Pia Nylöf
Vid en förenklad upphandling får den upphandlande myndigheten förhandla med en eller flera anbudsgivare. Detta framgår av definitionen på förenklat förfarande i andra kapitlet, 24:e paragrafen i LOU. Sådana förhandlingar kan avse alla avtalsvillkor inklusive pris och andra villkor i förfrågningsunderlaget
Förhandlingen kan innebära mindre ändringar och anpassningar av förfrågningsunderlaget men får inte leda till ändringar av de grundläggande kraven i förfrågningsunderlaget. Om den upphandlande myndigheten/enheten märker att villkoren i förfrågningsunderlaget behöver ändras bör den överväga om upphandlingen måste göras om. Det kan förhålla sig på det viset att presumtiva anbudsgivare avhållit sig från att lämna anbud med anledning av ställda krav i förfrågningsunderlaget. Dessa får därför inte väsentligen ändras i efterhand.
Myndigheten får också begära att en ett anbud förtydligas eller kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning (15 kapitlet, 12 paragrafen, andra stycket LOU). Det saknas bestämmelser i LOU som närmare reglerar när förhandlingar, förtydliganden eller kompletteringar får användas eller hur myndigheten/enheten då ska förfara vid dessa tillfällen.
När det gäller kompletteringar och förtydliganden har det i praxis angetts att det inte får leda till annat än att marginella sakuppgifter tillförs anbudet. I princip kan uppgifter som helt utelämnats i anbud inte blir föremål för komplettering eller förtydligande. Det handlar inte om att tillföra eller ersätta tidigare lämnade uppgifter med nya utan att konkretisera redan lämnade uppgifter i något avseende.
Om nya uppgifter tillförs ett anbud eller en anbudsgivare får möjlighet att ändra en tidigare lämnas uppgift så är man inne i en förhandling. En sådan måste ske på sådant sätt att den upphandlande myndigheten/enheten inte bryter mot de grundläggande principerna för upphandling. Särskilt viktigt är att myndigheten/enheten under sådana omständigheter behandlar alla anbudsgivare lika och ger alla tillgång till samma information.
Förhandlingen kan innebära mindre ändringar och anpassningar av förfrågningsunderlaget men får inte leda till ändringar av de grundläggande kraven i förfrågningsunderlaget. Om den upphandlande myndigheten/enheten märker att villkoren i förfrågningsunderlaget behöver ändras bör den överväga om upphandlingen måste göras om. Det kan förhålla sig på det viset att presumtiva anbudsgivare avhållit sig från att lämna anbud med anledning av ställda krav i förfrågningsunderlaget. Dessa får därför inte väsentligen ändras i efterhand.
Myndigheten får också begära att en ett anbud förtydligas eller kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning (15 kapitlet, 12 paragrafen, andra stycket LOU). Det saknas bestämmelser i LOU som närmare reglerar när förhandlingar, förtydliganden eller kompletteringar får användas eller hur myndigheten/enheten då ska förfara vid dessa tillfällen.
När det gäller kompletteringar och förtydliganden har det i praxis angetts att det inte får leda till annat än att marginella sakuppgifter tillförs anbudet. I princip kan uppgifter som helt utelämnats i anbud inte blir föremål för komplettering eller förtydligande. Det handlar inte om att tillföra eller ersätta tidigare lämnade uppgifter med nya utan att konkretisera redan lämnade uppgifter i något avseende.
Om nya uppgifter tillförs ett anbud eller en anbudsgivare får möjlighet att ändra en tidigare lämnas uppgift så är man inne i en förhandling. En sådan måste ske på sådant sätt att den upphandlande myndigheten/enheten inte bryter mot de grundläggande principerna för upphandling. Särskilt viktigt är att myndigheten/enheten under sådana omständigheter behandlar alla anbudsgivare lika och ger alla tillgång till samma information.
