhet från arbete med park, natur och trädhållning.
Dessutom fanns det krav på att företaget måste upprätta ett platskontor och att platschefen måste ha minst tre års erfarenhet inom området.
Till det kommer att en del av personalen ska vara certifierad för att besiktiga lekplatser.
– De skallkrav som vi satte gäller i första hand leverantören generellt. Vi fokuserar inte på hur de utför sitt arbete i detalj. Det sker ingen utvärdering av hur anbudsgivaren klipper en gräsmatta, utan vi undersöker om leverantören har rätt förutsättningar för att göra det på ett bra sätt. De här kraven ställs också för att vi vill att vårt samarbete med leverantören ska fungera smärtfritt, säger Peter Garvö.
Utöver skallkraven ställde man upp funktionsbeskrivningar. De innehåller mål och funktioner för alla uppgifter som ingår i upphandlingen.
– När det gäller beskrivningarna ligger fokus på säkerhet och funktion, säger Peter Garvö.
– Funktionsbeskrivningarna är ganska komplexa. Om vi tar gräsmattor som exempel så finns det en allmän beskrivning som gäller alla funktioner i avtalet, en generell beskrivning för parkmark och en beskrivning för vegetation. Om man som entreprenör arbetar med gräsmattor måste man ta hänsyn till alla beskrivningarna, säger Peter Garvö.
I funktionsbeskrivningarna står det att gräsytor ska vara slitstarka aktivitetsytor med högt estetiskt värde. Gräsytorna ska tåla lek, bollspel och vistelse. Dessutom ska gräset vara friskt och enhetligt.
Enhetlighet ett krav
Utöver funktionsbeskrivningarna ingår ett par anmärkningar, som beskriver mer specifika krav, i avtalet. Gräset ska exempelvis vara sex centimeter högt och max en tredjedel av längden får klippas av vid varje klipptillfälle.
– När det gäller växtlighet är ett av de viktigaste målen att det ser enhetligt ut. Det kan handla om att gräset ska vara klippt på samma sätt eller att ett buskage ska vara lika högt överallt, förklarar Peter Garvö.
Säkra lekplatser
Ett annat exempel är lekplatser som enligt överenskommelsen ska fungera och kunna användas på ett säkert sätt.
– Vi tar inga risker i arbetet och därför är säkerhet en viktig komponent i funktionsbeskrivningarna. Målet är att besökare ska känna sig trygga och kunna använda området till det som det är till för, tillägger Peter Garvö.
Dessutom innehåller funktionsbeskrivningarna föreskrifter om hur tillsynen av områdena som sköts ska fungera och hur tillsynsdokumentationen ska se ut.
Förtroende för entreprenören
Peter Garvö menar att det finns flera fördelar med en funktionsupphandling.
– I och med att det inte står exakt hur man ska göra, bara vad som ska uppnås, förutsätter det att leverantören är kompetent och vet hur han ska nå målen. Man måste ha förtroende för entreprenören, säger han.
Dessutom påpekar han att kommunen inte behöver utöva samma kontroll över leverantörens arbete som vid en traditionell upphandling.
– Men vi har en egen kontroll av att målen uppnås. Sen är också alla boende i kommunen en kontrollfaktor. De hör av sig om något är fel, säger Peter Garvö.
Om leverantören inte sköter arbetet tillräckligt bra kan det utdömas vite.
– Det är mycket sällsynt att vi behöver använda viten eller möta leverantören i en domstol. I vanliga fall reder man ut tvisten själva innan det går så långt, säger Peter Garvö.
När det gäller exempelvis skada på träd är vitet 20 000 kronor per träd. När det gäller gräs uppgår motsvarande summa till tusen kronor per kvadratmeter. Leverantören får ingen bonus om man gör ett extra bra arbete. Anledningen är att det bara finns en nivå på det arbete som ska utföras och det är att det ska vara full funktion.
– Vi har 80 lekplatser i kommunen. Om det är tio de har skött extra bra så innebär det att de har skött 70 dåligt. Det finns inget över eller under, påpekar Peter Garvö.
Totalt fick kommunen in sex anbud och konkurrensen mellan dem var stenhård.
– Alla uppfyllde våra grundläggande krav. Den största skillnaden mellan de leverantörerna var, förutom en viss skillnad i pris, deras miljöarbete, säger Peter Garvö.
Inget detaljstyrt arbete
Till slut bestämde man sig för Sydsvensk markservice. Företaget har lång erfarenhet när det gäller att ställa upp i funktionsupphandlingar.
Lennart Olsson, regionansvarig på Sydsvensk markservice, tycker att samarbetet med kommunen fungerar bra.
– De var duktiga på att värdera anbuden och det fanns en tydlighet i underlaget och det underlättar alltid arbetet, säger han.
