Att upphandla ett stort sortiment är komplicerat. Det vanligaste sättet är att använda sig av en varukorg där de produkter som ska köpas under kommande avtalsperiod finns med. Något mått på hur stor varukorgen ska vara finns inte. Utgångspunkten är i stället att den ska spegla de kommande köpen så gott det går.
– I praktiken är det svårt att fånga upp allt. Många gånger går det inte att få med 100 procent av det som kommer att köpas under avtalsperioden i varukorgen. Men en tumregel kan vara att åtminstone 80 procent av det som ska köpas finns med, säger upphandlingskonsult Magnus Nilsson, Peak Procurement.
upphandlingskonsult
Peak Procurement
För att varukorgen ska bli så heltäckande som möjligt krävs att upphandlaren skaffar sig en bild av de varor som används i verksamheten. Det kan ske med stöd av statistik över de varor som har köpts under de senaste åren. Utifrån det sätts sedan den nya varukorgen samman. Upphandlaren måste också ha kontroll över om det skedde något särskilt som avvek från det normala under den senaste avtalsperioden. Om det är en varukorg med kontorsmöbler som ska sättas samman är det viktigt att ta hänsyn till att det kanske genomfördes en större renovering under förra avtalsperioden som innebar att en ovanligt stor mängd stolar eller liknande köptes in.
– Om man med hjälp av varukorgen gör en utvärdering efter avtalsperioden, och då utvärderar de verkliga köpen, ska man få samma vinnare som när man gjorde utvärderingen vid upphandlingen. Så realistisk ska varukorgen vara, säger Magnus Nilsson.
Knepigt kräva leverans av allt
Även om varukorgar tillhör det vanligaste tillvägagångssättet har metoden sina kända begränsningar. Det gäller framför allt utvärderingen av varukorgen. En viktig fråga när stora mängder varor ska utvärderas är hur de ska jämföras om inte alla anbudsgivare kan erbjuda alla de varor som den upphandlande myndigheten efterfrågar. Magnus Nilsson säger att det absolut lättaste är att ställa krav på att anbudslämnaren ska kunna leverera allt som efterfrågas.
– Det fungerar i en del upphandlingar, men är ganska orealistiskt i andra fall. Det kan bli oerhört byråkratiskt om den upphandlande myndigheten kräver att alla leverantörer ska kunna leverera allt. Så fyrkantigt är det få som vill ha det. Samtidigt måste man ju ha styrsel på upphandlingen så att man inte får dåliga grejer, säger han.
För att lösa de problem som uppstår när en anbudsgivare inte kan leverera allt det som efterfrågas har olika utvärderingsvarianter prövats. Ett sätt har varit att helt enkelt ta bort alla de varor från utvärderingen där inte alla anbudsgivare har lämnat prisuppgifter.
Metoden har prövats i domstol och underkänts.
Så kallade belastningspris är ett annat tillvägagångssätt vilket innebär att man i utvärderingen sätter ett fiktivt pris, ett så kallat belastningspris, på de varor där en viss anbudsgivare inte har lämnat uppgifter. Det kan ske på olika sätt.
En variant är att en blank prisrad hos en leverantör belastas med det pris som den anbudslämnare har lämnat som har det högsta priset på samma produkt. En annan variant är ett genomsnitt på samtliga leverantörers pris på produkten.
Domar ger olika besked
De här metoderna för utvärdering är framkomliga men inte invändningsfria. De öppnar bland annat för strategiskt agerande från leverantörernas sida som medvetet kan avstå från att lämna priser på vissa av de varor som utvärderas i varukorgen.
– Den leverantör som vet att han är dyrast på marknaden på en viss produkt kan ju faktiskt medvetet välja att inte lämna ett pris eftersom belastningspriset blir lägre. Anbudsgivaren får helt enkelt en konkurrensfördel av att inte lämna pris alls, förklarar Magnus Nilsson.
