Landstinget Västernorrland fick skarp kritik för sitt sätt att sköta upphandlingar i en rapport från revisorerna våren 2010.
– De har sett och märkt att vi inte har upphandlat som man ska göra ute i organisationen – ibland gör de anställda saker de inte ska göra, säger Gösta Burlin, ekonomi- och finansdirektör för Landstinget Västernorrland.
Enbart en tredjedel av nästan 60 anlitade hyrläkarföretag hade upphandlade kontrakt, och det företag som fakturerade mest under 2009 hade det inte.
Enligt Sören Lanner, upphandlingschef för Landstinget Västernorrland, missade upphandlingsenheten helt enkelt att det anlitades oupphandlade stafettläkare i organisationen.
– Ansvaret för stafettläkare ligger på oss, men det ramlade förbi oss att enheterna själva hade slutit avtal med dem, säger han.
Även inom andra områden visade stickprov på stora inköp vid sidan om förhandlade ramavtal. Landstinget Västernorrland har även fått kritik från Konkurrensverket för att ett uppdrag värt 50 miljoner kronor lades ut på konsultföretaget Mantec utan föregående konkurrensutsättning.
– När det gäller Mantec har vi förklarat för Konkurrensverket att det var av synnerliga skäl vi gjorde det – det var brådskande – men Konkurrensverket tyckte inte att det var brådska, säger Sören Lanner.
Sören Lanner,
Upphandlingchef
Konkurrensverket anser i stället att orsaken var bristande planering inom organisationen när det gäller kommande behov av upphandlingar.
Enligt Sören Lanner beror missarna när det gäller upphandling i landstinget bland annat på resursbrist hos upphandlingsenheten.
– Dessutom har det inte varit tillräckligt tydligt ute i organisationen vem som får göra upphandlingar, säger han.
Gösta Burlin gör samma analys.
– Man har inte följt de regler och rutiner som finns när det gäller beställningar och upphandlingar. Orsaken är att reglerna och rutinerna inte har kommunicerats, och dessutom kanske inte de regler och rutiner som har funnits har varit tillräckliga, säger han.
Anlitar konsulter
För att försöka komma till rätta med de omfattande problemen beslöt landstingets politiska ledning att en konsultfirma skulle anlitas för att hjälpa till. Uppdraget tilldelades Deloitte, som satte igång med en utredning av inköp och upphandling inom Landstinget Västernorrland i augusti 2010.
– Den 26 oktober lämnade de en slutrapport. Nu håller de på att utreda vilken kompetens jag behöver, exempelvis om jag behöver fler jurister eller ekonomer eller fler upphandlare. När de har gjort det kommer de att lägga ett förslag på hur de anser att organisationen ska se ut. Sedan går jag till landstingsgrupp och politiker för att stämma av hur jag ska gå vidare, säger Gösta Burlin.
Han antar att konsultföretagets slutsats blir att bemanningen bör ökas.
– Då måste jag be om mer pengar – i en sådan här organisation är det politiken som bestämmer. Sedan kan omstruktureringsprojektet gå igång.
Trots att hela utredningsarbetet inte är klart ännu har konsultföretaget redan tagit fram en handlingsplan för hur arbetet i Landstinget Västernorrland ska förbättras.
Ett av målen är att landstinget ska upphandla för drygt två miljarder kronor i stället för dagens 1,3 miljarder kronor, enligt Sören Lanner.
– Det ska bli ett större engagemang från upphandlingsenheten, och upphandlingarna ska göras av rätt kompetens.
Det innebär även att antalet personer i organisationen som ska ha behörighet att göra inköp och upphandlingar samt att sluta avtal ska minskas.
– Genom att bli effektivare ska vi sänka våra kostnader i landstinget med cirka 100 miljoner, säger Sören Lanner.
Fem huvudpunkter
Under det första halvåret 2011 ligger fokus för förändringsarbetet på fem huvudaktiviteter, enligt Gösta Burlin.
– Den första är att se till så att informationen till förvaltningarna blir mycket, mycket tydligare och mer konkret, säger Gösta Burlin.
Den andra huvudaktiviteten är att se över upphandlingsenhetens organisatoriska tillhörighet.
– Nu ligger den under ekonomi och finans, och det är inte säkert att den ska ligga där. Många andra ställen har det inte så.
Gösta Burlin,
ekonomi- och finansdirektör
Den tredje huvudaktiviteten är att få ordning på it-stödet.
– Vi ska göra en förstudie och sedan kanske utveckla ett nytt it-stöd, eller så ska vi ha kvar det vi har just nu, säger Gösta Burlin.