Lennart Olsson anser att det positiva med en funktionsupphandling är att leverantörens arbete inte är detaljstyrt.
– Vi kan fritt disponera våra resurser och arbeta smart. Vi kan till exempel prioritera att arbeta på platser där mycket folk rör sig, säger han.
Men det finns även nackdelar med metoden.
– Det största problemet med funktionsupphandlingar är att det alltid finns diskussionspunkter. Det händer att beställaren och vi har olika syn på hur uppdraget ska skötas, säger Lennart Olsson.
Ofta ska arbetet utvärderas utifrån en fackmässig bedömning och det kan ge upphov till olika tolkningar.
God kontakt avgörande
Men Lennart Olsson påpekar också att en funktionsupphandling inte alltid är det bästa alternativet.
– Ibland kan det vara bättre med en traditionell upphandling. Det beror på vem motparten är. Om samarbetet fungerar bra med anbudsgivaren brukar också en funktionsupphandling ge bra resultat. Däremot skapar en dålig relation ofta problem i den här typen av upphandlingar, säger han.
Lennart Olsson säger att Sydsvensk markservice samarbetat länge med Falu kommun och att relationerna mellan dem är goda.
– Men det har hänt att vi har avslutat kontrakt som inletts med en funktionsupphandling för att samarbetet inte har fungerat, säger han.
Han får medhåll av Peter Garvö.
– Nyckeln till en framgångsrik funktionsupphandling är en dialog med leverantören. Vi har till exempel driftmöten en gång i månaden med alla leverantörer, säger han.
Kommunens senaste funktionsupphandling gällde drift och underhåll av parker och vägområden i norra delen av staden. Kontraktet började gälla i april och sträcker sig till 2015 med möjligheten till ett eller två års förlängning.
Inför upphandlingen specificerade kommunen vilket arbete som skulle utföras. Man bestämde också vilka krav som leverantören måste uppfylla. Den som uppfyllde alla krav och angav det lägsta priset vann upphandlingen.
– Det innebär att leverantörerna inte konkurrerade om vem som kunde uppfylla kraven bäst. Tävlingen gällde i stället enbart vilken leverantör som hade det lägsta priset, under förutsättning att den uppfyllde alla våra krav, säger Peter Garvö.
Att kommunen valde en upphandling med skallkrav innebär att man slipper göra en utvärdering och skattning av varje leverantörs förmåga att uppfylla olika krav och önskemål.
Det kan vara både svårbedömt och tidskrävande.
– Som upphandlare är det här en enklare process. Vi är ganska pressade ekonomiskt och det här leder till anbud med lägre pris. Utvärderingen blir också mer objektiv. Att sätta poäng, som man gör i många upphandlingar, är egentligen ganska subjektivt. Men vi är självklart alltid noga med skallkraven, säger Peter Garvö.
Viktigt med säkerhet och utbildning
De allmänna krav som Peter Garvö och hans kollegor satte upp gällde i första hand administrativa föreskrifter, personalfrågor och säkerhet. Bland kraven fanns att leverantören måste ha en god ekonomisk ställning samt att personalen måste ha relevant utbildning och erfarenhet från arbete med park, natur och trädhållning.
Dessutom fanns det krav på att företaget måste upprätta ett platskontor och att platschefen måste ha minst tre års erfarenhet inom området.
Till det kommer att en del av personalen ska vara certifierad för att besiktiga lekplatser.
– De skallkrav som vi satte gäller i första hand leverantören generellt. Vi fokuserar inte på hur de utför sitt arbete i detalj. Det sker ingen utvärdering av hur anbudsgivaren klipper en gräsmatta, utan vi undersöker om leverantören har rätt förutsättningar för att göra det på ett bra sätt. De här kraven ställs också för att vi vill att vårt samarbete med leverantören ska fungera smärtfritt, säger Peter Garvö.
Utöver skallkraven ställde man upp funktionsbeskrivningar. De innehåller mål och funktioner för alla uppgifter som ingår i upphandlingen.
– När det gäller beskrivningarna ligger fokus på säkerhet och funktion, säger Peter Garvö.
– Funktionsbeskrivningarna är ganska komplexa. Om vi tar gräsmattor som exempel så finns det en allmän beskrivning som gäller alla funktioner i avtalet, en generell beskrivning för parkmark och en beskrivning för vegetation. Om man som entreprenör arbetar med gräsmattor måste man ta hänsyn till alla beskrivningarna, säger Peter Garvö.
I funktionsbeskrivningarna står det att gräsytor ska vara slitstarka aktivitetsytor med högt estetiskt värde. Gräsytorna ska tåla lek, bollspel och vistelse. Dessutom ska gräset vara friskt och enhetligt.