Det finns en hel del domar som rör användandet av belastningspriser men de pekar i viss mån åt olika håll. I vissa fall har det setts som en godtagbar väg att använda det högst inkomna anbudspriset på en tom prisrad. I andra fall har det inte godkänts. Belastningspriser har dock godtagits av domstol i de fall de har varit förutsägbara, det vill säga att de har varit angivna i förväg och dessutom proportionerliga.
”Kan slå snett”
Advokat Pernilla Norman på Lindskog Malmström Advokatbyrå är tveksam till användandet av belastningspriser.
– Att lägga på ett belastningspris på den leverantör som överhuvudtaget inte erbjuder en vara kan slå väldigt snett, menar hon.
En tänkbar undran är om det kan vara en otillåten direktupphandling när det handlas från en grossists hela sortiment trots att den egentliga upphandlingen bara omfattade en varukorg med kanske hundra varor. Generellt är det är dock att dra frågan för långt, anser Pernilla Norman.
– Allt kan ingå i upphandlingen även om man väljer att utvärdera utifrån en varukorg. Förfrågningsunderlaget måste formuleras på ett sådant sätt att det framgår att även andra varor än de som ingår i varukorgen kommer att köpas.
Pernilla Norman,
Lindskog Malmström Advokatbyrå
Hon menar också att det är viktigt att utforma utvärderingsmodellen på ett sådant sätt att anbudsgivarna inte håller högre priser på de varor som inte finns med i varukorgen och därmed inte utvärderas.
– Utvärderingsmodellen får inte ge anbudsgivarna utrymme att ta igen på gungorna vad de förlorar på karusellen, säger Pernilla Norman.
Samtidigt är det inte möjligt, eller ens önskvärt, att försöka styra leverantörerna att ha officiella bruttoprislistor i branscher där det vanligtvis inte förekommer.
– Upphandlingar med varukorgar ställer verkligen stora krav på beställarkompetens, tillägger hon.
I arbetet med att väga samman varukorgens pris handlar det oftast om vanlig multiplicering, det vill säga styckpris, literpris eller annat enhetspris multiplicerat med det uppskattade antal som kommer att köpas in. Finns det inte statistik att utgå ifrån får man sätta fiktiva värden. Även om man har befintlig statistik att utgå ifrån bör den justeras med förväntade förändringar i köpbeteende.
– När man upphandlar många artiklar gäller det även att vara noga med att ange rätt enheter. Det är lätt att ta fel på styckpris och buntpris när man räknar pris på exempelvis block, säger Magnus Nilsson.
Jämför produkt för produkt
Juristen Christina Möll ifrågasätter användandet av varukorgar överhuvudtaget. Hon anser att det inte går att komma ifrån att den bästa metoden när det gäller sortimensupphandlingar är den enklaste, att helt enkelt ta alla varor och jämföra priset, produkt för produkt, med stöd av ett dataprogram.
– Det är förstås en mycket arbetskrävande metod men det är det värt, konstaterar hon.
Hon understryker att tillvägagångssättet förutsätter att det inte bara är styckpriset som värderas, utan att buntpris med styckpris används.
– I annat fall kan det ju slå snett om en leverantör offererar en pärm för 60 kronor styck men buntpris med tio block för 22 kronor styck. Här måste förutsättningarna vara tydliga liksom köparansvaret att följa upp och hålla fast vid offerten.
I utvärderingen görs sedan jämförelser artikel för artikel. Genom att göra en sammanställning av en leverantörs pris på samtliga artiklar får man sedan ett slutgiltigt värde där en anbudsgivare är bättre än en annan.
– Det kanske kan tyckas vara något av en idiotlösning men det är ett tillvägagångssätt som fungerar. Det är också bättre än att arbeta med varukorgar där det kan uppstå problem med urval och likabehandling.
Hon menar att risken med varukorgar är att upphandlaren konstruerar in sig i ett hörn där det blir fel.
