En revisionsrapport som Pwc i somras gjorde på uppdrag av Söderhamns kommuns förtroendevalda revisorer pekar på en rad brister. Rutiner och organisation beskrivs som icke ändamålsenlig. Upphandlingspolicy saknas och rollerna när det gäller inköp inom organisationen är oklara.

Enligt rapporten är den sammantagna avtalstroheten lägre än hos kringliggande kommuner. För kontorsmaterial är den så låg som 46 procent ställt mot inköpsbeloppet. Troheten gentmot de sex ramavtalsleverantörerna av livsmedel är 81 procent. Inte sällan slarvar kommunstyrelsen mer än nämnderna.

Bättring kommer det att bli – och det rätt snart. Ett omfattande projekt för att effektivisera kommunens elektroniska handel har pågått under ett par år och nu är det dags att införa den nya inköpsorganisationen.

Grunden i det nya sättet att handla är att alla inköp ska gå via certifierade beställare på enhetsnivå. Systemet för inköpsstöd, som kommunen utvecklar tillsammans med Inköp Gävleborg och programleverantören, styr beställningar till gällande leverantörsavtal.

Anna Forssell, kommunens redovisningschef, räknar med att den förbättrade styrningen ska ge bättre affärer:

– Ju mer vi handlar på avtal, desto bättre priser kommer vi att få. Färre impulsköp utanför avtal minskar också risken för att kommunen drabbas av avgifter för otillåtna direktupphandlingar.

På varje förvaltning kommer det att finnas en inköpsansvarig som kan stötta beställarna och göra direktupphandlingar när det behövs. Kommunen nyrekryterar även en central inköpssamordnare som en länk mellan kommunen och Inköp Gävleborg.

Söderhamns kommun och Inköp Gävleborg har dessutom sjösatt en rejäl utbildningsinsats. I november har inköpsansvariga på förvaltningsnivå skolats i offentlig upphandling och hur den nya inköpsorganisationen ska fungera.

– Vi vill att de ska känna sig säkra i sin roll och kunna stötta beställare, säger Britt-Marie Tannerstål, projektledare för införandet av inköpsorganisationen.