Enhetlighet ett krav
Utöver funktionsbeskrivningarna ingår ett par anmärkningar, som beskriver mer specifika krav, i avtalet. Gräset ska exempelvis vara sex centimeter högt och max en tredjedel av längden får klippas av vid varje klipptillfälle.
– När det gäller växtlighet är ett av de viktigaste målen att det ser enhetligt ut. Det kan handla om att gräset ska vara klippt på samma sätt eller att ett buskage ska vara lika högt överallt, förklarar Peter Garvö.
Säkra lekplatser
Ett annat exempel är lekplatser som enligt överenskommelsen ska fungera och kunna användas på ett säkert sätt.
– Vi tar inga risker i arbetet och därför är säkerhet en viktig komponent i funktionsbeskrivningarna. Målet är att besökare ska känna sig trygga och kunna använda området till det som det är till för, tillägger Peter Garvö.
Dessutom innehåller funktionsbeskrivningarna föreskrifter om hur tillsynen av områdena som sköts ska fungera och hur tillsynsdokumentationen ska se ut.
Förtroende för entreprenören
Peter Garvö menar att det finns flera fördelar med en funktionsupphandling.
– I och med att det inte står exakt hur man ska göra, bara vad som ska uppnås, förutsätter det att leverantören är kompetent och vet hur han ska nå målen. Man måste ha förtroende för entreprenören, säger han.
Dessutom påpekar han att kommunen inte behöver utöva samma kontroll över leverantörens arbete som vid en traditionell upphandling.
– Men vi har en egen kontroll av att målen uppnås. Sen är också alla boende i kommunen en kontrollfaktor. De hör av sig om något är fel, säger Peter Garvö.
Om leverantören inte sköter arbetet tillräckligt bra kan det utdömas vite.
– Det är mycket sällsynt att vi behöver använda viten eller möta leverantören i en domstol. I vanliga fall reder man ut tvisten själva innan det går så långt, säger Peter Garvö.
När det gäller exempelvis skada på träd är vitet 20 000 kronor per träd. När det gäller gräs uppgår motsvarande summa till tusen kronor per kvadratmeter. Leverantören får ingen bonus om man gör ett extra bra arbete. Anledningen är att det bara finns en nivå på det arbete som ska utföras och det är att det ska vara full funktion.
– Vi har 80 lekplatser i kommunen. Om det är tio de har skött extra bra så innebär det att de har skött 70 dåligt. Det finns inget över eller under, påpekar Peter Garvö.
Totalt fick kommunen in sex anbud och konkurrensen mellan dem var stenhård.
– Alla uppfyllde våra grundläggande krav. Den största skillnaden mellan de leverantörerna var, förutom en viss skillnad i pris, deras miljöarbete, säger Peter Garvö.
Inget detaljstyrt arbete
Till slut bestämde man sig för Sydsvensk markservice. Företaget har lång erfarenhet när det gäller att ställa upp i funktionsupphandlingar.
Lennart Olsson, regionansvarig på Sydsvensk markservice, tycker att samarbetet med kommunen fungerar bra.
– De var duktiga på att värdera anbuden och det fanns en tydlighet i underlaget och det underlättar alltid arbetet, säger han.
Lennart Olsson anser att det positiva med en funktionsupphandling är att leverantörens arbete inte är detaljstyrt.
– Vi kan fritt disponera våra resurser och arbeta smart. Vi kan till exempel prioritera att arbeta på platser där mycket folk rör sig, säger han.
Men det finns även nackdelar med metoden.
– Det största problemet med funktionsupphandlingar är att det alltid finns diskussionspunkter. Det händer att beställaren och vi har olika syn på hur uppdraget ska skötas, säger Lennart Olsson.
Ofta ska arbetet utvärderas utifrån en fackmässig bedömning och det kan ge upphov till olika tolkningar.
God kontakt avgörande
Men Lennart Olsson påpekar också att en funktionsupphandling inte alltid är det bästa alternativet.
– Ibland kan det vara bättre med en traditionell upphandling. Det beror på vem motparten är. Om samarbetet fungerar bra med anbudsgivaren brukar också en funktionsupphandling ge bra resultat. Däremot skapar en dålig relation ofta problem i den här typen av upphandlingar, säger han.
Lennart Olsson säger att Sydsvensk markservice samarbetat länge med Falu kommun och att relationerna mellan dem är goda.
– Men det har hänt att vi har avslutat kontrakt som inletts med en funktionsupphandling för att samarbetet inte har fungerat, säger han.
Han får medhåll av Peter Garvö.
– Nyckeln till en framgångsrik funktionsupphandling är en dialog med leverantören. Vi har till exempel driftmöten en gång i månaden med alla leverantörer, säger han.