Den fjärde aktiviteten är att utveckla och förbättra beställarrutinerna i verksamheterna.
– De fungerar inte som de ska. Vi måste se till att sätta oss ned och fundera på vad vi ska göra.
Den femte och sista huvudaktiviteten under första halvan av 2011 är att ordna upp den så kallade kategoristyrningen och hanteringen av leverantörerna.
– Vi ska utveckla ett ramverk för kategoristyrningen, där vi visar på vilka kategorier vi ska ha, exempelvis vårdprodukter, bygg och fastighet, it, livsmedel och läkemedel. Sedan ska vi ha ett ramverk för hur vi ska hantera leverantörerna. Någon ska bli ansvarig för respektive leverantör och kategori, säger Gösta Burlin.
Förutom de fem huvudaktiviteterna ska även annat förbättringsarbete ske under våren. Bland annat ska utnyttjandet av så kallade upphandlingsgrupper öka, enligt Sören Lanner.
– Det innebär att personer som utses av verksamheten ska ingå i själva upphandlingarna, säger han.
Bättre rapportering och kvartalskoll
Även rapporteringen ska bli bättre.
– Vi ska kunna rapportera och följa upp vad vi gjort. Vi ska analysera vårt eget system och kolla vad har vi för information som vi ska samordna och sedan hitta olika lösningar på det, säger Sören Lanner.
Konsulterna har även skissat upp en plan på hur åtgärderna ska följas upp, enligt Gösta Burlin.
– När det exempelvis gäller kategorin läkemedel är målet att vi ska försöka reducera kostnaderna med 1,1 miljoner kronor. Vi ska följa upp avtalstroheten kvartalsvis, och då ska vi ha en kategoriansvarig som gör det. Sedan ska vi göra likadant med de andra kategorierna, säger han.
Enligt Sören Lanner går hela projektet ut på att Landstinget Västernorrland ska analysera vad som köps, vilka upphandlingar som görs och vem som gör upphandlingarna.
– Sedan ska vi sätta oss ner och se vad vi kan göra. Det är landstinget som helhet vi pratar om, inte upphandlingsenheten. Landstinget gör av med 2,7 miljarder totalt på olika inköp, och det är det som är intressant – det är det som vi kommer att kolla på i kategorierna, säger Sören Lanner.
Omstruktureringsprojektet är tänkt att pågå under två års tid, men vad som ska ske under andra halvan av 2011 och under 2012 är inte bestämt ännu, enligt Gösta Burlin.
– Vad som händer beror lite på var första halvårets genomgångar hamnar, säger han.
Enligt Sören Lanner kommer det att krävas många förstudier och djupare analyser.
– Det är en stor förändring, inte bara för upphandlingsorganisationen utan för alla verksamheter. Det är ett helt nytt sätt att se på inköp.
Vilken är den viktigaste lärdomen ni fått från kritiken?
– Det är att varje organisation måste se över sina inköpsprocesser så att inte vem som helst i organisationen kan göra sina egna inköp. Ska man göra inköp så ska man ha kompetens att göra det och kunskap om LOU, säger Sören Lanner.
Gösta Burlin har lärt en liknande läxa.
– Den viktigaste lärdomen är att hela organisationen måste veta vilka regler och rutiner som gäller för så känsliga saker som upphandlingar. Där har det brustit, så det ska vi definitivt förbättra. Vi ska ha en stor informationskampanj, det har vi inte haft tidigare, säger han.
Utbildning på gång
För att förankra i organisationen att inköp inte ska göras vid sidan om ska det, förutom information på intern- och externwebb och i informationsfoldrar, även ordnas internutbildningar, enligt Sören Lanner.
År 2009 genomförde Landstinget Västernorrland 430 upphandlingar, och eftersom den siffran nu ska bli ännu högre är det ständigt nya upphandlingar på gång.
– Näst på tur står livsmedel, tvätten håller vi på att avsluta och vi håller på med läkemedel. Vi har fått i uppdrag att vi ska lägga ut fastighetsdrift och kostverksamhet på entreprenad plus många konsulttjänster – det strömmar in en mängd nya och spännande upphandlingar till oss hela tiden, säger Sören Lanner.
Per Wahlberg, landstingsråd i Landstinget Västernorrland, är inte orolig för att upphandlingsslarvet ska fortsätta.
– Jag har fått en dragning av åtgärdspaketet och jag har fullt förtroende för att landstingsdirektören och organisationen kommer att lösa det här, säger Per Wahlberg.