– Om den konkurrenskraftigaste produkten avseende pris och kvalitet ska köpas, hur vet man att en produkt är konkurrenskraftig om den inte ingår i en varukorg?
Christina Möll hävdar att det i så fall är bättre att göra grovjobbet först och sedan ta hjälp av ett dataprogram och organisationens ekonomer för att räkna på hur det slår.
– Före upphandlingen kan man också jobba med att se om enstaka produkter med stora volymer sticker iväg i prislistan. Kanske ska man i så fall jobba med att upphandla vissa produkter separat, säger hon.
Vad gäller kvalitet förespråkar Christina Möll att man ska göra som i Frankrike och andra EU-länder där upphandlarna via egna undersökningar tar fram underlag för att definiera vad som är bra kvalitet på en vara. Marknadsundersökningen ger besked om den optimala produkten och vad den kostar.
– Upphandlarna borde i mycket större utsträckning definiera vad som är kvalitet genom att skaffa sig en känsla för marknaden och vilka produkter som finns. Sedan tycker jag att de skulle våga köra en lägstaprisupphandling, säger hon.
Beställd vara ersätts med dyrare
Ett annat välkänt problem vid massupphandlingar är leverantörer som inte levererar som offererat. Här kan det vara fråga om att en erbjuden produkt vid beställning ersätts av en annan, dyrare vara.
Det är särskilt vanligt när det gäller kontorsmaterial och livsmedel, enligt en forskarrapport, genomförd på uppdrag av Konkurrensverket.
Här är ett elektroniskt beställningsverktyg ett stort stöd eftersom det leder beställarna rätt och gör att de avropar på avtalade produkter.
Annars handlar det om att bemöta felleveranserna med traditionellt uppföljningsarbete. Via stickprover får köparen kontrollera att det levereras rätt saker, det vill säga de produkter som är offererade.
– Ett annat sätt är att uppmana dem som arbetar ute i verksamheten att vara uppmärksamma på felleveranser, men det är en krånglig väg. Det är inte lätt för personalen på en förskola att veta om det kommer fel grejer. För att reagera måste de ju dessutom veta vad som är rätt produkter och det är ingen självklarhet. För att lyckas är det nödvändigt att skapa en genomtänkt beställar-organisation, säger Magnus Nilsson.
Kräver samma pris
Stefan Axelsson jobbar som upphandlingschef på Inköp Gävleborg. Här är strategin att möta leverantörers hänvisningar till dyrare ersättningsprodukter med krav på att de ska ha samma pris som de offererade. Han understryker också hur viktigt det är att jobba med kontroll och uppföljning för att upptäcka avvikelser från avtal. Samtidigt har han en ganska avspänd inställning till leverantörernas prisstrategier.
– En skicklig affärsman är alltid strateg. Det ligger i affärsmässigheten. Alla utvärderingsmodeller går dessutom att testköra om du är en duktig leverantör. Jag ser inga konstigheter i det. Det viktiga är att leverantören inte bryter mot avtalsvillkoren, säger han.
Prisändringar är också en punkt som kan ge problem. Enligt Magnus Nilsson kan en leverantör vara bunden av priserna i en varukorg i ungefär ett till två år. Men priser måste i flertalet fall gå att reglera. Här kan man jobba med prisregleringsklausuler. Före upphandlingen är det viktigt att lyssna till branschens önskemål om hur prisregleringen ska gå till. En metod kan vara att efterfråga rabatter på officiella prislistor i upphandlingen. Om det sker förändringar i prislistorna ska de nya priserna sedan godkännas av köparen inom till exempel en månad.
– Att en återförsäljare får justera pris som en följd av förändringar i leverantörens officiella prislista kan fungera i vissa branscher. Problemet är i de fall en tillverkare har flera olika prislistor. Då måste man veta vilken prislista som gäller och när den höjs. Här krävs att upphandlaren har koll på vem man handlar med och hur rutinerna i branschen ser ut, säger Magnus Nilsson.
