Förändringens vindar har under senare år blåst på upphandlingsområdet i Växjö. Under upphandlingschefen David Braics ledning har kommunen på ett par år fått ett inköpssystem på plats och inrättat en samordnad varudistribution.
– Det har varit mycket arbete, men vinsterna är stora. Vi jobbar med inköpsfrågor på nya sätt, säger David Braic.
Växjö kommun gjorde ett experiment som gick ut på att dela upp den senaste livsmedelsupphandlingen ända ner till minsta produkt. Målet var att få in anbud även från mindre producenter. Upphandlingen inleddes med att kalla både små och stora leverantörer till ett informationsmöte. Det gjordes i samarbete med LRF.
– Vi berättade för leverantörerna att de inte behövde lämna anbud på jättestora poster. I stället kunde de välja vilken del av affären de ville vara med och konkurrera om, berättar David Braic.
Fyra upphandlingar
Affären var uppdelad i fyra separata upphandlingar. De omfattade kött, mejeriprodukter, bröd samt frukt och grönt. I samtliga fall efterfrågades ekologiska varor. Anbud kunde lämnas på mindre volymer. En liten leverantör kunde alltså välja att bara lämna anbud på ett urval poster. Varorna skulle levereras till en enda adress eftersom Växjö har samordnad varudistribution.
Att dela upp upphandlingarna på det här sättet var ett experiment, men det höll. I alla fall sett till antalet inlämnade anbud. När anbudstiden var till ände hade kommunen fått in anbud från 17 leverantörer. Av dem var 13 från närområdet. Traditionellt brukar kommunen få in anbud från tre fyra leverantörer.
– Vi tecknade dessutom avtal med alla 17. Inga föll bort eftersom alla kunde lämna anbud på ett mindre urval. De små har inte haft en chans tidigare. Nu fick alla avtal, berättar David Braic.
”Leverantörerna kunde välja vilken del av affären de ville vara med och konkurrera om”
David Braic
Upphandlingschef, Växjö
Så långt är allt gott och väl. Men trots de goda intentionerna hamnade de små leverantörerna i kläm.
– Det visade sig att upphandlingen fortfarande var intressant för större aktörer trots att upphandlingen hade styckats upp, konstaterar David Braic.
De stora grossisterna lämnade också anbud och följaktligen blev det svårt för de mindre leverantörerna att konkurrera med priset. Så även om kommunen tecknade avtal med samtliga 17 leverantörer fick vissa i realiteten väldigt små delar.
– Ibland var det fråga om pyttedelar. Det ledde förstås till besvikelse bland en del leverantörer och visst hade det varit trevligare om de hade fått en större del. Men det är konkurrens på området och vi kan självklart inte garantera att någon får avtal. Vi har ändå ansträngt oss och förhoppningsvis har vi hjälpt dem att bygga upp sin verksamhet så att de kan komma igen. Jag hoppas de ser positivt på att vi har försökt tänka nytt, säger David Braic.
Stora leverantörer irriterade
De stora leverantörerna hade också synpunkter på upphandlingen. En del var irriterade över affärens uppstyckning och Växjö drabbades av en överprövning på upphandlingen av frukt och grönt. Paketeringen var argumentet. Men kommunen fick rätt i förvaltningsrätten och kammarrätten meddelade inte prövningstillstånd efter överklagande. Uppstyckningen fick även rent praktiska konsekvenser för David Braic och hans medarbetare.
– Vi var visserligen beredda på att upplägget skulle ge oss mer jobb men vi anade inte i vilken utsträckning. Resultatet blev ett enormt arbete med förberedelser, förfrågningsunderlag och utvärdering.
Tillsammans med sju kommuner
Arbetet komplicerades också av att upphandlingen gjordes i samarbete med sju mindre kranskommuner med olika förutsättningar. Det var framförallt Växjös inköpssystem och samordnade varudistribution som utgjorde den största skillnaden. När anbudstiden var klar skulle 32 utvärderingar göras.
Utvärderingen skedde per vara vilket innebar att en leverantör kunde få avtal på 20 produkter av 50 medan en annan kunde få avtal på fem produkter. Förfrågningsunderlaget var ute i slutet av 2010. Avtalen, så när som på det om frukt och grönt som överprövades, var klara den 1 april och resulterade i ramavtal på max fyra år.
Även om affären bara ligger några månader tillbaka i tiden har David Braic hunnit dra en hel del slutsatser av försöket.
– Vad vi såg var att en uppdelad upphandling öppnar för mindre producenter samtidigt som den fortfarande är intressant för större aktörer.
Nästa upphandling kommer inte att styckas upp på samma sätt som den senaste.
– Då blir det fråga om större poster – men de får inte bli för stora. Det krävs fingertoppskänsla för att få med de små leverantörerna. Vi får inte heller riskera att de stora leverantörerna drar sig ur om de bara vinner små delar. Här måste vi hitta en bra balans.
David Braic framhåller att ett inköpssystem är ett måste om en upphandling ska kunna delas upp på det här sättet. Annars fungerar inte upplägget.
– Utan inköpssystem skulle det vara ogörligt för beställarna att hålla reda på vilka leverantörer som har fått avtal och vilka produkter som ingår i de antagna leverantörernas sortiment. Med ett system behöver de inte hålla reda på vilka leverantörer vi har avtal med eftersom de kan söka på produkter i inköpssystemet, säger David Braic.