– De har sett och märkt att vi inte har upphandlat som man ska göra ute i organisationen – ibland gör de anställda saker de inte ska göra, säger Gösta Burlin, ekonomi- och finansdirektör för Landstinget Västernorrland.
Enbart en tredjedel av nästan 60 anlitade hyrläkarföretag hade upphandlade kontrakt, och det företag som fakturerade mest under 2009 hade det inte.
Enligt Sören Lanner, upphandlingschef för Landstinget Västernorrland, missade upphandlingsenheten helt enkelt att det anlitades oupphandlade stafettläkare i organisationen.
– Ansvaret för stafettläkare ligger på oss, men det ramlade förbi oss att enheterna själva hade slutit avtal med dem, säger han.
Även inom andra områden visade stickprov på stora inköp vid sidan om förhandlade ramavtal. Landstinget Västernorrland har även fått kritik från Konkurrensverket för att ett uppdrag värt 50 miljoner kronor lades ut på konsultföretaget Mantec utan föregående konkurrensutsättning.
– När det gäller Mantec har vi förklarat för Konkurrensverket att det var av synnerliga skäl vi gjorde det – det var brådskande – men Konkurrensverket tyckte inte att det var brådska, säger Sören Lanner.
”Det har inte varit tillräckligt tydligt vem som får upphandla"
Sören Lanner,
Upphandlingchef
Konkurrensverket anser i stället att orsaken var bristande planering inom organisationen när det gäller kommande behov av upphandlingar.
Enligt Sören Lanner beror missarna när det gäller upphandling i landstinget bland annat på resursbrist hos upphandlingsenheten.
– Dessutom har det inte varit tillräckligt tydligt ute i organisationen vem som får göra upphandlingar, säger han.
Gösta Burlin gör samma analys.
– Man har inte följt de regler och rutiner som finns när det gäller beställningar och upphandlingar. Orsaken är att reglerna och rutinerna inte har kommunicerats, och dessutom kanske inte de regler och rutiner som har funnits har varit tillräckliga, säger han.
Anlitar konsulter
För att försöka komma till rätta med de omfattande problemen beslöt landstingets politiska ledning att en konsultfirma skulle anlitas för att hjälpa till. Uppdraget tilldelades Deloitte, som satte igång med en utredning av inköp och upphandling inom Landstinget Västernorrland i augusti 2010.
– Den 26 oktober lämnade de en slutrapport. Nu håller de på att utreda vilken kompetens jag behöver, exempelvis om jag behöver fler jurister eller ekonomer eller fler upphandlare. När de har gjort det kommer de att lägga ett förslag på hur de anser att organisationen ska se ut. Sedan går jag till landstingsgrupp och politiker för att stämma av hur jag ska gå vidare, säger Gösta Burlin.
Han antar att konsultföretagets slutsats blir att bemanningen bör ökas.
– Då måste jag be om mer pengar – i en sådan här organisation är det politiken som bestämmer. Sedan kan omstruktureringsprojektet gå igång.
Trots att hela utredningsarbetet inte är klart ännu har konsultföretaget redan tagit fram en handlingsplan för hur arbetet i Landstinget Västernorrland ska förbättras.
Ett av målen är att landstinget ska upphandla för drygt två miljarder kronor i stället för dagens 1,3 miljarder kronor, enligt Sören Lanner.
– Det ska bli ett större engagemang från upphandlingsenheten, och upphandlingarna ska göras av rätt kompetens.
Det innebär även att antalet personer i organisationen som ska ha behörighet att göra inköp och upphandlingar samt att sluta avtal ska minskas.
– Genom att bli effektivare ska vi sänka våra kostnader i landstinget med cirka 100 miljoner, säger Sören Lanner.
Fem huvudpunkter
Under det första halvåret 2011 ligger fokus för förändringsarbetet på fem huvudaktiviteter, enligt Gösta Burlin.
– Den första är att se till så att informationen till förvaltningarna blir mycket, mycket tydligare och mer konkret, säger Gösta Burlin.
Den andra huvudaktiviteten är att se över upphandlingsenhetens organisatoriska tillhörighet.
– Nu ligger den under ekonomi och finans, och det är inte säkert att den ska ligga där. Många andra ställen har det inte så.
”Informationen måste bli mycket, mycket tydligare och mer konkret"
Gösta Burlin,
ekonomi- och finansdirektör
Den tredje huvudaktiviteten är att få ordning på it-stödet.
– Vi ska göra en förstudie och sedan kanske utveckla ett nytt it-stöd, eller så ska vi ha kvar det vi har just nu, säger Gösta Burlin.