Andra sätt är att koppla prisutvecklingen till ett index som priserna regleras mot. Att prissätta enligt leverantörens inpris och lägga på en marginal är ett annat sätt. Det sker ofta inom byggbranschen. Många använder sig av rabatter. Det kan bli komplicerat, särskilt i de fall rabatterna är olika beroende på hur stora volymer som köps in.
– Det innebär att pengar ska delas ut till olika förvaltningar i efterhand och det kan kräva en ganska rejäl administration. Många anser att problemen överstiger vinsterna, särskilt som det mest är fråga om småpengar, säger Magnus Nilsson.
Leverantörer tvingas vara kreativa
På Karlstads kommuns upphandlingsenhet jobbar Rose-Marie Andersson. Hon och hennes kollegor i Karlstad och de kringliggande kommunerna försöker tillsammans hitta upphandlingsvarianter som ska lösa en del av de problem som de traditionella metoderna för massupphandlingar för med sig. Ett exempel är den upphandling av lekmaterial till förskolor som gjordes nyligen. Tidigare använde man sig av varukorgar.
– Men det är väldigt svårt att utvärdera varukorgar med lekmaterial. Hur jämför man till exempel två pussel på ett bra sätt?
I stället gav kommunen leverantörerna i uppdrag att på egen hand utrusta en för-skoleavdelning för ett visst antal barn enligt ett antal givna förutsättningar. En prisram för hur mycket det fick kosta slogs fast och anbudslämnarna fick dessutom ge en rabattsats som gällde för hela produktkatalogen.
Rose-Marie Andersson är nöjd med utfallet som hon tycker har blivit mycket bra. Samma metod har även använts för att upphandla utrustning till klassrum.
– Ett stort plus var att vi kunde använda oss av leverantörernas egen kreativitet. De kunde erbjuda oss nya och oväntade lösningar. Det var en spännande modell för upphandling, säger Rose-Marie Andersson.
– I praktiken är det svårt att fånga upp allt. Många gånger går det inte att få med 100 procent av det som kommer att köpas under avtalsperioden i varukorgen. Men en tumregel kan vara att åtminstone 80 procent av det som ska köpas finns med, säger upphandlingskonsult Magnus Nilsson, Peak Procurement.
”En tumregel kan vara att åtminstone 80 procent av det som ska köpas finns med i varukorgen"
Magnus Nilsson,upphandlingskonsult
Peak Procurement
För att varukorgen ska bli så heltäckande som möjligt krävs att upphandlaren skaffar sig en bild av de varor som används i verksamheten. Det kan ske med stöd av statistik över de varor som har köpts under de senaste åren. Utifrån det sätts sedan den nya varukorgen samman. Upphandlaren måste också ha kontroll över om det skedde något särskilt som avvek från det normala under den senaste avtalsperioden. Om det är en varukorg med kontorsmöbler som ska sättas samman är det viktigt att ta hänsyn till att det kanske genomfördes en större renovering under förra avtalsperioden som innebar att en ovanligt stor mängd stolar eller liknande köptes in.
– Om man med hjälp av varukorgen gör en utvärdering efter avtalsperioden, och då utvärderar de verkliga köpen, ska man få samma vinnare som när man gjorde utvärderingen vid upphandlingen. Så realistisk ska varukorgen vara, säger Magnus Nilsson.
Knepigt kräva leverans av allt
Även om varukorgar tillhör det vanligaste tillvägagångssättet har metoden sina kända begränsningar. Det gäller framför allt utvärderingen av varukorgen. En viktig fråga när stora mängder varor ska utvärderas är hur de ska jämföras om inte alla anbudsgivare kan erbjuda alla de varor som den upphandlande myndigheten efterfrågar. Magnus Nilsson säger att det absolut lättaste är att ställa krav på att anbudslämnaren ska kunna leverera allt som efterfrågas.
