Niklas Fyhr, Näringspolitisk expert, fokus offentlig upphandling
 IT&Telekomföretagen inom Almega.
Niklas Fyhr, Näringspolitisk expert, fokus offentlig upphandling
IT&Telekomföretagen inom Almega.
Alla säger att de vill ha mer dialog, men hittills är det mest prat. Nu är det hög tid att gå från ord till handling.

Under 2011 har det varit särskilt fokus på ökad dialog och bättre kommunikation mellan leverantörer och upphandlare. Sveriges Offentliga Inköpares (SOI) årskonferens gick till exempel under rubriken: ”Uppdrag bra affärer” med underrubriken ”Kommunikation - Dialog – Förståelse”. Både upphandlare och leverantörer verkar vara överens om att mer och bättre kommunikation ger bättre resultat i offentliga upphandlingar. Men än så länge handlar dialogen mest om att diskutera att det behövs mer dialog – frågan är när vi ska gå från ord till handling?

Vinsterna med en större öppenhet är många. Genom ökad dialog innan en upphandling annonseras blir det färre ändringar i förfrågningsunderlagen under annonseringstiden och upphandlarna undviker problemen med att bedöma om förändringarna är väsentliga eller inte. Genom bättre kommunikation ökar också förtroendet mellan parterna, vilket vi är övertygade om leder till färre överprövningar.

Idag saknas i många fall den önskade dialogen och det är först under annonseringstiden man kan ställa frågor och ge synpunkter. Ett problem som våra medlemsföretag upplever är att när de ställer frågor får de inte tydliga och förklarande svar.
Ett exempel är den Statliga inköpscentralen vid Kammarkollegiet som har en stående skrivning i sina förfrågningsunderlag som lyder ”Frågor om varför ett visst krav ställts kommer inte att besvaras.”. Leverantören blir tvungen att tolka vad som menas och tolkar man fel så riskerar det att leda till en förlorad affär.

Oviljan att redovisa motiv för vissa krav verkar tyvärr kvarstå även efter avslutad upphandling. Den enda möjligheten att få svar på frågan är att begära överprövning, vilket skulle kunna ha undvikits med en mer öppen kommunikation.

Vi anser, i likhet med vad som tidigare framförts på debattplats här i tidningen, att frågor och dialog är något positivt och en naturlig del i leverantörens säljarbete för att verkligen förstå köparens behov.
SOI var rätt ute när de valde underrubrik till årskonferensen 2011. Ökad dialog innan annonsering, exempelvis genom remiss av preliminära förfrågningsunderlag, och bättre kommunikation med tydliga svar under anbudstiden leder till förståelse och därigenom bättre affärer med mindre risk för överprövning. En win-win situation som kräver att vi går från ord till handling. Nu.

Niklas Fyhr
Näringspolitisk expert, fokus offentlig upphandling
IT&Telekomföretagen inom Almega