Den fjärde aktiviteten är att utveckla och förbättra beställarrutinerna i verksamheterna.
– De fungerar inte som de ska. Vi måste se till att sätta oss ned och fundera på vad vi ska göra.
Den femte och sista huvudaktiviteten under första halvan av 2011 är att ordna upp den så kallade kategoristyrningen och hanteringen av leverantörerna.
– Vi ska utveckla ett ramverk för kategoristyrningen, där vi visar på vilka kategorier vi ska ha, exempelvis vårdprodukter, bygg och fastighet, it, livsmedel och läkemedel. Sedan ska vi ha ett ramverk för hur vi ska hantera leverantörerna. Någon ska bli ansvarig för respektive leverantör och kategori, säger Gösta Burlin.
Förutom de fem huvudaktiviteterna ska även annat förbättringsarbete ske under våren. Bland annat ska utnyttjandet av så kallade upphandlingsgrupper öka, enligt Sören Lanner.
– Det innebär att personer som utses av verksamheten ska ingå i själva upphandlingarna, säger han.
Bättre rapportering och kvartalskoll
Även rapporteringen ska bli bättre.
– Vi ska kunna rapportera och följa upp vad vi gjort. Vi ska analysera vårt eget system och kolla vad har vi för information som vi ska samordna och sedan hitta olika lösningar på det, säger Sören Lanner.
Konsulterna har även skissat upp en plan på hur åtgärderna ska följas upp, enligt Gösta Burlin.
– När det exempelvis gäller kategorin läkemedel är målet att vi ska försöka reducera kostnaderna med 1,1 miljoner kronor. Vi ska följa upp avtalstroheten kvartalsvis, och då ska vi ha en kategoriansvarig som gör det. Sedan ska vi göra likadant med de andra kategorierna, säger han.
Enligt Sören Lanner går hela projektet ut på att Landstinget Västernorrland ska analysera vad som köps, vilka upphandlingar som görs och vem som gör upphandlingarna.
– Sedan ska vi sätta oss ner och se vad vi kan göra. Det är landstinget som helhet vi pratar om, inte upphandlingsenheten. Landstinget gör av med 2,7 miljarder totalt på olika inköp, och det är det som är intressant – det är det som vi kommer att kolla på i kategorierna, säger Sören Lanner.
Omstruktureringsprojektet är tänkt att pågå under två års tid, men vad som ska ske under andra halvan av 2011 och under 2012 är inte bestämt ännu, enligt Gösta Burlin.
– Vad som händer beror lite på var första halvårets genomgångar hamnar, säger han.
Enligt Sören Lanner kommer det att krävas många förstudier och djupare analyser.
– Det är en stor förändring, inte bara för upphandlingsorganisationen utan för alla verksamheter. Det är ett helt nytt sätt att se på inköp.
Vilken är den viktigaste lärdomen ni fått från kritiken?
– Det är att varje organisation måste se över sina inköpsprocesser så att inte vem som helst i organisationen kan göra sina egna inköp. Ska man göra inköp så ska man ha kompetens att göra det och kunskap om LOU, säger Sören Lanner.
Gösta Burlin har lärt en liknande läxa.
– Den viktigaste lärdomen är att hela organisationen måste veta vilka regler och rutiner som gäller för så känsliga saker som upphandlingar. Där har det brustit, så det ska vi definitivt förbättra. Vi ska ha en stor informationskampanj, det har vi inte haft tidigare, säger han.
Utbildning på gång
För att förankra i organisationen att inköp inte ska göras vid sidan om ska det, förutom information på intern- och externwebb och i informationsfoldrar, även ordnas internutbildningar, enligt Sören Lanner.
År 2009 genomförde Landstinget Västernorrland 430 upphandlingar, och eftersom den siffran nu ska bli ännu högre är det ständigt nya upphandlingar på gång.
– Näst på tur står livsmedel, tvätten håller vi på att avsluta och vi håller på med läkemedel. Vi har fått i uppdrag att vi ska lägga ut fastighetsdrift och kostverksamhet på entreprenad plus många konsulttjänster – det strömmar in en mängd nya och spännande upphandlingar till oss hela tiden, säger Sören Lanner.
Per Wahlberg, landstingsråd i Landstinget Västernorrland, är inte orolig för att upphandlingsslarvet ska fortsätta.
– Jag har fått en dragning av åtgärdspaketet och jag har fullt förtroende för att landstingsdirektören och organisationen kommer att lösa det här, säger Per Wahlberg.