– Det fungerar i en del upphandlingar, men är ganska orealistiskt i andra fall. Det kan bli oerhört byråkratiskt om den upphandlande myndigheten kräver att alla leverantörer ska kunna leverera allt. Så fyrkantigt är det få som vill ha det. Samtidigt måste man ju ha styrsel på upphandlingen så att man inte får dåliga grejer, säger han.
För att lösa de problem som uppstår när en anbudsgivare inte kan leverera allt det som efterfrågas har olika utvärderingsvarianter prövats. Ett sätt har varit att helt enkelt ta bort alla de varor från utvärderingen där inte alla anbudsgivare har lämnat prisuppgifter.
Metoden har prövats i domstol och underkänts.
Så kallade belastningspris är ett annat tillvägagångssätt vilket innebär att man i utvärderingen sätter ett fiktivt pris, ett så kallat belastningspris, på de varor där en viss anbudsgivare inte har lämnat uppgifter. Det kan ske på olika sätt.
En variant är att en blank prisrad hos en leverantör belastas med det pris som den anbudslämnare har lämnat som har det högsta priset på samma produkt. En annan variant är ett genomsnitt på samtliga leverantörers pris på produkten.
Domar ger olika besked
De här metoderna för utvärdering är framkomliga men inte invändningsfria. De öppnar bland annat för strategiskt agerande från leverantörernas sida som medvetet kan avstå från att lämna priser på vissa av de varor som utvärderas i varukorgen.
– Den leverantör som vet att han är dyrast på marknaden på en viss produkt kan ju faktiskt medvetet välja att inte lämna ett pris eftersom belastningspriset blir lägre. Anbudsgivaren får helt enkelt en konkurrensfördel av att inte lämna pris alls, förklarar Magnus Nilsson.
Det finns en hel del domar som rör användandet av belastningspriser men de pekar i viss mån åt olika håll. I vissa fall har det setts som en godtagbar väg att använda det högst inkomna anbudspriset på en tom prisrad. I andra fall har det inte godkänts. Belastningspriser har dock godtagits av domstol i de fall de har varit förutsägbara, det vill säga att de har varit angivna i förväg och dessutom proportionerliga.
”Kan slå snett”
Advokat Pernilla Norman på Lindskog Malmström Advokatbyrå är tveksam till användandet av belastningspriser.
– Att lägga på ett belastningspris på den leverantör som överhuvudtaget inte erbjuder en vara kan slå väldigt snett, menar hon.
En tänkbar undran är om det kan vara en otillåten direktupphandling när det handlas från en grossists hela sortiment trots att den egentliga upphandlingen bara omfattade en varukorg med kanske hundra varor. Generellt är det är dock att dra frågan för långt, anser Pernilla Norman.
– Allt kan ingå i upphandlingen även om man väljer att utvärdera utifrån en varukorg. Förfrågningsunderlaget måste formuleras på ett sådant sätt att det framgår att även andra varor än de som ingår i varukorgen kommer att köpas.
”Utvärderingsmodellen får inte göra att anbudsgivarna kan ta igen på gungorna vad de förlorar på karusellen"
Pernilla Norman,
Lindskog Malmström Advokatbyrå
Hon menar också att det är viktigt att utforma utvärderingsmodellen på ett sådant sätt att anbudsgivarna inte håller högre priser på de varor som inte finns med i varukorgen och därmed inte utvärderas.
– Utvärderingsmodellen får inte ge anbudsgivarna utrymme att ta igen på gungorna vad de förlorar på karusellen, säger Pernilla Norman.
Samtidigt är det inte möjligt, eller ens önskvärt, att försöka styra leverantörerna att ha officiella bruttoprislistor i branscher där det vanligtvis inte förekommer.
– Upphandlingar med varukorgar ställer verkligen stora krav på beställarkompetens, tillägger hon.
