Det är ofta under anbudstiden som upphandlande myndigheter blir varse om att ett förfrågningsunderlag har brister.
Det saknas tydliga regler i LOU som reglerar i vilken utsträckning man kan göra kompletteringar och ändringar av förfrågningsunderlag under anbudstiden. Man får dock vidta vissa åtgärder för att klargöra eventuella brister och otydligheter i förfrågningsunderlag innan anbuden ges in. Men det får inte vara fråga om väsentliga förändringar i förhållande till det ursprungliga förfrågningsunderlaget.
Om en upphandlande myndighet vill göra en komplettering eller ändring till förfrågningsunderlaget måste myndigheten inledningsvis konstatera om det innebär en förändring i förhållande till det ursprungliga förfrågningsunderlaget. Om svaret är ja på den frågan uppkommer nästa fråga: är ändringen väsentlig? Detta får bedömas från fall till fall med hänsyn tagen till de grundläggande principerna för upphandling.
Av intresse för bedömningen är då bland annat orsakerna till förändringen, omfattningen och betydelsen av den, vid vilken tidpunkt den infördes och om åtgärder vidtagits för att motverka eventuella negativa konsekvenser av förändringen. I samband med bedömningen ska även tas hänsyn till i vilken utsträckning en ändring påverkar leverantörernas vilja och/eller möjlighet att lämna anbud.
Enligt praxis från domstolar kan man utgå från att en ändring av ett skall-krav normalt alltid ska ses som en väsentlig förändring. När det gäller ändring av skall-krav har emellertid domstolarna godkänt ändringar som varit marginella i förhållande till upphandlingsföremålet som helhet samt då ändringen gjorts i god tid före sista dag för inlämnande av anbud.
I det aktuella fallet hade leverantörerna en (1) månad på sig för att anpassa sina anbud till ändringen vilket ansågs vara tillräckligt. I ett annat fall har en komplettering av ett förfrågningsunderlag med en promemoria två (2) dagar före anbudstidens utgång ansett vara försent då kompletteringen medförde ytterligare insatser för leverantörerna. I ytterligare ett fall har åtta (8) dagar ansetts vara för kort tid före anbudslämning för att göra förändringar i förfrågningsunderlag.
Vad kan man då göra om man måste göra en ändring i förfrågningsunderlaget relativt sent under anbudstiden? Ett sätt är att förlänga anbudstiden. Det gäller då att se till att förlängningen av anbudstiden blir så pass lång att leverantörerna får tillräckligt med tid på sig att anpassa sina anbud. Ytterligare ett sätt att begränsa eventuella negativa effekter så mycket som möjligt är att säkerställa att alla leverantörer som hämtat ut förfrågningsunderlaget faktiskt får del av ändringar som görs.
Man kan dock konstatera att väsentliga förändringar i förfrågningsunderlaget, i vart fall i ett sent skede under anbudstiden, normalt inte godtas av domstolar och att det inte går att hantera dessa förändringar som kompletteringar eller ändringar inom ramen för en pågående upphandling. I stället bör den pågående upphandlingen avbrytas och en ny upphandling annonseras.
Det saknas tydliga regler i LOU som reglerar i vilken utsträckning man kan göra kompletteringar och ändringar av förfrågningsunderlag under anbudstiden. Man får dock vidta vissa åtgärder för att klargöra eventuella brister och otydligheter i förfrågningsunderlag innan anbuden ges in. Men det får inte vara fråga om väsentliga förändringar i förhållande till det ursprungliga förfrågningsunderlaget.
Om en upphandlande myndighet vill göra en komplettering eller ändring till förfrågningsunderlaget måste myndigheten inledningsvis konstatera om det innebär en förändring i förhållande till det ursprungliga förfrågningsunderlaget. Om svaret är ja på den frågan uppkommer nästa fråga: är ändringen väsentlig? Detta får bedömas från fall till fall med hänsyn tagen till de grundläggande principerna för upphandling.
Av intresse för bedömningen är då bland annat orsakerna till förändringen, omfattningen och betydelsen av den, vid vilken tidpunkt den infördes och om åtgärder vidtagits för att motverka eventuella negativa konsekvenser av förändringen. I samband med bedömningen ska även tas hänsyn till i vilken utsträckning en ändring påverkar leverantörernas vilja och/eller möjlighet att lämna anbud.
Enligt praxis från domstolar kan man utgå från att en ändring av ett skall-krav normalt alltid ska ses som en väsentlig förändring. När det gäller ändring av skall-krav har emellertid domstolarna godkänt ändringar som varit marginella i förhållande till upphandlingsföremålet som helhet samt då ändringen gjorts i god tid före sista dag för inlämnande av anbud.
I det aktuella fallet hade leverantörerna en (1) månad på sig för att anpassa sina anbud till ändringen vilket ansågs vara tillräckligt. I ett annat fall har en komplettering av ett förfrågningsunderlag med en promemoria två (2) dagar före anbudstidens utgång ansett vara försent då kompletteringen medförde ytterligare insatser för leverantörerna. I ytterligare ett fall har åtta (8) dagar ansetts vara för kort tid före anbudslämning för att göra förändringar i förfrågningsunderlag.
Vad kan man då göra om man måste göra en ändring i förfrågningsunderlaget relativt sent under anbudstiden? Ett sätt är att förlänga anbudstiden. Det gäller då att se till att förlängningen av anbudstiden blir så pass lång att leverantörerna får tillräckligt med tid på sig att anpassa sina anbud. Ytterligare ett sätt att begränsa eventuella negativa effekter så mycket som möjligt är att säkerställa att alla leverantörer som hämtat ut förfrågningsunderlaget faktiskt får del av ändringar som görs.
Man kan dock konstatera att väsentliga förändringar i förfrågningsunderlaget, i vart fall i ett sent skede under anbudstiden, normalt inte godtas av domstolar och att det inte går att hantera dessa förändringar som kompletteringar eller ändringar inom ramen för en pågående upphandling. I stället bör den pågående upphandlingen avbrytas och en ny upphandling annonseras.