– Det har varit mycket arbete, men vinsterna är stora. Vi jobbar med inköpsfrågor på nya sätt, säger David Braic.
Växjö kommun gjorde ett experiment som gick ut på att dela upp den senaste livsmedelsupphandlingen ända ner till minsta produkt. Målet var att få in anbud även från mindre producenter. Upphandlingen inleddes med att kalla både små och stora leverantörer till ett informationsmöte. Det gjordes i samarbete med LRF.
– Vi berättade för leverantörerna att de inte behövde lämna anbud på jättestora poster. I stället kunde de välja vilken del av affären de ville vara med och konkurrera om, berättar David Braic.
Fyra upphandlingar
Affären var uppdelad i fyra separata upphandlingar. De omfattade kött, mejeriprodukter, bröd samt frukt och grönt. I samtliga fall efterfrågades ekologiska varor. Anbud kunde lämnas på mindre volymer. En liten leverantör kunde alltså välja att bara lämna anbud på ett urval poster. Varorna skulle levereras till en enda adress eftersom Växjö har samordnad varudistribution.
Att dela upp upphandlingarna på det här sättet var ett experiment, men det höll. I alla fall sett till antalet inlämnade anbud. När anbudstiden var till ände hade kommunen fått in anbud från 17 leverantörer. Av dem var 13 från närområdet. Traditionellt brukar kommunen få in anbud från tre fyra leverantörer.
– Vi tecknade dessutom avtal med alla 17. Inga föll bort eftersom alla kunde lämna anbud på ett mindre urval. De små har inte haft en chans tidigare. Nu fick alla avtal, berättar David Braic.
”Leverantörerna kunde välja vilken del av affären de ville vara med och konkurrera om”
David Braic
Upphandlingschef, Växjö
Så långt är allt gott och väl. Men trots de goda intentionerna hamnade de små leverantörerna i kläm.
– Det visade sig att upphandlingen fortfarande var intressant för större aktörer trots att upphandlingen hade styckats upp, konstaterar David Braic.
De stora grossisterna lämnade också anbud och följaktligen blev det svårt för de mindre leverantörerna att konkurrera med priset. Så även om kommunen tecknade avtal med samtliga 17 leverantörer fick vissa i realiteten väldigt små delar.
– Ibland var det fråga om pyttedelar. Det ledde förstås till besvikelse bland en del leverantörer och visst hade det varit trevligare om de hade fått en större del. Men det är konkurrens på området och vi kan självklart inte garantera att någon får avtal. Vi har ändå ansträngt oss och förhoppningsvis har vi hjälpt dem att bygga upp sin verksamhet så att de kan komma igen. Jag hoppas de ser positivt på att vi har försökt tänka nytt, säger David Braic.
Stora leverantörer irriterade
De stora leverantörerna hade också synpunkter på upphandlingen. En del var irriterade över affärens uppstyckning och Växjö drabbades av en överprövning på upphandlingen av frukt och grönt. Paketeringen var argumentet. Men kommunen fick rätt i förvaltningsrätten och kammarrätten meddelade inte prövningstillstånd efter överklagande. Uppstyckningen fick även rent praktiska konsekvenser för David Braic och hans medarbetare.
– Vi var visserligen beredda på att upplägget skulle ge oss mer jobb men vi anade inte i vilken utsträckning. Resultatet blev ett enormt arbete med förberedelser, förfrågningsunderlag och utvärdering.
Tillsammans med sju kommuner
Arbetet komplicerades också av att upphandlingen gjordes i samarbete med sju mindre kranskommuner med olika förutsättningar. Det var framförallt Växjös inköpssystem och samordnade varudistribution som utgjorde den största skillnaden. När anbudstiden var klar skulle 32 utvärderingar göras.
Utvärderingen skedde per vara vilket innebar att en leverantör kunde få avtal på 20 produkter av 50 medan en annan kunde få avtal på fem produkter. Förfrågningsunderlaget var ute i slutet av 2010. Avtalen, så när som på det om frukt och grönt som överprövades, var klara den 1 april och resulterade i ramavtal på max fyra år.
Även om affären bara ligger några månader tillbaka i tiden har David Braic hunnit dra en hel del slutsatser av försöket.
– Vad vi såg var att en uppdelad upphandling öppnar för mindre producenter samtidigt som den fortfarande är intressant för större aktörer.
Nästa upphandling kommer inte att styckas upp på samma sätt som den senaste.
– Då blir det fråga om större poster – men de får inte bli för stora. Det krävs fingertoppskänsla för att få med de små leverantörerna. Vi får inte heller riskera att de stora leverantörerna drar sig ur om de bara vinner små delar. Här måste vi hitta en bra balans.
David Braic framhåller att ett inköpssystem är ett måste om en upphandling ska kunna delas upp på det här sättet. Annars fungerar inte upplägget.
– Utan inköpssystem skulle det vara ogörligt för beställarna att hålla reda på vilka leverantörer som har fått avtal och vilka produkter som ingår i de antagna leverantörernas sortiment. Med ett system behöver de inte hålla reda på vilka leverantörer vi har avtal med eftersom de kan söka på produkter i inköpssystemet, säger David Braic.