I arbetet med att väga samman varukorgens pris handlar det oftast om vanlig multiplicering, det vill säga styckpris, literpris eller annat enhetspris multiplicerat med det uppskattade antal som kommer att köpas in. Finns det inte statistik att utgå ifrån får man sätta fiktiva värden. Även om man har befintlig statistik att utgå ifrån bör den justeras med förväntade förändringar i köpbeteende.
– När man upphandlar många artiklar gäller det även att vara noga med att ange rätt enheter. Det är lätt att ta fel på styckpris och buntpris när man räknar pris på exempelvis block, säger Magnus Nilsson.
Jämför produkt för produkt
Juristen Christina Möll ifrågasätter användandet av varukorgar överhuvudtaget. Hon anser att det inte går att komma ifrån att den bästa metoden när det gäller sortimensupphandlingar är den enklaste, att helt enkelt ta alla varor och jämföra priset, produkt för produkt, med stöd av ett dataprogram.
– Det är förstås en mycket arbetskrävande metod men det är det värt, konstaterar hon.
Hon understryker att tillvägagångssättet förutsätter att det inte bara är styckpriset som värderas, utan att buntpris med styckpris används.
– I annat fall kan det ju slå snett om en leverantör offererar en pärm för 60 kronor styck men buntpris med tio block för 22 kronor styck. Här måste förutsättningarna vara tydliga liksom köparansvaret att följa upp och hålla fast vid offerten.
I utvärderingen görs sedan jämförelser artikel för artikel. Genom att göra en sammanställning av en leverantörs pris på samtliga artiklar får man sedan ett slutgiltigt värde där en anbudsgivare är bättre än en annan.
– Det kanske kan tyckas vara något av en idiotlösning men det är ett tillvägagångssätt som fungerar. Det är också bättre än att arbeta med varukorgar där det kan uppstå problem med urval och likabehandling.
Hon menar att risken med varukorgar är att upphandlaren konstruerar in sig i ett hörn där det blir fel.
– Om den konkurrenskraftigaste produkten avseende pris och kvalitet ska köpas, hur vet man att en produkt är konkurrenskraftig om den inte ingår i en varukorg?
Christina Möll hävdar att det i så fall är bättre att göra grovjobbet först och sedan ta hjälp av ett dataprogram och organisationens ekonomer för att räkna på hur det slår.
– Före upphandlingen kan man också jobba med att se om enstaka produkter med stora volymer sticker iväg i prislistan. Kanske ska man i så fall jobba med att upphandla vissa produkter separat, säger hon.
Vad gäller kvalitet förespråkar Christina Möll att man ska göra som i Frankrike och andra EU-länder där upphandlarna via egna undersökningar tar fram underlag för att definiera vad som är bra kvalitet på en vara. Marknadsundersökningen ger besked om den optimala produkten och vad den kostar.
– Upphandlarna borde i mycket större utsträckning definiera vad som är kvalitet genom att skaffa sig en känsla för marknaden och vilka produkter som finns. Sedan tycker jag att de skulle våga köra en lägstaprisupphandling, säger hon.
Beställd vara ersätts med dyrare
Ett annat välkänt problem vid massupphandlingar är leverantörer som inte levererar som offererat. Här kan det vara fråga om att en erbjuden produkt vid beställning ersätts av en annan, dyrare vara.
Det är särskilt vanligt när det gäller kontorsmaterial och livsmedel, enligt en forskarrapport, genomförd på uppdrag av Konkurrensverket.
Här är ett elektroniskt beställningsverktyg ett stort stöd eftersom det leder beställarna rätt och gör att de avropar på avtalade produkter.
Annars handlar det om att bemöta felleveranserna med traditionellt uppföljningsarbete. Via stickprover får köparen kontrollera att det levereras rätt saker, det vill säga de produkter som är offererade.
