Underskatta inte frågorna, skriver Magnus Josephson och Magnus Nilsson.
Oavsett hur noggrann köparen är med sitt förfrågningsunderlag är det oundvikligt att det tolkas på olika sätt. Det är naturligt och en del i säljarbetet att ställa frågor för att förstå köparens behov. Se därför inte många frågor som något negativt.
Det betyder varken att underlaget är dåligt eller att leverantören är korkad.
Vi har sett många exempel på upphandlingar med lyckat slutresultat, tack vare många frågor.
Att inte fråga ökar risken att gå in i ett avtal som är otydligt och svårtillämpat för både köpare och säljare. Andra risker är att det inkommer orena anbud som förkastas eller att upphandlaren på skrala grunder övergår till förhandlat förfarande.
Som köpare kan en utgångspunkt vara att ju större och desto mer komplicerad upphandling, desto fler frågor får man räkna med. Som ett komplement till skriftliga frågor kan det vara lämpligt att i förfrågningsunderlaget flagga för att individuella frågestunder kommer att hållas under anbudstiden.
Fördelen med en frågestund är att det kan vara lättare att uttrycka och förstå frågan i tal än i skrift. Människan har trots allt talat i tusentals år, men gemene man har bara skrivit i större omfattning i några hundra år. Tänk på att inte lämna svar på mötet utan lämna det skriftligt till alla leverantörer.
Checklista för köparen:
Checklista för säljaren:
Kommunikationen under upphandlingen är ett delat ansvar. Mycket av det vi skriver är självklarheter, men de många exempel vi ser i vår vardag som konsulter talar sitt tydliga språk: Det är lätt att vara otydlig…
Magnus Josephson, Magnus Josephson AB
Magnus Nilsson, Peak Procurement AB
Det betyder varken att underlaget är dåligt eller att leverantören är korkad.
Vi har sett många exempel på upphandlingar med lyckat slutresultat, tack vare många frågor.
Att inte fråga ökar risken att gå in i ett avtal som är otydligt och svårtillämpat för både köpare och säljare. Andra risker är att det inkommer orena anbud som förkastas eller att upphandlaren på skrala grunder övergår till förhandlat förfarande.
Som köpare kan en utgångspunkt vara att ju större och desto mer komplicerad upphandling, desto fler frågor får man räkna med. Som ett komplement till skriftliga frågor kan det vara lämpligt att i förfrågningsunderlaget flagga för att individuella frågestunder kommer att hållas under anbudstiden.
Fördelen med en frågestund är att det kan vara lättare att uttrycka och förstå frågan i tal än i skrift. Människan har trots allt talat i tusentals år, men gemene man har bara skrivit i större omfattning i några hundra år. Tänk på att inte lämna svar på mötet utan lämna det skriftligt till alla leverantörer.
Checklista för köparen:
- Förstå frågan. Om du inte förstår den – fråga leverantören vad som menas.
- Läs underlaget – vad har jag skrivit? Utgå från det när du svarar.
- Förstår jag konsekvensen av frågan? Varför ställs den?
- Förstår jag konsekvensen av mitt svar? Klarar marknaden kravet? Vilka följdfrågor kan komma?
- Stäm av frågan med beställaren på myndigheten – förklara konsekvensen av svaret.
- Omformulera frågan om det behövs för att göra den tydligare för andra leverantörer.
- Som leverantör är det viktigt att ställa frågor så tidigt och tydligt som möjligt. Då finns det tid att ställa följdfrågor. Vi ser tyvärr alltför ofta motsatsen, där frågan är otydlig. Det är svårt att ge ett tydligt svar på en otydlig fråga.
Checklista för säljaren:
- Fråga tidigt, helst första eller andra veckan.
- Förklara konsekvensen av de krav ni anser är olämpliga.
- Om det rör en tolkningsfråga, ställ frågan så att den kan besvaras med ja eller nej.
- Sätt frågan i sitt sammanhang – visa helheten för köparen.
Kommunikationen under upphandlingen är ett delat ansvar. Mycket av det vi skriver är självklarheter, men de många exempel vi ser i vår vardag som konsulter talar sitt tydliga språk: Det är lätt att vara otydlig…
Magnus Josephson, Magnus Josephson AB
Magnus Nilsson, Peak Procurement AB