– Ett annat sätt är att uppmana dem som arbetar ute i verksamheten att vara uppmärksamma på felleveranser, men det är en krånglig väg. Det är inte lätt för personalen på en förskola att veta om det kommer fel grejer. För att reagera måste de ju dessutom veta vad som är rätt produkter och det är ingen självklarhet. För att lyckas är det nödvändigt att skapa en genomtänkt beställar-organisation, säger Magnus Nilsson.
Kräver samma pris
Stefan Axelsson jobbar som upphandlingschef på Inköp Gävleborg. Här är strategin att möta leverantörers hänvisningar till dyrare ersättningsprodukter med krav på att de ska ha samma pris som de offererade. Han understryker också hur viktigt det är att jobba med kontroll och uppföljning för att upptäcka avvikelser från avtal. Samtidigt har han en ganska avspänd inställning till leverantörernas prisstrategier.
– En skicklig affärsman är alltid strateg. Det ligger i affärsmässigheten. Alla utvärderingsmodeller går dessutom att testköra om du är en duktig leverantör. Jag ser inga konstigheter i det. Det viktiga är att leverantören inte bryter mot avtalsvillkoren, säger han.
Prisändringar är också en punkt som kan ge problem. Enligt Magnus Nilsson kan en leverantör vara bunden av priserna i en varukorg i ungefär ett till två år. Men priser måste i flertalet fall gå att reglera. Här kan man jobba med prisregleringsklausuler. Före upphandlingen är det viktigt att lyssna till branschens önskemål om hur prisregleringen ska gå till. En metod kan vara att efterfråga rabatter på officiella prislistor i upphandlingen. Om det sker förändringar i prislistorna ska de nya priserna sedan godkännas av köparen inom till exempel en månad.
– Att en återförsäljare får justera pris som en följd av förändringar i leverantörens officiella prislista kan fungera i vissa branscher. Problemet är i de fall en tillverkare har flera olika prislistor. Då måste man veta vilken prislista som gäller och när den höjs. Här krävs att upphandlaren har koll på vem man handlar med och hur rutinerna i branschen ser ut, säger Magnus Nilsson.
Andra sätt är att koppla prisutvecklingen till ett index som priserna regleras mot. Att prissätta enligt leverantörens inpris och lägga på en marginal är ett annat sätt. Det sker ofta inom byggbranschen. Många använder sig av rabatter. Det kan bli komplicerat, särskilt i de fall rabatterna är olika beroende på hur stora volymer som köps in.
– Det innebär att pengar ska delas ut till olika förvaltningar i efterhand och det kan kräva en ganska rejäl administration. Många anser att problemen överstiger vinsterna, särskilt som det mest är fråga om småpengar, säger Magnus Nilsson.
Leverantörer tvingas vara kreativa
På Karlstads kommuns upphandlingsenhet jobbar Rose-Marie Andersson. Hon och hennes kollegor i Karlstad och de kringliggande kommunerna försöker tillsammans hitta upphandlingsvarianter som ska lösa en del av de problem som de traditionella metoderna för massupphandlingar för med sig. Ett exempel är den upphandling av lekmaterial till förskolor som gjordes nyligen. Tidigare använde man sig av varukorgar.
– Men det är väldigt svårt att utvärdera varukorgar med lekmaterial. Hur jämför man till exempel två pussel på ett bra sätt?
I stället gav kommunen leverantörerna i uppdrag att på egen hand utrusta en för-skoleavdelning för ett visst antal barn enligt ett antal givna förutsättningar. En prisram för hur mycket det fick kosta slogs fast och anbudslämnarna fick dessutom ge en rabattsats som gällde för hela produktkatalogen.
Rose-Marie Andersson är nöjd med utfallet som hon tycker har blivit mycket bra. Samma metod har även använts för att upphandla utrustning till klassrum.
– Ett stort plus var att vi kunde använda oss av leverantörernas egen kreativitet. De kunde erbjuda oss nya och oväntade lösningar. Det var en spännande modell för upphandling, säger Rose-Marie Andersson.
